Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja Karyawan Pabrik

Surat perpanjangan kontrak kerja karyawan pabrik adalah dokumen resmi yang digunakan ketika masa kontrak kerja seorang karyawan akan berakhir dan pihak perusahaan atau karyawan berkeinginan untuk melanjutkan hubungan kerja tersebut. Dokumen ini dapat berbentuk surat permohonan dari karyawan kepada perusahaan atau surat keputusan dari perusahaan kepada karyawan.

Dalam konteks pabrik, surat ini sangat penting karena banyak posisi yang bersifat kontrak atau PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu), seperti operator mesin, quality control, staff gudang, hingga supervisor produksi. Perpanjangan kontrak memungkinkan perusahaan mempertahankan tenaga kerja yang sudah terlatih tanpa harus merekrut dan melatih karyawan baru.

Melansir dari Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, PKWT dapat dilakukan maksimal dua tahun dan hanya dapat diperpanjang satu kali dengan jangka waktu maksimal satu tahun. Setelah masa perpanjangan berakhir, jika hubungan kerja masih berlanjut, maka status karyawan berubah menjadi karyawan tetap atau PKWTT.

Surat perpanjangan kontrak kerja karyawan pabrik harus memuat informasi lengkap seperti identitas karyawan, jabatan, masa kontrak sebelumnya, masa perpanjangan yang diajukan, serta alasan perpanjangan. Dokumen ini menjadi bukti tertulis yang sah dan dapat digunakan sebagai dasar hukum jika terjadi perselisihan di kemudian hari.

Dalam praktiknya, terdapat beberapa jenis surat terkait perpanjangan kontrak kerja karyawan pabrik yang perlu dipahami oleh HRD maupun karyawan itu sendiri.

1. Surat Permohonan Perpanjangan Kontrak dari Karyawan

Surat ini dibuat oleh karyawan yang ingin melanjutkan masa kerjanya di perusahaan. Biasanya diajukan minimal satu minggu sebelum masa kontrak berakhir. Isi surat mencakup data diri lengkap, jabatan saat ini, nomor kontrak sebelumnya, tanggal berakhirnya kontrak, dan permohonan untuk diperpanjang beserta alasannya.

2. Surat Pemberitahuan Perpanjangan Kontrak dari Perusahaan

Dokumen ini dikeluarkan oleh HRD atau manajemen pabrik untuk memberitahukan kepada karyawan bahwa kontrak kerjanya akan diperpanjang. Surat ini berisi keputusan perusahaan, masa perpanjangan, syarat dan ketentuan baru jika ada, serta tanggal efektif perpanjangan.

3. Surat Perjanjian Perpanjangan Kontrak Kerja

Ini adalah dokumen perjanjian baru yang ditandatangani oleh kedua belah pihak sebagai bentuk kesepakatan perpanjangan. Formatnya mirip dengan kontrak kerja awal, namun mencantumkan referensi ke kontrak sebelumnya dan menyebutkan bahwa ini adalah perpanjangan.

4. Surat Pemberitahuan Kontrak Tidak Diperpanjang

Sebaliknya, jika perusahaan memutuskan untuk tidak memperpanjang kontrak, maka harus mengeluarkan surat pemberitahuan resmi. Menurut ketentuan hukum, pemberitahuan ini harus disampaikan maksimal tujuh hari sebelum kontrak berakhir agar karyawan memiliki waktu untuk mempersiapkan diri.

5. Addendum Kontrak Kerja

Dokumen tambahan yang mengubah atau menambahkan klausul tertentu dalam kontrak yang diperpanjang, misalnya perubahan gaji, jabatan, atau lokasi kerja. Addendum ini menjadi bagian tidak terpisahkan dari perjanjian perpanjangan kontrak.

Perpanjangan kontrak kerja karyawan pabrik diatur secara tegas dalam peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan Indonesia. Pemahaman yang baik terhadap ketentuan ini penting agar tidak terjadi pelanggaran hukum yang merugikan salah satu pihak.

Berdasarkan Undang-Undang Cipta Kerja yang mengubah Pasal 59 UU Ketenagakerjaan, PKWT dapat dibuat untuk jangka waktu paling lama dua tahun dan hanya boleh diperpanjang satu kali untuk jangka waktu paling lama satu tahun. Artinya, total masa kontrak maksimal adalah tiga tahun. Setelah itu, jika hubungan kerja masih berlanjut, karyawan otomatis menjadi karyawan tetap.

Melansir dari Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, pemberitahuan perpanjangan kontrak harus dilakukan paling lambat tujuh hari sebelum berakhirnya perjanjian kerja. Jika perusahaan tidak memberitahukan dan karyawan tetap bekerja, maka demi hukum status karyawan berubah menjadi PKWTT atau karyawan tetap.

Untuk karyawan pabrik, perpanjangan kontrak sering dilakukan karena sifat pekerjaan yang memang berbasis proyek atau musiman, seperti pada pabrik yang memproduksi barang dengan permintaan fluktuatif. Namun demikian, perusahaan tidak boleh menyalahgunakan sistem kontrak untuk menghindari kewajiban memberikan status tetap kepada karyawan yang seharusnya sudah berhak.

Dalam konteks contoh surat perpanjangan kontrak kerja karyawan pabrik, dokumen harus memuat klausul yang jelas mengenai hak dan kewajiban kedua belah pihak, termasuk upah, jam kerja, fasilitas, dan mekanisme penyelesaian perselisihan. Surat juga harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan sebaiknya dibubuhi meterai untuk memperkuat kekuatan hukumnya.

Agar surat perpanjangan kontrak kerja karyawan pabrik memiliki kekuatan hukum yang kuat dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari, terdapat beberapa komponen yang wajib ada dalam dokumen tersebut.

1. Kop Surat Perusahaan - Mencantumkan nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan logo perusahaan jika ada. Kop surat menunjukkan bahwa dokumen ini adalah dokumen resmi dari perusahaan.
2. Nomor Surat - Setiap surat resmi harus memiliki nomor urut untuk keperluan administrasi dan arsip. Format nomor surat biasanya mengikuti sistem penomoran internal perusahaan.
3. Tanggal Surat - Mencantumkan tanggal pembuatan surat sebagai bukti kapan dokumen ini diterbitkan. Tanggal ini penting untuk menghitung tenggat waktu dan masa berlaku perpanjangan.
4. Perihal - Menyebutkan dengan jelas bahwa surat ini adalah tentang perpanjangan kontrak kerja, misalnya "Perihal: Perpanjangan Kontrak Kerja".
5. Identitas Lengkap Karyawan - Meliputi nama lengkap, nomor KTP, alamat, jabatan saat ini, dan nomor kontrak kerja sebelumnya. Data ini memastikan tidak ada kesalahan identifikasi karyawan.
6. Masa Kontrak Sebelumnya - Menyebutkan periode kontrak yang sedang berjalan, termasuk tanggal mulai dan tanggal berakhir kontrak lama.
7. Masa Perpanjangan - Menjelaskan periode perpanjangan yang diajukan atau diberikan, termasuk tanggal mulai dan tanggal berakhir kontrak baru.
8. Jabatan dan Uraian Tugas - Menyebutkan posisi karyawan dan ringkasan tanggung jawab pekerjaan. Jika ada perubahan tugas, harus dijelaskan dengan rinci.
9. Kompensasi dan Benefit - Mencantumkan gaji pokok, tunjangan, dan fasilitas yang diterima karyawan selama masa perpanjangan. Jika ada kenaikan atau perubahan, harus disebutkan dengan jelas.
10. Syarat dan Ketentuan - Menjelaskan aturan kerja, jam kerja, hak cuti, kewajiban karyawan, dan ketentuan lain yang berlaku selama masa perpanjangan.
11. Tanda Tangan - Surat harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari perusahaan (biasanya HRD Manager atau Direktur) dan karyawan yang bersangkutan sebagai tanda persetujuan.
12. Meterai - Untuk memperkuat kekuatan hukum, surat perpanjangan kontrak sebaiknya dibubuhi meterai sesuai ketentuan yang berlaku.

Berikut adalah contoh format surat perpanjangan kontrak kerja karyawan pabrik yang dapat dijadikan referensi. Contoh ini mencakup elemen-elemen penting yang harus ada dalam dokumen resmi perpanjangan kontrak.

Contoh 1: Surat Permohonan Perpanjangan Kontrak dari Karyawan

SURAT PERMOHONAN PERPANJANGAN KONTRAK KERJA

Kepada Yth.
Manajer HRD
PT Maju Jaya Industri
Jl. Industri Raya No. 45
Bekasi, Jawa Barat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi Santoso
NIK: 3275012345670001
Jabatan: Operator Produksi
Divisi: Produksi Line A
Nomor Kontrak: 123/PKWT/MJI/2023
Masa Kontrak: 15 Januari 2023 – 14 Januari 2025

Melalui surat ini, saya bermaksud mengajukan permohonan perpanjangan kontrak kerja yang akan berakhir pada tanggal 14 Januari 2025. Selama bekerja di PT Maju Jaya Industri, saya telah berupaya memberikan kontribusi terbaik dan menjalankan tugas dengan penuh tanggung jawab.

Saya merasa nyaman bekerja di lingkungan perusahaan ini dan ingin terus berkontribusi dalam mencapai target produksi perusahaan. Oleh karena itu, saya berharap perusahaan dapat mempertimbangkan permohonan perpanjangan kontrak kerja saya.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan dokumen pendukung berupa fotokopi KTP, ijazah terakhir, sertifikat pelatihan K3, dan laporan kinerja selama masa kontrak.

Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Bekasi, 7 Januari 2025

Hormat saya,

(Budi Santoso)

Contoh 2: Surat Pemberitahuan Perpanjangan Kontrak dari Perusahaan

PT MAJU JAYA INDUSTRI
Jl. Industri Raya No. 45, Bekasi, Jawa Barat
Telp. (021) 8888-9999 | Email: hrd@majujaya.co.id

SURAT PEMBERITAHUAN PERPANJANGAN KONTRAK KERJA
Nomor: 025/HRD-MJI/I/2025

Kepada Yth.
Sdr. Budi Santoso
Operator Produksi Line A
Di tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan evaluasi kinerja dan kebutuhan operasional perusahaan, dengan ini kami sampaikan bahwa perusahaan memutuskan untuk memperpanjang kontrak kerja Saudara dengan rincian sebagai berikut:

Nama: Budi Santoso
NIK: 3275012345670001
Jabatan: Operator Produksi
Divisi: Produksi Line A
Kontrak Sebelumnya: 15 Januari 2023 – 14 Januari 2025
Nomor Kontrak Lama: 123/PKWT/MJI/2023

Masa Perpanjangan Kontrak:
Tanggal Mulai: 15 Januari 2025
Tanggal Berakhir: 14 Januari 2026
Nomor Kontrak Baru: 026/PKWT/MJI/2025

Ketentuan Perpanjangan:

1. Gaji pokok: Rp 5.500.000,- per bulan
2. Tunjangan makan: Rp 500.000,- per bulan
3. Tunjangan transport: Rp 400.000,- per bulan
4. BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan sesuai ketentuan
5. Jam kerja: 08.00 – 16.00 WIB (Senin – Jumat), dengan sistem shift sesuai kebutuhan produksi
6. Hak cuti: 12 hari per tahun setelah bekerja 12 bulan berturut-turut

Perpanjangan kontrak ini berlaku dengan syarat dan ketentuan yang sama dengan kontrak sebelumnya, kecuali yang disebutkan berbeda dalam surat ini. Saudara diharapkan untuk menandatangani surat perjanjian perpanjangan kontrak kerja paling lambat tanggal 14 Januari 2025.

Kami mengucapkan terima kasih atas dedikasi dan kinerja Saudara selama ini, serta berharap kerja sama yang baik dapat terus berlanjut.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan untuk dapat diketahui dan ditindaklanjuti.

Bekasi, 8 Januari 2025
PT Maju Jaya Industri

Hormat kami,

(Siti Nurhaliza)
Manajer HRD

Contoh 3: Surat Perpanjangan Kontrak untuk Karyawan Pabrik dengan Kenaikan Jabatan

PT KARYA MANDIRI SEJAHTERA
Kawasan Industri MM2100 Blok A-12
Cibitung, Bekasi 17520
Telp: (021) 8999-7777

SURAT KEPUTUSAN PERPANJANGAN KONTRAK KERJA
Nomor: 012/SK-HRD/KMS/2025

Menimbang:

1. Bahwa berdasarkan evaluasi kinerja, Sdr. Ahmad Hidayat telah menunjukkan prestasi kerja yang baik selama masa kontrak
2. Bahwa perusahaan memerlukan tenaga kerja yang berpengalaman untuk posisi Supervisor Produksi
3. Bahwa masa kontrak kerja Sdr. Ahmad Hidayat akan berakhir pada tanggal 31 Januari 2025

Memutuskan:

PERTAMA: Memperpanjang kontrak kerja karyawan dengan identitas sebagai berikut:

Nama: Ahmad Hidayat
Tempat/Tanggal Lahir: Bandung, 15 Maret 1990
NIK: 3204011503900002
Alamat: Jl. Raya Cibitung No. 88, Bekasi
Jabatan Lama: Operator Mesin Produksi
Jabatan Baru: Supervisor Produksi Shift 1
Masa Kontrak Lama: 1 Februari 2023 – 31 Januari 2025

KEDUA: Masa perpanjangan kontrak berlaku sejak tanggal 1 Februari 2025 sampai dengan 31 Januari 2026.

KETIGA: Kompensasi dan fasilitas yang diterima:

• Gaji pokok: Rp 7.000.000,- per bulan
• Tunjangan jabatan: Rp 1.000.000,- per bulan
• Tunjangan makan: Rp 600.000,- per bulan
• Tunjangan transport: Rp 500.000,- per bulan
• Asuransi kesehatan dan ketenagakerjaan
• Bonus kinerja sesuai pencapaian target produksi

KEEMPAT: Tugas dan tanggung jawab sebagai Supervisor Produksi meliputi mengawasi jalannya produksi, memastikan target produksi tercapai, melakukan koordinasi dengan tim, dan membuat laporan harian kepada Production Manager.

KELIMA: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di: Bekasi
Pada tanggal: 20 Januari 2025

PT Karya Mandiri Sejahtera

(Ir. Bambang Suryanto)
Direktur Operasional

Tembusan:
1. Manajer HRD
2. Manajer Produksi
3. Arsip

Proses pengajuan perpanjangan kontrak kerja karyawan pabrik memerlukan tahapan yang sistematis agar berjalan lancar dan sesuai dengan ketentuan perusahaan maupun peraturan ketenagakerjaan.

1. Monitoring Masa Kontrak - HRD harus memiliki sistem monitoring untuk mengetahui kapan kontrak karyawan akan berakhir. Idealnya, proses evaluasi dimulai 2-3 bulan sebelum kontrak berakhir agar ada waktu cukup untuk pengambilan keputusan.
2. Evaluasi Kinerja Karyawan - Supervisor atau atasan langsung melakukan penilaian kinerja karyawan selama masa kontrak. Aspek yang dinilai meliputi kedisiplinan, produktivitas, kualitas kerja, kerja sama tim, dan kepatuhan terhadap SOP pabrik.
3. Pengajuan dari Karyawan (Opsional) - Karyawan yang ingin kontraknya diperpanjang dapat mengajukan surat permohonan kepada HRD. Surat ini sebaiknya diajukan minimal 2 minggu sebelum kontrak berakhir, dilengkapi dengan dokumen pendukung seperti sertifikat pelatihan atau pencapaian kerja.
4. Rapat Evaluasi Internal - HRD bersama dengan manajer terkait mengadakan rapat untuk membahas perpanjangan kontrak. Pertimbangan meliputi kebutuhan tenaga kerja, anggaran perusahaan, dan performa karyawan yang bersangkutan.
5. Keputusan Manajemen - Berdasarkan hasil evaluasi, manajemen memutuskan apakah kontrak akan diperpanjang atau tidak. Keputusan ini harus disampaikan kepada karyawan maksimal 7 hari sebelum kontrak berakhir sesuai ketentuan hukum.
6. Pembuatan Surat Resmi - Jika disetujui, HRD membuat surat pemberitahuan perpanjangan kontrak atau surat perjanjian perpanjangan kontrak kerja. Dokumen ini harus mencantumkan semua detail yang diperlukan dan disiapkan dalam rangkap dua.
7. Penandatanganan Dokumen - Kedua belah pihak menandatangani surat perpanjangan kontrak. Satu salinan disimpan oleh karyawan dan satu lagi oleh HRD sebagai arsip perusahaan.
8. Pembaruan Data Kepegawaian - HRD memperbarui database karyawan dengan informasi kontrak baru, termasuk masa berlaku, gaji, dan jabatan jika ada perubahan.
9. Sosialisasi Internal - Informasi perpanjangan kontrak disampaikan kepada divisi terkait, terutama bagian payroll untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam penggajian.
10. Arsip dan Dokumentasi - Semua dokumen terkait perpanjangan kontrak disimpan dengan rapi dalam file kepegawaian untuk keperluan audit atau rujukan di masa mendatang.

Dalam praktiknya, contoh surat perpanjangan kontrak kerja karyawan pabrik yang telah ditandatangani menjadi dokumen legal yang mengikat kedua belah pihak. Oleh karena itu, setiap tahapan harus dilakukan dengan teliti dan sesuai prosedur untuk menghindari masalah hukum di kemudian hari.

1. Kapan waktu yang tepat untuk mengajukan perpanjangan kontrak kerja di pabrik?

Waktu ideal untuk mengajukan perpanjangan kontrak adalah 2-4 minggu sebelum masa kontrak berakhir. Hal ini memberikan waktu cukup bagi HRD dan manajemen untuk melakukan evaluasi dan membuat keputusan. Menurut peraturan ketenagakerjaan, perusahaan wajib memberitahukan keputusan perpanjangan atau tidak perpanjangan maksimal 7 hari sebelum kontrak berakhir.

2. Apakah karyawan pabrik bisa menolak perpanjangan kontrak yang ditawarkan perusahaan?

Ya, karyawan memiliki hak untuk menolak perpanjangan kontrak jika merasa syarat dan ketentuan yang ditawarkan tidak sesuai dengan harapan. Penolakan sebaiknya disampaikan secara tertulis dengan alasan yang jelas dan profesional. Namun, jika menolak, karyawan harus siap untuk mengakhiri hubungan kerja sesuai tanggal berakhirnya kontrak lama.

3. Berapa kali kontrak kerja karyawan pabrik bisa diperpanjang?

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, PKWT dapat dibuat maksimal 2 tahun dan hanya dapat diperpanjang satu kali untuk jangka waktu maksimal 1 tahun. Jadi total masa kontrak adalah 3 tahun. Setelah itu, jika hubungan kerja masih berlanjut, karyawan otomatis menjadi karyawan tetap atau PKWTT.

4. Apa yang terjadi jika perusahaan tidak memberitahukan perpanjangan kontrak tepat waktu?

Jika perusahaan tidak memberitahukan keputusan perpanjangan atau tidak perpanjangan maksimal 7 hari sebelum kontrak berakhir, dan karyawan tetap bekerja setelah masa kontrak habis, maka demi hukum status karyawan berubah menjadi karyawan tetap (PKWTT). Ini adalah perlindungan hukum bagi karyawan agar tidak dirugikan oleh kelalaian administratif perusahaan.

5. Apakah gaji harus naik saat kontrak diperpanjang?

Tidak ada kewajiban hukum bahwa gaji harus naik saat perpanjangan kontrak. Namun, banyak perusahaan memberikan kenaikan gaji sebagai bentuk apresiasi terhadap kinerja karyawan dan untuk menyesuaikan dengan inflasi atau UMK terbaru. Besaran gaji dalam perpanjangan kontrak merupakan hasil negosiasi antara karyawan dan perusahaan yang dituangkan dalam surat perpanjangan kontrak kerja karyawan pabrik.

6. Dokumen apa saja yang perlu dilampirkan saat mengajukan perpanjangan kontrak?

Dokumen yang biasanya diperlukan meliputi fotokopi KTP, ijazah terakhir, sertifikat pelatihan atau kompetensi yang relevan dengan pekerjaan di pabrik (seperti sertifikat K3, operator forklift, atau keahlian teknis lainnya), laporan kinerja atau evaluasi dari atasan, serta surat permohonan perpanjangan kontrak yang ditujukan kepada HRD atau manajemen.

7. Apakah surat perpanjangan kontrak kerja harus dibubuhi meterai?

Meskipun tidak ada kewajiban mutlak, sangat disarankan untuk membubuhi meterai pada surat perpanjangan kontrak kerja karyawan pabrik. Meterai memberikan kekuatan hukum tambahan pada dokumen dan membuatnya lebih kuat sebagai alat bukti jika terjadi perselisihan di kemudian hari. Untuk dokumen digital, dapat menggunakan e-meterai yang memiliki kekuatan hukum yang sama dengan meterai fisik.