Kapanlagi.com - Menerima pemberitahuan diterima kerja merupakan momen yang ditunggu-tunggu oleh setiap pencari kerja. Surat pemberitahuan ini menjadi bukti resmi bahwa kandidat telah berhasil melewati seluruh tahapan seleksi dan resmi diterima sebagai karyawan. Bagi perusahaan, membuat contoh surat pemberitahuan diterima kerja via WA dan email yang profesional sangat penting untuk memberikan kesan positif sejak awal.
Di era digital saat ini, penyampaian surat penerimaan kerja tidak lagi hanya melalui pos konvensional. Perusahaan kini lebih banyak menggunakan media komunikasi seperti WhatsApp dan email karena lebih praktis dan efisien. Namun, meskipun mediumnya berbeda, profesionalisme dan kelengkapan informasi tetap harus dijaga agar tidak menimbulkan kesalahpahaman antara perusahaan dengan calon karyawan.
Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai contoh surat pemberitahuan diterima kerja via WA dan email yang baik dan benar. Anda akan mendapatkan panduan komponen wajib, format penulisan, hingga berbagai contoh yang bisa langsung diaplikasikan sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Surat pemberitahuan diterima kerja adalah dokumen resmi yang dikirimkan oleh perusahaan kepada kandidat yang telah lolos seluruh tahapan seleksi rekrutmen. Surat ini berfungsi sebagai konfirmasi formal bahwa kandidat tersebut diterima untuk mengisi posisi tertentu di perusahaan. Berbeda dengan surat panggilan interview atau tes, surat penerimaan kerja ini sudah merupakan tahap final yang menandakan kandidat resmi menjadi bagian dari organisasi.
Dalam praktiknya, surat pemberitahuan diterima kerja memuat informasi penting seperti posisi yang ditawarkan, tanggal mulai bekerja, gaji dan tunjangan, serta persyaratan administratif yang harus dipenuhi sebelum onboarding. Dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti legal yang dapat dirujuk jika terjadi kesalahpahaman di kemudian hari mengenai detail pekerjaan yang ditawarkan.
Menurut praktik manajemen sumber daya manusia modern, surat penerimaan kerja yang jelas dan terstruktur mencerminkan profesionalisme perusahaan. Hal ini sejalan dengan konsep employer branding yang menekankan pentingnya pengalaman positif kandidat sejak tahap rekrutmen hingga onboarding. Perusahaan yang memberikan surat penerimaan dengan informasi lengkap dan komunikasi yang baik cenderung lebih dipercaya oleh calon karyawan.
Format penyampaian surat pemberitahuan diterima kerja kini sangat beragam. Selain surat cetak formal yang dikirim melalui pos, perusahaan juga menggunakan email dan WhatsApp untuk mempercepat proses komunikasi. Masing-masing medium memiliki karakteristik tersendiri, namun esensi profesionalisme dan kelengkapan informasi tetap menjadi prioritas utama dalam penyusunannya.
Sebuah surat pemberitahuan diterima kerja yang profesional harus memuat beberapa komponen penting. Komponen pertama adalah identitas perusahaan yang jelas, mencakup nama lengkap perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email resmi. Untuk surat yang dicetak atau dikirim via email dalam format PDF, sebaiknya dilengkapi dengan kop surat dan logo perusahaan untuk menunjukkan keaslian dokumen.
Komponen kedua adalah identitas penerima atau kandidat yang diterima. Tuliskan nama lengkap sesuai dokumen resmi, alamat (untuk surat formal), dan posisi yang ditawarkan. Kesalahan penulisan nama atau posisi dapat menimbulkan kesan kurang profesional dan bahkan menimbulkan keraguan kandidat terhadap keaslian surat tersebut.
Detail penawaran kerja merupakan komponen ketiga yang sangat krusial. Bagian ini harus menjelaskan secara rinci posisi jabatan, divisi atau departemen penempatan, gaji pokok, tunjangan yang diberikan, dan benefit lainnya seperti BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan. Transparansi informasi di tahap ini sangat penting untuk mencegah kekecewaan atau miskomunikasi setelah kandidat mulai bekerja.
Komponen keempat adalah tanggal mulai bekerja dan lokasi penempatan yang harus dinyatakan dengan jelas. Informasi ini membantu kandidat mempersiapkan diri, termasuk mengatur waktu untuk resign dari pekerjaan sebelumnya jika ada. Selain itu, cantumkan juga persyaratan administratif yang harus dilengkapi sebelum hari pertama kerja, seperti fotokopi ijazah, KTP, SKCK, surat keterangan sehat, dan dokumen pendukung lainnya beserta deadline pengumpulannya.
Komponen terakhir yang tidak kalah penting adalah kontak person yang dapat dihubungi untuk konfirmasi atau pertanyaan lebih lanjut. Cantumkan nama, jabatan, nomor telepon, dan email dari pihak HRD yang bertanggung jawab. Hal ini memudahkan kandidat untuk melakukan komunikasi lanjutan dan menunjukkan keterbukaan perusahaan dalam menjawab pertanyaan calon karyawan.
WhatsApp menjadi salah satu medium favorit untuk mengirim pemberitahuan diterima kerja karena sifatnya yang praktis dan responsif. Meskipun menggunakan platform informal, penulisan pesan tetap harus mempertahankan profesionalisme dengan struktur yang jelas dan bahasa yang sopan. Berikut contoh yang dapat Anda adaptasi sesuai kebutuhan perusahaan.
Contoh 1: Format Singkat dan Jelas
Selamat pagi Kak Sarah,
Kami dari PT Maju Bersama Sejahtera dengan senang hati mengabarkan bahwa Kakak telah terpilih untuk mengisi posisi Marketing Executive di tim kami. ?
Detail Penawaran:
• Posisi: Marketing Executive
• Departemen: Sales & Marketing
• Gaji Pokok: Rp 7.500.000/bulan
• Tunjangan: Kesehatan, Transport, Makan
• Tanggal Mulai: 5 November 2025
• Lokasi: Kantor Pusat Jakarta SelatanMohon konfirmasi kesediaan Kakak paling lambat 28 Oktober 2025 melalui chat ini. Jika ada pertanyaan, jangan ragu menghubungi saya ya!
Kami tunggu kehadiran Kakak di keluarga besar PT Maju Bersama Sejahtera. ?
Salam hangat,
Rina Wijaya
HRD Manager
? 0812-3456-7890
Contoh 2: Format dengan Persyaratan Administratif
Halo Bapak Ahmad,
Selamat! Kami dari PT Teknologi Nusantara dengan gembira mengumumkan bahwa Bapak telah diterima sebagai Staff Administrasi di perusahaan kami.
Informasi Pekerjaan:
Posisi: Staff Administrasi
Divisi: Operasional
Gaji: Rp 5.000.000/bulan
Mulai Kerja: 1 Desember 2025
Lokasi: Kantor Cabang BandungDokumen yang Perlu Disiapkan:
1. Fotokopi KTP dan KK
2. Fotokopi Ijazah terakhir
3. SKCK
4. Surat Keterangan Sehat
5. Pas foto 4x6 (3 lembar)
6. Nomor rekening bankMohon kirim dokumen tersebut ke email hrd@teknusantara.com paling lambat 25 November 2025.
Untuk konfirmasi penerimaan, silakan balas pesan ini. Terima kasih dan selamat bergabung!
Hormat kami,
Tim HRD PT Teknologi Nusantara
Perhatikan bahwa meskipun menggunakan WhatsApp, struktur pesan tetap terorganisir dengan baik. Penggunaan emoji secukupnya dapat menambah kehangatan tanpa mengurangi profesionalisme. Format poin-poin memudahkan kandidat memahami informasi penting dengan cepat.
Email memberikan ruang lebih formal dan memungkinkan lampiran dokumen pendukung. Format ini sangat cocok untuk posisi manajerial atau perusahaan dengan budaya kerja yang sangat profesional. Berikut beberapa contoh yang dapat dijadikan referensi.
Contoh 1: Format Formal Lengkap
Subject: Surat Pemberitahuan Penerimaan Karyawan – Finance Manager
Kepada Yth.
Bapak Ahmad Fauzi
Jl. Melati No. 45, BandungDengan hormat,
Melalui surat elektronik ini, kami dari PT Teknologi Nusantara Jaya dengan senang hati menyampaikan bahwa Bapak Ahmad Fauzi telah resmi diterima sebagai Finance Manager di perusahaan kami. Keputusan ini diambil setelah melalui serangkaian tahapan seleksi yang komprehensif, dan kami yakin kompetensi serta pengalaman Bapak akan memberikan kontribusi signifikan bagi pertumbuhan organisasi.
Rincian Penempatan:
Posisi: Finance Manager
Divisi: Finance & Accounting
Gaji Pokok: Rp 15.000.000/bulan
Tunjangan: BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan, Uang Makan Rp 100.000/hari, Bonus Tahunan
Tanggal Bergabung: 1 Desember 2025
Lokasi Penempatan: Kantor Cabang SurabayaPersyaratan Administrasi:
Sebelum tanggal bergabung, mohon melengkapi dokumen berikut:
1. Fotokopi KTP dan Kartu Keluarga
2. Fotokopi Ijazah terakhir yang telah dilegalisir
3. Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
4. Surat Keterangan Sehat dari dokter
5. Pasfoto ukuran 4x6 sebanyak 3 lembar
6. Nomor rekening bank (untuk payroll)Dokumen-dokumen tersebut dapat diserahkan langsung ke Divisi HRD atau dikirim via email ke hrd@teknusajaya.com paling lambat 25 November 2025.
Apabila Bapak memiliki pertanyaan atau membutuhkan klarifikasi lebih lanjut, silakan menghubungi:
Ibu Siti Nurhaliza
Senior HR Officer
Email: siti.nurhaliza@teknusajaya.com
Telepon: (031) 8765-4321 ext. 102Kami menantikan konfirmasi penerimaan tawaran ini melalui email balasan selambat-lambatnya 30 Oktober 2025.
Sekali lagi, selamat bergabung di keluarga besar PT Teknologi Nusantara Jaya!
Hormat kami,
Dr. Bambang Susanto
Head of Human Resources
PT Teknologi Nusantara Jaya
Contoh 2: Format untuk Fresh Graduate
Subject: Selamat! Anda Diterima sebagai Junior Staff di PT Cahaya Mandiri
Kepada Yth.
Saudari Dina Puspita
Di TempatDengan hormat,
Kami dengan senang hati mengabarkan bahwa Saudari Dina Puspita telah diterima sebagai Junior Staff Marketing di PT Cahaya Mandiri. Kami terkesan dengan antusiasme dan potensi yang Saudari tunjukkan selama proses seleksi.
Detail Pekerjaan:
Posisi: Junior Staff Marketing
Departemen: Marketing & Communication
Gaji Pokok: Rp 5.500.000/bulan
Tunjangan: Transport, Makan, BPJS
Tanggal Mulai: 15 November 2025
Lokasi: Jakarta PusatDokumen yang Diperlukan:
• Fotokopi Ijazah dan Transkrip Nilai
• Fotokopi KTP
• SKCK
• Surat Keterangan Sehat
• Pas foto 4x6 (3 lembar)Mohon kirimkan dokumen tersebut ke email ini atau serahkan langsung saat hari pertama kerja.
Silakan konfirmasi penerimaan tawaran ini dengan membalas email paling lambat 5 November 2025.
Kami menantikan kontribusi Saudari di tim kami!
Salam hangat,
Andi Prasetyo
HR Manager
PT Cahaya Mandiri
Email: andi.prasetyo@cahayamandiri.com
Telp: (021) 5678-9012
Meskipun keduanya merupakan media digital, terdapat perbedaan signifikan dalam format surat pemberitahuan diterima kerja via WhatsApp dan email. Perbedaan pertama terletak pada struktur formal dokumen. Email memungkinkan penggunaan kop surat digital, logo perusahaan, dan format yang lebih terstruktur layaknya surat resmi. Sementara WhatsApp lebih fleksibel dengan format yang lebih ringkas namun tetap informatif.
Perbedaan kedua adalah dalam hal lampiran dokumen. Email memfasilitasi pengiriman lampiran berupa PDF atau dokumen lain yang berisi informasi detail seperti job description, company profile, atau kontrak kerja awal. WhatsApp juga bisa mengirim dokumen, namun lebih sering digunakan untuk komunikasi cepat dan konfirmasi awal, sedangkan dokumen lengkap biasanya menyusul via email.
Dari segi bahasa, email cenderung menggunakan bahasa yang lebih formal dan baku dengan struktur kalimat yang lengkap. WhatsApp memperbolehkan penggunaan bahasa yang sedikit lebih santai namun tetap profesional, bahkan penggunaan emoji secukupnya dapat diterima untuk menambah kehangatan komunikasi tanpa mengurangi kredibilitas pesan.
Perbedaan lainnya adalah dalam hal konfirmasi penerimaan. Email biasanya meminta balasan formal sebagai konfirmasi penerimaan tawaran kerja. WhatsApp memungkinkan konfirmasi yang lebih cepat dan interaktif, bahkan memungkinkan kandidat untuk langsung bertanya jika ada hal yang kurang jelas. Kedua medium ini sebenarnya bisa digunakan secara bersamaan, di mana WhatsApp untuk pemberitahuan awal dan email untuk dokumen resmi lengkap.
Menulis surat pemberitahuan diterima kerja yang profesional memerlukan perhatian pada beberapa aspek penting. Pertama, gunakan nama kandidat secara personal di seluruh surat. Frasa seperti "Kami senang Sarah bisa bergabung" terdengar lebih hangat dibanding "Kami senang Anda bisa bergabung". Personalisasi ini menunjukkan bahwa perusahaan menghargai kandidat sebagai individu, bukan sekadar nomor urut pelamar.
Kedua, ekspresikan antusiasme yang tulus dalam menerima kandidat. Hindari penggunaan template yang terkesan kaku dan impersonal. Kalimat pembuka seperti "Dengan senang hati kami mengabarkan" atau "Kami sangat gembira menyambut Anda" memberikan kesan positif dan membuat kandidat merasa dihargai. Antusiasme ini penting untuk membangun engagement sejak awal hubungan kerja.
Ketiga, pastikan semua informasi ditulis dengan jelas dan tidak ambigu. Hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang mungkin tidak dipahami kandidat. Jika ada istilah khusus yang harus digunakan, berikan penjelasan singkat. Kejelasan informasi mencegah miskomunikasi yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari, terutama terkait gaji, tunjangan, dan tanggal mulai kerja.
Keempat, berikan ruang untuk dialog dan negosiasi. Frasa seperti "Jika ada hal yang ingin didiskusikan lebih lanjut, silakan menghubungi kami" menunjukkan keterbukaan perusahaan. Ini penting terutama untuk posisi senior di mana negosiasi gaji dan benefit masih mungkin dilakukan. Sikap terbuka ini mencerminkan budaya perusahaan yang menghargai komunikasi dua arah.
Kelima, perhatikan timing pengiriman surat. Kirimkan pemberitahuan sesegera mungkin setelah keputusan final dibuat, idealnya dalam 1-3 hari kerja setelah interview terakhir. Penundaan yang terlalu lama dapat membuat kandidat kehilangan antusiasme atau bahkan menerima tawaran dari perusahaan lain. Kecepatan respons juga mencerminkan efisiensi dan profesionalisme tim HRD perusahaan Anda.
Kesalahan pertama yang sering terjadi adalah informasi yang tidak lengkap atau ambigu. Banyak perusahaan hanya menyebutkan "Anda diterima sebagai staff marketing" tanpa menjelaskan detail gaji, tunjangan, atau tanggal mulai kerja. Ketidaklengkapan informasi ini dapat menimbulkan keraguan kandidat dan bahkan membuat mereka menolak tawaran karena merasa ada yang disembunyikan.
Kesalahan kedua adalah penggunaan bahasa yang terlalu kaku atau sebaliknya terlalu kasual. Bahasa yang terlalu formal dan penuh istilah hukum dapat membuat kandidat merasa terintimidasi. Sebaliknya, bahasa yang terlalu santai seperti "Congrats bro, lu diterima!" sangat tidak profesional dan merusak citra perusahaan. Temukan keseimbangan antara profesional dan ramah dalam penulisan surat.
Kesalahan ketiga adalah tidak mencantumkan kontak person yang jelas. Kandidat mungkin memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi sebelum memutuskan menerima tawaran. Jika tidak ada kontak yang bisa dihubungi, mereka akan kesulitan dan mungkin memilih untuk tidak melanjutkan proses. Selalu cantumkan nama, jabatan, nomor telepon, dan email dari pihak HRD yang dapat dihubungi.
Kesalahan keempat adalah tidak memberikan deadline konfirmasi yang jelas. Tanpa batas waktu yang spesifik, kandidat mungkin menunda-nunda memberikan jawaban, sementara perusahaan perlu segera mengetahui keputusan mereka untuk melanjutkan proses rekrutmen jika diperlukan. Berikan deadline yang reasonable, biasanya 3-7 hari kerja setelah surat dikirim, agar kandidat memiliki waktu cukup untuk mempertimbangkan tanpa membuat proses terlalu lama.
Kesalahan kelima adalah tidak melakukan proofreading sebelum mengirim. Kesalahan ketik, nama yang salah, atau informasi yang tidak konsisten sangat merusak kredibilitas perusahaan. Bayangkan kandidat menerima surat dengan namanya salah eja atau posisi yang tidak sesuai dengan yang dilamar. Hal ini akan membuat mereka mempertanyakan profesionalisme perusahaan dan bahkan bisa membatalkan niat untuk bergabung.
Surat pemberitahuan diterima kerja via WhatsApp dapat dianggap sah sebagai komunikasi awal, namun sebaiknya diikuti dengan dokumen formal berupa email atau surat cetak untuk keperluan administrasi dan arsip. WhatsApp lebih berfungsi sebagai pemberitahuan cepat, sementara dokumen resmi diperlukan sebagai bukti legal yang lebih kuat jika terjadi perselisihan di kemudian hari.
Umumnya perusahaan memberikan waktu 3-7 hari kerja untuk kandidat mengkonfirmasi penerimaan tawaran kerja. Waktu ini dianggap cukup untuk kandidat mempertimbangkan tawaran, berdiskusi dengan keluarga, atau menyelesaikan urusan dengan perusahaan sebelumnya jika masih bekerja. Untuk posisi senior atau yang memerlukan relokasi, waktu bisa diperpanjang hingga 10-14 hari.
Jika kandidat tidak merespons dalam batas waktu yang ditentukan, tim HRD sebaiknya melakukan follow-up melalui telepon atau WhatsApp untuk memastikan mereka menerima surat tersebut. Mungkin ada kendala teknis seperti email masuk ke folder spam atau nomor WhatsApp yang tidak aktif. Jika setelah follow-up masih tidak ada respons, perusahaan dapat menganggap kandidat menolak tawaran dan melanjutkan ke kandidat cadangan.
Ya, sangat disarankan untuk mencantumkan rincian gaji dan tunjangan secara transparan dalam surat pemberitahuan diterima kerja. Informasi ini mencakup gaji pokok, tunjangan tetap, benefit seperti BPJS, dan komponen lain yang relevan. Transparansi ini mencegah miskomunikasi dan kekecewaan kandidat setelah mulai bekerja, serta menunjukkan profesionalisme perusahaan dalam menghargai hak karyawan.
Jika terjadi perubahan informasi penting seperti tanggal mulai kerja, lokasi penempatan, atau detail gaji setelah surat diterbitkan, perusahaan harus segera menginformasikan kepada kandidat melalui komunikasi resmi. Kirimkan surat revisi atau addendum yang menjelaskan perubahan tersebut beserta alasannya. Minta konfirmasi ulang dari kandidat untuk memastikan mereka menyetujui perubahan tersebut sebelum melanjutkan proses onboarding.
Tidak, surat pemberitahuan diterima kerja berbeda dengan kontrak kerja. Surat pemberitahuan adalah dokumen awal yang mengkonfirmasi bahwa kandidat diterima dan berisi outline umum mengenai posisi, gaji, dan tanggal mulai kerja. Kontrak kerja adalah dokumen legal yang lebih detail dan mengikat secara hukum, biasanya ditandatangani pada hari pertama kerja atau beberapa hari sebelumnya, yang mengatur hak dan kewajiban kedua belah pihak secara komprehensif.
Menyertakan job description dalam surat pemberitahuan diterima kerja adalah praktik yang baik namun tidak wajib. Untuk surat via WhatsApp, cukup sebutkan posisi dan divisi secara singkat. Untuk email, Anda bisa melampirkan job description sebagai file terpisah atau menuliskan poin-poin utama tanggung jawab pekerjaan. Hal ini membantu kandidat memahami ekspektasi perusahaan dan mempersiapkan diri sebelum hari pertama kerja, sehingga proses onboarding menjadi lebih lancar.