1. Apa Itu WhatsApp Business

WhatsApp Business adalah aplikasi perpesanan gratis yang dirancang khusus untuk pemilik bisnis dan profesional. Aplikasi ini memungkinkan pelaku usaha untuk berkomunikasi dengan pelanggan secara lebih efektif melalui berbagai fitur otomasi dan pengelolaan pesan yang tidak tersedia di WhatsApp reguler.

Aplikasi ini sangat cocok untuk UMKM karena menawarkan solusi komunikasi bisnis tanpa biaya berlangganan. Pemilik usaha dapat mengunduh aplikasi ini secara gratis melalui Google Play Store untuk pengguna Android atau App Store untuk pengguna iOS.

Perbedaan utama antara WA Bisnis dengan WA biasa terletak pada fitur-fitur profesionalnya. Logo aplikasi bisnis menggunakan huruf kapital B, sedangkan aplikasi biasa menggunakan ikon gambar telepon. Profil pengguna aplikasi bisnis dapat menampilkan informasi lengkap seperti alamat, jam operasional, dan deskripsi usaha.

WhatsApp Business terbagi menjadi dua jenis yaitu WhatsApp Bisnis untuk penggunaan standar dan WhatsApp Business API yang terintegrasi dengan sistem lebih kompleks untuk perusahaan besar. Untuk pelaku UMKM, versi standar sudah sangat memadai untuk menjalankan operasional bisnis sehari-hari.

2. Cara Membuat Akun WhatsApp Business

Langkah pertama dalam cara menggunakan WA Bisnis adalah membuat akun terlebih dahulu. Prosesnya sangat mudah dan tidak memerlukan keahlian teknis khusus.

Pertama, unduh aplikasi WhatsApp Business dari Play Store atau App Store. Pastikan Anda mengunduh aplikasi yang benar dengan logo huruf B berwarna hijau. Setelah aplikasi terinstal, buka aplikasi dan klik tombol Setuju dan Lanjutkan untuk menerima syarat dan ketentuan.

Kedua, masukkan nomor telepon yang akan digunakan untuk bisnis. Disarankan menggunakan nomor terpisah dari nomor pribadi agar lebih profesional dan memudahkan pengelolaan. Jika nomor yang dimasukkan sudah terdaftar di WhatsApp biasa, aplikasi akan meminta konfirmasi untuk memindahkan akun tersebut.

Ketiga, verifikasi nomor telepon melalui kode OTP yang dikirimkan via SMS atau panggilan telepon. Masukkan kode verifikasi yang diterima untuk mengaktifkan akun. Setelah verifikasi berhasil, Anda akan diminta untuk mengatur nama bisnis dan foto profil.

Keempat, lengkapi profil bisnis dengan informasi penting seperti kategori bisnis, deskripsi usaha, alamat, jam operasional, dan website jika ada. Informasi yang lengkap akan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda. Akses pengaturan profil melalui menu Settings, lalu pilih Business Settings dan Profile.

3. Cara Menggunakan Fitur Katalog Produk

Fitur katalog merupakan salah satu keunggulan utama dalam cara menggunakan WA Bisnis yang memungkinkan Anda menampilkan produk atau layanan secara profesional. Pelanggan dapat melihat katalog lengkap dengan foto, harga, dan deskripsi produk tanpa perlu bertanya satu per satu.

Untuk membuat katalog, masuk ke aplikasi WhatsApp Business dan pilih menu Opsi Lainnya atau ikon titik tiga di pojok kanan atas. Pilih Setelan Bisnis, kemudian klik Katalog. Jika menu katalog tidak muncul, pastikan aplikasi Anda sudah diperbarui ke versi terbaru.

Klik Tambahkan Produk atau Layanan untuk mulai menambahkan item. Ketuk ikon tanda plus untuk mengunggah foto produk dari galeri ponsel Anda. Gunakan foto berkualitas baik dengan pencahayaan yang cukup agar produk terlihat menarik dan profesional.

Isi informasi produk secara lengkap termasuk nama produk, harga, deskripsi detail, kode produk, dan tautan website jika ada. Deskripsi yang informatif akan membantu pelanggan memahami produk dengan lebih baik. Setelah semua informasi terisi, klik Simpan untuk menambahkan produk ke katalog Anda.

Anda dapat menambahkan hingga 500 produk dalam satu katalog. Untuk mengelola katalog, Anda bisa mengedit, menghapus, atau mengatur urutan tampilan produk sesuai kebutuhan. Katalog yang tertata rapi akan memberikan pengalaman berbelanja yang lebih baik bagi pelanggan.

4. Cara Menggunakan Fitur Pesan Otomatis

Pesan otomatis adalah fitur penting dalam cara menggunakan WA Bisnis yang membantu Anda tetap responsif meskipun sedang tidak online. Terdapat tiga jenis pesan otomatis yang dapat diatur yaitu salam pembuka, pesan di luar jam kerja, dan balas cepat.

Mengatur Salam Pembuka

Salam pembuka akan dikirim secara otomatis kepada pelanggan yang menghubungi Anda untuk pertama kalinya. Buka menu Opsi Lainnya, pilih Fitur Bisnis, lalu klik Salam. Aktifkan toggle Kirim Salam dan ketuk bagian Salam untuk mengedit pesan sesuai keinginan. Anda dapat mengatur penerima salam dan kapan pesan tersebut dikirimkan.

Mengatur Pesan di Luar Jam Kerja

Fitur ini berguna untuk memberi tahu pelanggan bahwa bisnis Anda sedang tutup. Masuk ke Fitur Bisnis dan pilih Pesan di Luar Jam Kerja. Aktifkan fitur ini dan edit pesan sesuai kebutuhan. Klik Jadwal untuk mengatur jam operasional bisnis Anda, sehingga pesan otomatis hanya terkirim di luar jam tersebut.

Mengatur Balas Cepat

Balas cepat memungkinkan Anda membuat template jawaban untuk pertanyaan yang sering diajukan. Buka Fitur Bisnis dan pilih Balas Cepat. Klik ikon tambah untuk membuat pesan baru. Tulis pesan yang ingin dijadikan template dan buat pintasan keyboard dengan mengetikkan karakter khusus seperti /harga atau /ongkir. Saat ada pertanyaan, cukup ketik pintasan tersebut untuk mengirim jawaban cepat.

5. Cara Menggunakan Fitur Label dan Broadcast

Pengelolaan pelanggan yang baik adalah kunci kesuksesan bisnis. WhatsApp Business menyediakan fitur label dan broadcast yang sangat membantu dalam mengorganisir komunikasi dengan pelanggan.

Menggunakan Fitur Label

Label berfungsi untuk mengelompokkan chat pelanggan berdasarkan kategori tertentu seperti Pelanggan Baru, Pesanan Diproses, Sudah Bayar, atau Belum Bayar. Cara menggunakan WA Bisnis dengan fitur label dimulai dengan membuka bagian Pesan, pilih Opsi Lainnya, lalu Fitur Bisnis. Cari menu Label dan klik Tambah Label Baru. Masukkan nama label yang diinginkan dan pilih warna untuk memudahkan identifikasi. Tekan Simpan untuk menyimpan label.

Untuk menerapkan label pada chat pelanggan, tekan lama pada percakapan yang ingin diberi label, lalu pilih ikon label di bagian atas. Pilih label yang sesuai dan chat tersebut akan terkelompokkan secara otomatis. Anda dapat memberikan lebih dari satu label pada satu percakapan jika diperlukan.

Menggunakan Fitur Broadcast

Fitur broadcast memungkinkan Anda mengirim pesan promosi atau informasi penting kepada banyak pelanggan sekaligus. Berbeda dengan grup, pesan broadcast dikirim secara individual sehingga lebih personal. Buka menu Opsi Lainnya dan pilih Siaran Baru. Pilih kontak pelanggan yang ingin menerima pesan broadcast, kemudian klik ikon centang. Tulis pesan yang ingin dikirim dan tekan tombol kirim.

Perlu diingat bahwa pesan broadcast hanya akan terkirim kepada kontak yang sudah menyimpan nomor bisnis Anda. Gunakan fitur ini dengan bijak dan jangan terlalu sering mengirim pesan agar pelanggan tidak merasa terganggu. Waktu terbaik untuk mengirim broadcast adalah saat ada promo khusus, peluncuran produk baru, atau informasi penting lainnya.

6. Tips Memaksimalkan WhatsApp Business untuk Jualan

Setelah memahami cara menggunakan WA Bisnis secara teknis, berikut beberapa strategi untuk memaksimalkan potensi penjualan melalui platform ini.

Lengkapi Profil Bisnis Secara Detail

Profil yang lengkap meningkatkan kredibilitas bisnis Anda. Pastikan semua informasi seperti alamat, jam operasional, website, dan deskripsi bisnis terisi dengan benar. Gunakan foto profil yang profesional, bisa berupa logo usaha atau foto produk unggulan. Informasi yang jelas membantu pelanggan memahami bisnis Anda dengan lebih baik.

Gunakan Foto Produk Berkualitas

Visual yang menarik sangat penting dalam penjualan online. Ambil foto produk dengan pencahayaan yang baik dan latar belakang yang bersih. Hindari foto yang buram atau terpotong. Jika menjual pakaian, gunakan model untuk menunjukkan tampilan produk saat dikenakan. Foto berkualitas akan meningkatkan minat beli pelanggan secara signifikan.

Aktif di WhatsApp Story

Manfaatkan fitur WhatsApp Story untuk mengunggah konten menarik seperti testimoni pelanggan, proses pengemasan produk, atau informasi promo terbaru. Konten yang konsisten akan membangun kepercayaan dan mengingatkan pelanggan tentang keberadaan bisnis Anda. Update story secara rutin namun tidak berlebihan.

Responsif dalam Membalas Pesan

Kecepatan respons sangat mempengaruhi keputusan pembelian. Usahakan membalas pesan pelanggan dalam waktu maksimal 1 jam. Jika bisnis Anda sudah berkembang dan chat mulai menumpuk, pertimbangkan untuk mempekerjakan admin khusus yang menangani komunikasi dengan pelanggan.

Lakukan Promosi Cross-Platform

Bagikan link WhatsApp Business Anda di media sosial lain seperti Instagram, Facebook, atau TikTok. Gunakan fitur Tautan Pendek yang tersedia di menu Fitur Bisnis untuk memudahkan pelanggan menghubungi Anda. Semakin banyak platform yang Anda manfaatkan, semakin luas jangkauan bisnis Anda.

Sediakan Metode Pembayaran yang Mudah

Kemudahan pembayaran akan meningkatkan konversi penjualan. Sediakan berbagai pilihan metode pembayaran seperti transfer bank, e-wallet, atau payment gateway. Informasikan dengan jelas cara pembayaran yang tersedia dalam katalog atau pesan otomatis Anda.

7. FAQ Seputar Cara Menggunakan WA Bisnis

Apakah WhatsApp Business gratis?

Ya, WhatsApp Business dapat diunduh dan digunakan secara gratis tanpa biaya berlangganan. Anda hanya perlu koneksi internet untuk menggunakan aplikasi ini. Semua fitur dasar seperti katalog, pesan otomatis, dan label tersedia tanpa biaya tambahan.

Bisakah menggunakan nomor yang sama untuk WA biasa dan WA Bisnis?

Tidak, satu nomor telepon hanya dapat digunakan untuk satu aplikasi WhatsApp. Jika Anda ingin menggunakan WA Bisnis, disarankan menggunakan nomor terpisah dari nomor pribadi agar lebih profesional dan memudahkan pengelolaan komunikasi bisnis.

Bagaimana cara mendapatkan centang hijau di WhatsApp Business?

Centang hijau atau verifikasi resmi diberikan oleh WhatsApp kepada akun bisnis yang terpercaya dan memenuhi kriteria tertentu. Untuk mendapatkannya, Anda perlu menggunakan WhatsApp Business API dan mengajukan permohonan verifikasi melalui mitra resmi WhatsApp dengan melengkapi dokumen bisnis yang diperlukan.

Berapa maksimal produk yang bisa ditambahkan di katalog?

WhatsApp Business memungkinkan Anda menambahkan hingga 500 produk dalam satu katalog. Jumlah ini sudah sangat memadai untuk sebagian besar UMKM. Pastikan setiap produk dilengkapi dengan foto berkualitas, deskripsi jelas, dan harga yang akurat.

Apakah pelanggan bisa melihat katalog tanpa menyimpan nomor saya?

Ya, pelanggan dapat melihat katalog produk Anda tanpa harus menyimpan nomor bisnis Anda terlebih dahulu. Mereka cukup membuka profil bisnis Anda dan mengklik menu Katalog untuk melihat semua produk yang tersedia beserta informasi lengkapnya.

Bagaimana cara menghapus akun WhatsApp Business?

Untuk menghapus akun WA Bisnis, buka aplikasi dan masuk ke menu Pengaturan. Pilih Akun, lalu klik Hapus Akun. Masukkan nomor telepon yang terdaftar dan konfirmasi penghapusan. Perlu diingat bahwa proses ini bersifat permanen dan semua data termasuk riwayat chat dan katalog akan terhapus.

Apakah bisa menggunakan WA Bisnis di komputer?

Ya, Anda dapat menggunakan WhatsApp Business di komputer melalui WhatsApp Web atau aplikasi desktop. Buka web.whatsapp.com di browser atau unduh aplikasi WhatsApp Desktop, lalu scan kode QR yang muncul menggunakan aplikasi WA Bisnis di ponsel Anda. Fitur di versi web sama dengan versi mobile sehingga Anda tetap dapat mengelola bisnis dengan nyaman.