Apa Arti Legalisir: Pengertian, Fungsi, dan Prosedur Lengkap

1. Pengertian dan Definisi Legalisir

Legalisir adalah proses pengesahan atau pencocokan salinan dokumen dengan dokumen aslinya oleh pihak yang berwenang untuk membuktikan bahwa fotokopi tersebut sama persis dengan dokumen asli. Proses ini melibatkan pembubuhan cap stempel resmi dan tanda tangan pejabat berwenang pada setiap halaman dokumen salinan.

Secara etimologi, kata legalisir berasal dari kata "legal" yang menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti sesuai dengan peraturan perundang-undangan atau hukum. Dalam konteks administrasi, legalisir memberikan kekuatan hukum pada dokumen salinan sehingga dapat digunakan sebagaimana dokumen aslinya.

Penting untuk membedakan antara legalisir dengan legalisasi. Legalisir fokus pada pengesahan salinan dokumen, sedangkan legalisasi adalah proses pengesahan tanda tangan pejabat pada dokumen untuk keperluan lintas negara. Sementara itu, waarmerking merupakan pendaftaran dokumen bawah tangan dalam buku register khusus notaris.

Mengutip dari buku Panduan Lengkap Membuat Surat-surat Kontrak karya Frans Satriyo Wicaksono, legalisir membuat pejabat, instansi, atau orang yang membutuhkan berkas tersebut merasa yakin untuk menyatakan seseorang berkualifikasi secara benar dengan adanya salinan berkas yang dilegalisir tersebut.

2. Fungsi dan Tujuan Legalisir

Fungsi utama legalisir adalah memberikan jaminan keaslian pada dokumen salinan agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan resmi. Proses ini menjadi sangat penting dalam sistem administrasi modern yang membutuhkan verifikasi dokumen.

1. Validasi Keaslian Dokumen - Legalisir memastikan bahwa salinan dokumen benar-benar identik dengan dokumen aslinya, mencegah kemungkinan pemalsuan atau manipulasi data.
2. Perlindungan Hukum - Dokumen yang telah dilegalisir memiliki kekuatan hukum yang sama dengan dokumen asli, memberikan perlindungan bagi pemilik dokumen dalam berbagai transaksi.
3. Persyaratan Administrasi - Banyak instansi pemerintah dan swasta mensyaratkan dokumen yang dilegalisir untuk memproses permohonan tertentu, seperti pendaftaran sekolah, lamaran kerja, atau pengajuan kredit.
4. Keperluan Internasional - Untuk dokumen yang akan digunakan di luar negeri, legalisir menjadi langkah awal sebelum proses legalisasi atau apostille di kementerian terkait.
5. Pencegahan Penipuan - Dengan adanya cap dan tanda tangan resmi, legalisir membantu mencegah penggunaan dokumen palsu dalam berbagai transaksi.

3. Jenis Dokumen yang Dapat Dilegalisir

Berbagai jenis dokumen dapat dilegalisir tergantung pada kebutuhan dan instansi yang mengeluarkannya. Pemahaman tentang jenis dokumen ini penting untuk menentukan prosedur yang tepat.

1. Dokumen Pendidikan - Ijazah dari berbagai jenjang pendidikan, transkrip nilai, sertifikat pelatihan, dan surat keterangan lulus merupakan dokumen yang paling sering dilegalisir untuk keperluan melanjutkan pendidikan atau melamar pekerjaan.
2. Dokumen Kependudukan - KTP, Kartu Keluarga, akta kelahiran, akta kematian, dan Kartu Identitas Anak sering dilegalisir untuk berbagai keperluan administrasi keluarga dan kependudukan.
3. Dokumen Hukum - SKCK, surat perjanjian, surat kuasa, dan dokumen hukum lainnya memerlukan legalisir untuk memberikan kekuatan hukum yang diperlukan dalam proses peradilan atau transaksi bisnis.
4. Dokumen Kepegawaian - Surat perjanjian kerja, surat pengalaman kerja, dan dokumen kepegawaian lainnya dilegalisir untuk keperluan mutasi kerja atau melamar pekerjaan baru.
5. Dokumen Perjalanan - Paspor, visa, dan dokumen keimigrasian lainnya memerlukan legalisir untuk keperluan perjalanan internasional atau pengajuan izin tinggal.

Perlu dicatat bahwa tidak semua dokumen memerlukan legalisir manual. Dokumen yang sudah ditandatangani secara elektronik oleh pejabat berwenang dan dikeluarkan melalui sistem resmi pemerintah sudah sah tanpa perlu legalisir tambahan.

4. Syarat dan Prosedur Legalisir

Untuk melakukan legalisir dokumen, terdapat beberapa syarat umum yang harus dipenuhi. Syarat-syarat ini dapat bervariasi tergantung pada jenis dokumen dan instansi yang melakukan legalisir.

1. Dokumen Asli - Anda harus membawa dokumen asli yang akan dilegalisir sebagai acuan untuk pencocokan dengan salinan dokumen.
2. Fotokopi Dokumen - Siapkan fotokopi dokumen sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, biasanya menggunakan kertas berkualitas baik agar hasil cetakan jelas.
3. Identitas Diri - KTP atau identitas resmi lainnya diperlukan untuk verifikasi identitas pemohon legalisir.
4. Formulir Permohonan - Beberapa instansi meminta pengisian formulir permohonan legalisir yang berisi data diri dan tujuan penggunaan dokumen.
5. Biaya Administrasi - Siapkan biaya legalisir sesuai dengan tarif yang ditetapkan oleh instansi terkait, biasanya berkisar antara Rp 5.000 hingga Rp 25.000 per lembar.

Prosedur legalisir umumnya dimulai dengan datang ke instansi penerbit dokumen pada jam kerja. Petugas akan melakukan verifikasi dengan mencocokkan dokumen asli dan salinan, kemudian memberikan cap stempel dan tanda tangan pada setiap halaman salinan dokumen.

5. Pihak Berwenang Melakukan Legalisir

Kewenangan melakukan legalisir tidak dapat dilakukan sembarangan, melainkan harus oleh pihak yang memiliki otoritas sesuai dengan jenis dokumen yang akan dilegalisir.

1. Instansi Penerbit Dokumen - Sekolah atau universitas untuk ijazah dan transkrip, Dinas Kependudukan untuk dokumen kependudukan, dan instansi pemerintah lainnya sesuai dengan jenis dokumen.
2. Notaris - Berdasarkan UU No. 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris, notaris dapat melegalisir dokumen di bawah tangan melalui pencatatan resmi dalam buku repertorium.
3. Kementerian Terkait - Kementerian Hukum dan HAM untuk legalisasi dokumen lintas negara, Kementerian Luar Negeri untuk dokumen yang akan digunakan di luar negeri.
4. Pejabat Berwenang - Dekan, wakil ketua, atau wakil direktur akademik untuk dokumen pendidikan sesuai dengan Permendikbud No. 11 Tahun 2014.

Pemilihan pihak yang tepat untuk melakukan legalisir sangat penting untuk memastikan dokumen diakui oleh instansi yang membutuhkan.

6. Masa Berlaku dan Ketentuan Khusus

Masa berlaku dokumen yang dilegalisir tidak diatur secara mutlak dan sangat tergantung pada kebijakan instansi atau keperluan penggunaan dokumen tersebut. Secara umum, legalisir tidak memiliki masa kadaluarsa selama tidak ada perubahan data dalam dokumen.

Untuk keperluan administratif seperti beasiswa, lamaran kerja, atau CPNS, legalisir biasanya berlaku selama 6 bulan hingga 1 tahun sejak tanggal pengesahan. Sementara untuk keperluan luar negeri, masa berlaku mengikuti permintaan lembaga asing atau kedutaan, terkadang diminta dalam 3 bulan terakhir.

Dokumen pendidikan seperti ijazah atau transkrip nilai umumnya tidak kadaluarsa, tetapi lembaga penerima tetap dapat mensyaratkan legalisir terbaru. Jika terjadi perubahan data seperti nama, alamat, atau informasi lainnya dalam dokumen, maka legalisir harus dilakukan ulang dengan dokumen yang telah diperbaharui.

Penting untuk selalu mengecek persyaratan spesifik dari instansi yang membutuhkan dokumen legalisir untuk memastikan dokumen masih berlaku dan sesuai dengan ketentuan yang diminta.

7. FAQ (Frequently Asked Questions)

Apa perbedaan antara legalisir dan legalisasi?

Legalisir adalah proses pengesahan salinan dokumen oleh instansi penerbit untuk membuktikan keasliannya, sedangkan legalisasi adalah pengesahan tanda tangan pejabat untuk dokumen yang akan digunakan lintas negara melalui Kementerian Hukum dan HAM.

Berapa lama proses legalisir dokumen?

Proses legalisir umumnya dapat diselesaikan dalam 1-3 hari kerja tergantung pada jenis dokumen dan instansi yang melakukan legalisir. Beberapa instansi bahkan dapat menyelesaikan legalisir dalam hari yang sama.

Apakah semua dokumen perlu dilegalisir?

Tidak semua dokumen perlu dilegalisir. Dokumen yang sudah ditandatangani secara elektronik oleh pejabat berwenang dan memiliki QR code atau tanda tangan elektronik resmi sudah sah tanpa perlu legalisir tambahan.

Bisakah orang lain mewakili untuk legalisir dokumen?

Ya, legalisir dapat diwakilkan dengan membawa surat kuasa bermaterai, fotokopi KTP pemberi kuasa, dan KTP asli penerima kuasa. Namun beberapa instansi mensyaratkan kehadiran langsung pemilik dokumen.

Apa yang terjadi jika dokumen asli hilang setelah legalisir?

Jika dokumen asli hilang, Anda harus mengurus penggantian dokumen terlebih dahulu di instansi penerbit, kemudian melakukan legalisir ulang dengan dokumen pengganti yang baru.

Apakah legalisir online sama sahnya dengan legalisir manual?

Legalisir online yang dilakukan melalui sistem resmi pemerintah dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki kekuatan hukum yang sama dengan legalisir manual, sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Berapa biaya yang diperlukan untuk legalisir dokumen?

Biaya legalisir bervariasi tergantung instansi dan jenis dokumen, umumnya berkisar antara Rp 5.000 hingga Rp 25.000 per lembar. Beberapa instansi pendidikan memberikan layanan legalisir gratis untuk alumni baru dalam periode tertentu.