Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja Karyawan Swasta

1. Pengertian Surat Perpanjangan Kontrak Kerja

Surat perpanjangan kontrak kerja adalah dokumen resmi yang digunakan ketika perusahaan atau karyawan ingin memperpanjang masa kerja yang telah disepakati sebelumnya. Dokumen ini menjadi bukti legal yang melindungi hak dan kewajiban kedua belah pihak dalam hubungan kerja.

Dalam konteks karyawan swasta, contoh surat perpanjangan kontrak kerja karyawan swasta menjadi sangat penting karena mengatur kelanjutan hubungan kerja berdasarkan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Surat ini harus ditandatangani oleh pihak pekerja dan pemberi kerja sebagai bentuk kesepakatan bersama.

Perpanjangan kontrak kerja memberikan keuntungan bagi kedua pihak, baik perusahaan maupun karyawan. Bagi perusahaan, ini menjadi cara untuk mempertahankan tenaga kerja yang berkualitas, sedangkan bagi karyawan, ini memberikan kepastian keberlangsungan pekerjaan.

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang PKWT, perpanjangan kontrak dapat dilakukan dengan jangka waktu keseluruhan karyawan beserta perpanjangannya tidak lebih dari 5 tahun. Ketentuan ini memberikan kerangka hukum yang jelas bagi perusahaan dan karyawan dalam melakukan perpanjangan kontrak kerja.

2. Dasar Hukum Perpanjangan Kontrak Kerja Karyawan Swasta

Perpanjangan kontrak kerja karyawan swasta diatur dalam beberapa regulasi ketenagakerjaan di Indonesia. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan menjadi landasan utama yang kemudian diperbarui melalui Undang-Undang Cipta Kerja Nomor 6 Tahun 2023.

Dalam aturan terbaru, PKWT berdasarkan jangka waktu tertentu dapat dibuat paling lama 5 tahun. Apabila pekerjaan belum selesai, dapat dilakukan perpanjangan dengan syarat jangka waktu keseluruhan tidak melebihi batas maksimal tersebut. Ini berbeda dengan aturan lama yang membatasi perpanjangan hanya 1 kali untuk jangka waktu paling lama 1 tahun.

Pemberitahuan mengenai perpanjangan kontrak harus diinformasikan kepada pekerja paling lambat 7 hari sebelum PKWT berakhir. Hal ini penting untuk memberikan kepastian kepada karyawan mengenai status pekerjaan mereka dan memungkinkan mereka untuk mempersiapkan diri jika kontrak tidak diperpanjang.

Ketika PKWT berakhir, karyawan berhak mendapat uang kompensasi yang dibayarkan sebelum masa perpanjangan PKWT dimulai. Besarnya kompensasi adalah satu bulan gaji untuk masa kerja 12 bulan atau lebih, dan proporsional untuk masa kerja kurang dari 12 bulan. Ketentuan ini memastikan bahwa hak-hak karyawan tetap terlindungi dalam proses perpanjangan kontrak.

3. Komponen Penting dalam Surat Perpanjangan Kontrak Kerja

Sebuah contoh surat perpanjangan kontrak kerja karyawan swasta yang baik harus memuat beberapa komponen penting agar memiliki kekuatan hukum yang sah. Komponen pertama adalah identitas lengkap kedua belah pihak, mencakup nama perusahaan, alamat, nama karyawan, nomor identitas, dan jabatan yang diemban.

Komponen kedua adalah periode perpanjangan kontrak yang jelas. Tuliskan dengan spesifik tanggal mulai dan tanggal berakhirnya perpanjangan kontrak, serta referensi nomor surat perjanjian kerja sebelumnya. Kejelasan periode ini mencegah terjadinya kesalahpahaman di kemudian hari.

Komponen ketiga mencakup rincian gaji, tunjangan, dan kompensasi yang akan diterima karyawan selama masa perpanjangan. Cantumkan nominal gaji pokok, tunjangan transportasi, tunjangan kesehatan, bonus kinerja jika ada, serta potongan-potongan seperti pajak atau BPJS. Transparansi dalam komponen finansial ini sangat penting untuk menghindari konflik.

Komponen keempat adalah tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan karyawan. Jelaskan secara spesifik deskripsi pekerjaan sesuai posisi yang ditetapkan agar tidak terjadi salah persepsi mengenai ruang lingkup pekerjaan. Komponen kelima adalah ketentuan jam kerja, cuti, dan hak-hak lainnya yang mengikuti peraturan perusahaan dan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.

4. Contoh Format Surat Perpanjangan Kontrak Kerja Karyawan Swasta

Berikut adalah contoh format lengkap surat perpanjangan kontrak kerja karyawan swasta yang dapat dijadikan referensi:

SURAT PERPANJANGAN PERJANJIAN KERJA WAKTU TERTENTU
Nomor: 025/PKWT-PERP/HRD/VII/2025

Pada hari ini, Senin, tanggal 15 bulan Juli tahun 2025, yang bertanda tangan di bawah ini:

PIHAK PERTAMA (Pemberi Kerja):
Nama Perusahaan: PT Maju Sejahtera Indonesia
Alamat: Jl. Gatot Subroto No. 45, Jakarta Selatan
Diwakili oleh: Budi Santoso
Jabatan: Manager HRD

PIHAK KEDUA (Karyawan):
Nama: Rina Wulandari
Alamat: Jl. Melati No. 12, Tangerang Selatan
No. KTP: 3174056789012345
Jabatan: Staff Marketing

Kedua belah pihak sepakat untuk memperpanjang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu dengan ketentuan sebagai berikut:

Pasal 1: Dasar Perpanjangan
Perpanjangan ini merupakan kelanjutan dari Perjanjian Kerja Waktu Tertentu Nomor 089/PKWT/HRD/VII/2024 yang akan berakhir pada tanggal 31 Juli 2025.

Pasal 2: Masa Perpanjangan
Perpanjangan kontrak kerja ini berlaku selama 12 (dua belas) bulan terhitung sejak tanggal 1 Agustus 2025 hingga 31 Juli 2026.

Pasal 3: Jabatan dan Tugas
PIHAK KEDUA akan melaksanakan tugas sebagai Staff Marketing dengan tanggung jawab meliputi pengembangan strategi pemasaran, pengelolaan media sosial perusahaan, dan koordinasi dengan tim penjualan sesuai arahan atasan.

Pasal 4: Gaji dan Tunjangan
PIHAK PERTAMA akan membayar gaji sebesar Rp6.000.000 (enam juta rupiah) per bulan dengan rincian:
- Gaji pokok: Rp5.000.000
- Tunjangan transportasi: Rp500.000
- Tunjangan makan: Rp500.000
- BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan sesuai ketentuan

Pasal 5: Jam Kerja dan Cuti
Hari kerja Senin sampai Jumat pukul 08.00-17.00 WIB dengan waktu istirahat 1 jam. PIHAK KEDUA berhak atas cuti tahunan 12 hari kerja dan mengikuti hari libur nasional yang ditetapkan pemerintah.

Pasal 6: Ketentuan Lain-Lain
Hal-hal yang belum diatur dalam surat perpanjangan ini mengacu pada perjanjian kerja sebelumnya dan peraturan perusahaan yang berlaku.

Pasal 7: Penutup
Surat perpanjangan perjanjian kerja ini dibuat dalam rangkap dua, masing-masing bermeterai cukup dan memiliki kekuatan hukum yang sama setelah ditandatangani kedua belah pihak.

Jakarta, 15 Juli 2025

PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA

Budi Santoso Rina Wulandari
Manager HRD Staff Marketing

5. Cara Membuat Surat Permohonan Perpanjangan Kontrak Kerja

Bagi karyawan yang ingin mengajukan perpanjangan kontrak, membuat surat permohonan yang baik sangat penting. Langkah pertama adalah membuat judul surat yang jelas, yaitu "Surat Permohonan Perpanjangan Kontrak Kerja" dengan format cetak tebal dan huruf kapital di bagian tengah.

1. Tuliskan Perihal dan Tujuan Penerima
   Cantumkan perihal surat dengan jelas, misalnya "Perihal: Permohonan Perpanjangan Kontrak Kerja". Tuliskan tujuan penerima dengan lengkap, biasanya ditujukan kepada Manager HRD atau Direktur perusahaan beserta nama perusahaan dan alamatnya.
2. Cantumkan Data Diri Lengkap
   Awali dengan kalimat pembuka formal seperti "Dengan hormat, saya yang bertanda tangan di bawah ini". Kemudian cantumkan data diri meliputi nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir, jabatan saat ini, dan nomor kontak yang dapat dihubungi.
3. Jelaskan Maksud dan Tujuan
   Sampaikan dengan jelas bahwa Anda bermaksud mengajukan perpanjangan kontrak kerja. Sebutkan nomor surat perjanjian kerja sebelumnya dan tanggal berakhirnya kontrak. Contoh: "Melalui surat ini, saya bermaksud mengajukan permohonan perpanjangan kontrak kerja yang akan berakhir pada tanggal 31 Juli 2025 berdasarkan Surat Perjanjian Kerja Nomor 089/PKWT/HRD/VII/2024."
4. Sampaikan Alasan Permohonan
   Jelaskan alasan mengapa Anda ingin memperpanjang kontrak. Bisa karena Anda merasa nyaman dengan lingkungan kerja, ingin terus berkontribusi pada perusahaan, atau masih ada target yang ingin dicapai. Sampaikan dengan profesional dan tidak berlebihan.
5. Lampirkan Dokumen Pendukung
   Jika diperlukan, lampirkan dokumen pendukung seperti fotokopi KTP, daftar riwayat hidup terbaru, sertifikat pelatihan yang telah diikuti selama masa kontrak, atau dokumen lain yang relevan sesuai permintaan perusahaan.
6. Buat Kalimat Penutup yang Sopan
   Akhiri surat dengan kalimat penutup yang sopan dan profesional, seperti "Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih."
7. Tanda Tangan dan Nama Terang
   Bubuhkan tanda tangan asli di atas nama terang Anda. Untuk surat digital, gunakan tanda tangan digital yang sah secara hukum agar dokumen memiliki kekuatan legal yang sama dengan tanda tangan basah.

6. Tips Penting dalam Proses Perpanjangan Kontrak Kerja

Proses perpanjangan kontrak kerja memerlukan persiapan yang matang dari kedua belah pihak. Bagi karyawan, penting untuk menunjukkan kinerja yang baik selama masa kontrak sebelumnya karena ini menjadi pertimbangan utama perusahaan dalam memutuskan perpanjangan.

Komunikasi yang terbuka antara karyawan dan atasan sangat penting. Jangan menunggu hingga mendekati akhir masa kontrak untuk membicarakan kemungkinan perpanjangan. Diskusikan rencana karir dan ekspektasi Anda dengan atasan beberapa bulan sebelum kontrak berakhir agar ada waktu untuk evaluasi dan negosiasi.

Perhatikan aspek legal dalam perpanjangan kontrak. Pastikan semua ketentuan dalam surat perpanjangan kontrak kerja karyawan swasta sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Jika ada klausul yang kurang jelas atau merugikan, jangan ragu untuk meminta penjelasan atau negosiasi ulang sebelum menandatangani dokumen.

Dokumentasikan semua proses perpanjangan kontrak dengan baik. Simpan salinan surat perpanjangan kontrak, bukti pembayaran uang kompensasi jika ada, dan korespondensi terkait perpanjangan kontrak. Dokumentasi ini penting sebagai bukti jika terjadi perselisihan di kemudian hari.

Bagi perusahaan, lakukan evaluasi kinerja karyawan secara objektif sebelum memutuskan perpanjangan. Pertimbangkan aspek produktivitas, kedisiplinan, kemampuan bekerja sama dalam tim, dan kontribusi karyawan terhadap pencapaian target perusahaan. Berikan feedback yang konstruktif kepada karyawan mengenai hasil evaluasi tersebut.

7. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Berapa lama maksimal perpanjangan kontrak kerja karyawan swasta?

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, PKWT berdasarkan jangka waktu tertentu dapat dibuat paling lama 5 tahun. Jangka waktu keseluruhan karyawan beserta perpanjangannya tidak boleh lebih dari 5 tahun. Ini berbeda dengan aturan lama yang membatasi perpanjangan hanya 1 kali untuk maksimal 1 tahun.

2. Kapan waktu yang tepat untuk mengajukan surat perpanjangan kontrak kerja?

Pemberitahuan mengenai perpanjangan kontrak harus diinformasikan paling lambat 7 hari sebelum PKWT berakhir sesuai ketentuan hukum. Namun, sebaiknya karyawan mengajukan permohonan perpanjangan kontrak 1-2 bulan sebelum masa kontrak berakhir agar perusahaan memiliki waktu cukup untuk evaluasi dan proses administrasi.

3. Apakah karyawan berhak mendapat uang kompensasi saat perpanjangan kontrak?

Ya, ketika PKWT berakhir, karyawan berhak mendapat uang kompensasi yang dibayarkan sebelum masa perpanjangan PKWT dimulai. Besarnya kompensasi adalah satu bulan gaji untuk masa kerja 12 bulan atau lebih, dan proporsional untuk masa kerja kurang dari 12 bulan. Uang kompensasi ini wajib dibayarkan oleh perusahaan.

4. Apa yang terjadi jika perusahaan tidak memberitahukan perpanjangan kontrak tepat waktu?

Jika perusahaan tidak memberitahukan keputusan perpanjangan kontrak paling lambat 7 hari sebelum PKWT berakhir, ini dapat menimbulkan ketidakpastian bagi karyawan. Meskipun tidak ada sanksi eksplisit dalam peraturan, hal ini dapat dianggap sebagai pelanggaran etika ketenagakerjaan dan dapat menjadi dasar klaim jika terjadi perselisihan.

5. Apakah gaji harus naik saat perpanjangan kontrak kerja?

Tidak ada kewajiban hukum bahwa gaji harus naik saat perpanjangan kontrak. Namun, kenaikan gaji biasanya menjadi bagian dari negosiasi antara karyawan dan perusahaan. Karyawan dapat mengajukan kenaikan gaji berdasarkan kinerja, inflasi, atau standar industri. Keputusan akhir tergantung pada kesepakatan kedua belah pihak.

6. Apakah surat perpanjangan kontrak harus dibuat tertulis?

Ya, surat perpanjangan kontrak kerja harus dibuat secara tertulis dalam bahasa Indonesia dan huruf latin, serta ditandatangani oleh kedua belah pihak. Perjanjian lisan tidak memiliki kekuatan hukum yang kuat dan dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Dokumen tertulis menjadi bukti sah yang melindungi hak dan kewajiban kedua pihak.

7. Apa perbedaan perpanjangan dan pembaruan kontrak kerja?

Perpanjangan kontrak dilakukan sebelum jangka waktu kontrak berakhir tanpa masa jeda pekerjaan. Sedangkan pembaruan kontrak dilakukan setelah jangka waktu berakhir dengan masa tenggang 30 hari, artinya ada jeda pekerjaan. Namun, dalam aturan terbaru UU Cipta Kerja, istilah pembaruan PKWT sudah tidak digunakan lagi dan yang berlaku adalah perpanjangan kontrak dengan ketentuan maksimal 5 tahun.