Kapanlagi.com - Dalam berbagai urusan administrasi, Anda mungkin sering mendengar istilah "legalisir" terutama saat mengurus dokumen penting. Istilah ini kerap muncul ketika melamar pekerjaan, mendaftar beasiswa, atau mengurus keperluan ke luar negeri.
Memahami apa arti legalisir menjadi penting karena proses ini berkaitan langsung dengan keabsahan dokumen yang Anda miliki. Tanpa legalisir yang tepat, dokumen salinan mungkin tidak diakui oleh instansi terkait.
Menurut buku Dasar-Dasar Teknik Pembuatan Akta karya Oemar Moechthar, pencocokan dokumen fotokopi dikenal dengan istilah legalisasi atau legalisir, dimana hal yang dilakukan adalah mencocokkan fotokopi suatu dokumen dengan aslinya. Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang apa arti legalisir beserta fungsi dan prosedurnya.
Legalisir adalah proses pengesahan atau pencocokan salinan dokumen dengan dokumen aslinya oleh pihak yang berwenang untuk membuktikan bahwa fotokopi tersebut sama persis dengan dokumen asli. Proses ini melibatkan pembubuhan cap stempel resmi dan tanda tangan pejabat berwenang pada setiap halaman dokumen salinan.
Secara etimologi, kata legalisir berasal dari kata "legal" yang menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti sesuai dengan peraturan perundang-undangan atau hukum. Dalam konteks administrasi, legalisir memberikan kekuatan hukum pada dokumen salinan sehingga dapat digunakan sebagaimana dokumen aslinya.
Penting untuk membedakan antara legalisir dengan legalisasi. Legalisir fokus pada pengesahan salinan dokumen, sedangkan legalisasi adalah proses pengesahan tanda tangan pejabat pada dokumen untuk keperluan lintas negara. Sementara itu, waarmerking merupakan pendaftaran dokumen bawah tangan dalam buku register khusus notaris.
Mengutip dari buku Panduan Lengkap Membuat Surat-surat Kontrak karya Frans Satriyo Wicaksono, legalisir membuat pejabat, instansi, atau orang yang membutuhkan berkas tersebut merasa yakin untuk menyatakan seseorang berkualifikasi secara benar dengan adanya salinan berkas yang dilegalisir tersebut.
Fungsi utama legalisir adalah memberikan jaminan keaslian pada dokumen salinan agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan resmi. Proses ini menjadi sangat penting dalam sistem administrasi modern yang membutuhkan verifikasi dokumen.
Berbagai jenis dokumen dapat dilegalisir tergantung pada kebutuhan dan instansi yang mengeluarkannya. Pemahaman tentang jenis dokumen ini penting untuk menentukan prosedur yang tepat.
Perlu dicatat bahwa tidak semua dokumen memerlukan legalisir manual. Dokumen yang sudah ditandatangani secara elektronik oleh pejabat berwenang dan dikeluarkan melalui sistem resmi pemerintah sudah sah tanpa perlu legalisir tambahan.
Untuk melakukan legalisir dokumen, terdapat beberapa syarat umum yang harus dipenuhi. Syarat-syarat ini dapat bervariasi tergantung pada jenis dokumen dan instansi yang melakukan legalisir.
Prosedur legalisir umumnya dimulai dengan datang ke instansi penerbit dokumen pada jam kerja. Petugas akan melakukan verifikasi dengan mencocokkan dokumen asli dan salinan, kemudian memberikan cap stempel dan tanda tangan pada setiap halaman salinan dokumen.
Kewenangan melakukan legalisir tidak dapat dilakukan sembarangan, melainkan harus oleh pihak yang memiliki otoritas sesuai dengan jenis dokumen yang akan dilegalisir.
Pemilihan pihak yang tepat untuk melakukan legalisir sangat penting untuk memastikan dokumen diakui oleh instansi yang membutuhkan.
Masa berlaku dokumen yang dilegalisir tidak diatur secara mutlak dan sangat tergantung pada kebijakan instansi atau keperluan penggunaan dokumen tersebut. Secara umum, legalisir tidak memiliki masa kadaluarsa selama tidak ada perubahan data dalam dokumen.
Untuk keperluan administratif seperti beasiswa, lamaran kerja, atau CPNS, legalisir biasanya berlaku selama 6 bulan hingga 1 tahun sejak tanggal pengesahan. Sementara untuk keperluan luar negeri, masa berlaku mengikuti permintaan lembaga asing atau kedutaan, terkadang diminta dalam 3 bulan terakhir.
Dokumen pendidikan seperti ijazah atau transkrip nilai umumnya tidak kadaluarsa, tetapi lembaga penerima tetap dapat mensyaratkan legalisir terbaru. Jika terjadi perubahan data seperti nama, alamat, atau informasi lainnya dalam dokumen, maka legalisir harus dilakukan ulang dengan dokumen yang telah diperbaharui.
Penting untuk selalu mengecek persyaratan spesifik dari instansi yang membutuhkan dokumen legalisir untuk memastikan dokumen masih berlaku dan sesuai dengan ketentuan yang diminta.
Legalisir adalah proses pengesahan salinan dokumen oleh instansi penerbit untuk membuktikan keasliannya, sedangkan legalisasi adalah pengesahan tanda tangan pejabat untuk dokumen yang akan digunakan lintas negara melalui Kementerian Hukum dan HAM.
Proses legalisir umumnya dapat diselesaikan dalam 1-3 hari kerja tergantung pada jenis dokumen dan instansi yang melakukan legalisir. Beberapa instansi bahkan dapat menyelesaikan legalisir dalam hari yang sama.
Tidak semua dokumen perlu dilegalisir. Dokumen yang sudah ditandatangani secara elektronik oleh pejabat berwenang dan memiliki QR code atau tanda tangan elektronik resmi sudah sah tanpa perlu legalisir tambahan.
Ya, legalisir dapat diwakilkan dengan membawa surat kuasa bermaterai, fotokopi KTP pemberi kuasa, dan KTP asli penerima kuasa. Namun beberapa instansi mensyaratkan kehadiran langsung pemilik dokumen.
Jika dokumen asli hilang, Anda harus mengurus penggantian dokumen terlebih dahulu di instansi penerbit, kemudian melakukan legalisir ulang dengan dokumen pengganti yang baru.
Legalisir online yang dilakukan melalui sistem resmi pemerintah dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki kekuatan hukum yang sama dengan legalisir manual, sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Biaya legalisir bervariasi tergantung instansi dan jenis dokumen, umumnya berkisar antara Rp 5.000 hingga Rp 25.000 per lembar. Beberapa instansi pendidikan memberikan layanan legalisir gratis untuk alumni baru dalam periode tertentu.