Kapanlagi.com - Paklaring merupakan dokumen penting yang sering dibutuhkan setelah seseorang mengakhiri masa kerjanya di suatu perusahaan. Banyak karyawan yang masih bingung tentang cara membuat paklaring sendiri atau bagaimana prosedur yang tepat untuk mendapatkannya.
Dokumen ini memiliki fungsi vital dalam berbagai keperluan administratif, mulai dari melamar pekerjaan baru hingga mengurus pencairan BPJS Ketenagakerjaan. Memahami proses pembuatan paklaring yang benar akan membantu Anda menghindari kendala di masa depan.
Menurut Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Pasal 1602z, perusahaan memiliki kewajiban untuk memberikan surat keterangan kerja kepada karyawan yang telah mengakhiri masa kerjanya. Artikel ini akan membahas secara detail tentang cara membuat paklaring sendiri beserta seluruh aspek penting yang perlu Anda ketahui.
Paklaring atau surat keterangan pengalaman kerja adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menyatakan bahwa seseorang pernah bekerja di tempat tersebut dalam periode waktu tertentu. Istilah paklaring berasal dari bahasa Belanda "verklaring" yang berarti pernyataan atau penerangan, dan telah digunakan sejak zaman kolonial Belanda di Indonesia.
Dokumen ini berbeda dengan surat keterangan kerja biasa yang menyatakan bahwa karyawan masih aktif bekerja. Paklaring khusus diberikan kepada karyawan yang sudah tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut, baik karena resign, PHK, maupun pensiun. Surat ini harus dibuat oleh pihak HRD atau bagian kepegawaian perusahaan dan mendapat persetujuan dari atasan yang berwenang.
Dalam konteks hukum ketenagakerjaan Indonesia, paklaring memiliki kedudukan yang kuat sebagai bukti sah pengalaman kerja seseorang. Badan Pembinaan Hukum Nasional mendefinisikan paklaring sebagai surat keterangan yang menyatakan seseorang pernah bekerja pada suatu perusahaan dengan posisi tertentu dan jangka waktu tertentu. Oleh karena itu, isi paklaring harus akurat dan sesuai dengan keadaan sebenarnya untuk menghindari masalah hukum di kemudian hari.
Pentingnya memahami cara membuat paklaring sendiri tidak hanya berlaku bagi karyawan, tetapi juga bagi HRD dan pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab menerbitkan dokumen ini. Proses pembuatan yang tepat akan memastikan dokumen tersebut dapat diterima dan digunakan untuk berbagai keperluan resmi.
Paklaring memiliki beragam fungsi penting yang membuatnya menjadi dokumen wajib bagi setiap pekerja. Fungsi utama paklaring adalah sebagai bukti pengalaman kerja saat melamar pekerjaan baru. Banyak perusahaan, terutama untuk posisi supervisor atau manajerial, mensyaratkan calon karyawan melampirkan paklaring dari tempat kerja sebelumnya sebagai verifikasi pengalaman dan kompetensi.
Dalam urusan BPJS Ketenagakerjaan, paklaring menjadi dokumen krusial untuk pencairan dana Jaminan Hari Tua (JHT). Tanpa paklaring yang sah, proses pencairan JHT akan terhambat atau bahkan ditolak. Dokumen ini membuktikan bahwa seseorang sudah tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut dan berhak mencairkan dana JHT yang telah terkumpul selama masa kerja.
Sektor perbankan dan lembaga keuangan juga sering meminta paklaring sebagai syarat pengajuan kredit, KPR, atau kartu kredit. Melansir dari berbagai kebijakan bank, paklaring berfungsi sebagai bukti kemampuan finansial dan stabilitas pekerjaan calon debitur. Kombinasi paklaring dengan slip gaji terakhir memberikan gambaran komprehensif tentang profil keuangan seseorang.
Fungsi lain yang tidak kalah penting adalah untuk pengajuan beasiswa, baik dalam negeri maupun luar negeri. Banyak program beasiswa profesional mensyaratkan paklaring sebagai bukti pengalaman kerja yang relevan dengan bidang studi yang akan diambil. Dokumen ini juga diperlukan untuk berbagai keperluan administratif lainnya seperti pengajuan visa kerja atau studi ke luar negeri.
Untuk mendapatkan paklaring, karyawan harus memenuhi beberapa syarat yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Syarat pertama dan paling umum adalah masa kerja minimal satu tahun. Ketentuan ini diberlakukan karena karyawan dengan masa kerja kurang dari satu tahun dianggap belum memiliki pengalaman yang cukup matang dan profesional di perusahaan tersebut.
Proses pengunduran diri yang baik menjadi syarat kedua yang tidak kalah penting. Karyawan harus mengikuti prosedur resign yang benar, termasuk memberikan one month notice sesuai kontrak kerja dan menyelesaikan semua tanggung jawab pekerjaan. Karyawan yang resign secara mendadak atau meninggalkan pekerjaan tanpa pemberitahuan yang proper umumnya akan kesulitan mendapatkan paklaring.
Pemenuhan seluruh kewajiban kerja menjadi syarat ketiga yang harus dipenuhi. Ini mencakup penyelesaian semua tugas yang menjadi tanggung jawab, penyerahan aset perusahaan, dan tidak memiliki tunggakan atau masalah administratif dengan perusahaan. Karyawan yang masih memiliki kewajiban yang belum diselesaikan biasanya akan diminta menyelesaikannya terlebih dahulu sebelum paklaring diterbitkan.
Menurut pernyataan Safril Nurhalimi, penyuluh hukum ahli madya, perusahaan sebagai pemberi kerja wajib memberikan surat keterangan kerja kepada karyawannya, bahkan untuk pekerja harian sekalipun. Berdasarkan KUHPerdata 1239, jika perusahaan menolak memberikan paklaring tanpa alasan yang jelas, mereka harus bertanggung jawab atas kerugian yang timbul akibat penolakan tersebut.
Meskipun paklaring tidak dapat dibuat secara mandiri oleh karyawan, memahami cara membuat paklaring sendiri dalam konteks ini berarti mengetahui proses dan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mendapatkan dokumen tersebut. Langkah pertama adalah mengajukan permohonan resmi kepada bagian HRD atau kepegawaian perusahaan, baik secara lisan maupun tertulis.
Permohonan tertulis melalui email lebih direkomendasikan karena memberikan jejak dokumentasi yang jelas. Dalam email permohonan, cantumkan data pribadi lengkap seperti nama, NIK, jabatan terakhir, periode kerja, dan tujuan penggunaan paklaring. Format email yang profesional dan sopan akan mempercepat proses persetujuan dari pihak HRD.
Setelah permohonan diajukan, pihak HRD akan melakukan verifikasi data dan memproses pembuatan surat. Proses ini biasanya memakan waktu 1-7 hari kerja tergantung kebijakan internal perusahaan. Selama menunggu, pastikan semua kewajiban administratif telah diselesaikan dan tidak ada tunggakan yang dapat menghambat penerbitan paklaring.
Langkah terakhir adalah pengambilan atau penerimaan paklaring yang sudah jadi. Periksa dengan teliti semua informasi yang tercantum dalam surat, mulai dari nama, jabatan, periode kerja, hingga tanda tangan dan stempel perusahaan. Jika terdapat kesalahan, segera laporkan kepada HRD untuk dilakukan perbaikan sebelum dokumen digunakan untuk keperluan resmi.
Format paklaring yang benar harus mengikuti struktur surat resmi perusahaan dengan komponen-komponen yang lengkap dan sesuai standar. Bagian pertama adalah kop surat perusahaan yang mencakup nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Kop surat ini menunjukkan keaslian dan keresmiaan dokumen yang diterbitkan.
Nomor surat menjadi elemen penting berikutnya yang berfungsi sebagai identifikasi dan memudahkan pengarsipan. Format nomor surat biasanya terdiri dari kode surat, nomor urutan, nama perusahaan, bulan dalam angka romawi, dan tahun penerbitan. Contoh format: 001/HRD/ABC/III/2024, yang menunjukkan surat pertama dari HRD perusahaan ABC pada bulan Maret 2024.
Bagian isi surat harus memuat informasi lengkap tentang karyawan yang bersangkutan, meliputi nama lengkap sesuai KTP, jabatan terakhir, periode kerja yang jelas (tanggal mulai dan berakhir), serta keterangan singkat tentang kinerja atau kontribusi selama bekerja. Hindari mencantumkan alasan pengunduran diri yang bersifat negatif atau dapat merugikan karyawan di masa depan.
Penutup surat harus mencakup pernyataan bahwa surat dibuat dengan sebenar-benarnya dan dapat digunakan sebagaimana mestinya. Bagian pengesahan meliputi tempat dan tanggal pembuatan, nama dan jabatan pejabat yang menandatangani, tanda tangan basah, dan stempel resmi perusahaan. Semua elemen ini harus lengkap agar paklaring dapat diterima untuk berbagai keperluan resmi.
Timing pengajuan paklaring sangat penting untuk diperhatikan. Sebaiknya ajukan permohonan paklaring segera setelah proses resign selesai atau saat exit interview berlangsung. Jangan menunda pengajuan hingga bertahun-tahun karena dapat menyulitkan proses verifikasi data dan bahkan berisiko kehilangan jejak administratif jika terjadi pergantian manajemen atau sistem di perusahaan.
Verifikasi data sebelum paklaring diterbitkan merupakan langkah krusial yang sering diabaikan. Pastikan semua informasi yang akan dicantumkan sudah benar, mulai dari ejaan nama, jabatan, hingga tanggal kerja. Kesalahan kecil dalam paklaring dapat menimbulkan masalah besar saat digunakan untuk keperluan resmi seperti melamar kerja atau mengurus BPJS.
Penyimpanan paklaring harus dilakukan dengan sistem yang terorganisir dan aman. Simpan dokumen asli dalam folder khusus yang terlindung dari kelembaban dan kerusakan fisik. Buat salinan digital dengan kualitas scan yang baik dan simpan di beberapa lokasi, termasuk cloud storage untuk backup. Hal ini penting karena paklaring sulit untuk diterbitkan ulang jika hilang atau rusak.
Arsipkan paklaring bersama dengan dokumen karier penting lainnya seperti sertifikat, ijazah, dan surat rekomendasi. Buat sistem pengarsipan yang memudahkan pencarian saat dokumen dibutuhkan secara mendadak. Pertimbangkan untuk membuat ringkasan karier yang mencantumkan semua tempat kerja beserta periode dan jabatan untuk memudahkan referensi di masa depan.
Tidak, paklaring tidak bisa dibuat sendiri oleh karyawan. Dokumen ini harus dibuat oleh pihak HRD atau bagian kepegawaian perusahaan dan mendapat persetujuan dari atasan yang berwenang. Paklaring yang dibuat sendiri tidak memiliki kekuatan hukum dan tidak akan diterima untuk keperluan resmi.
Waktu pembuatan paklaring bervariasi tergantung kebijakan perusahaan, umumnya berkisar antara 1-7 hari kerja. Beberapa perusahaan dapat menerbitkan paklaring dalam 1-2 hari, sementara yang lain membutuhkan waktu lebih lama untuk proses verifikasi dan persetujuan internal.
Berdasarkan KUHPerdata Pasal 1602z, perusahaan wajib memberikan surat keterangan kerja kepada karyawan. Jika perusahaan menolak tanpa alasan yang jelas, Anda dapat melakukan konsultasi hukum atau melaporkan ke Dinas Tenaga Kerja setempat untuk mendapatkan bantuan penyelesaian masalah.
Paklaring tidak memiliki masa berlaku khusus karena berfungsi sebagai bukti historis pengalaman kerja. Namun, beberapa institusi mungkin mensyaratkan paklaring yang diterbitkan dalam periode waktu tertentu, biasanya tidak lebih dari 6 bulan untuk keperluan tertentu seperti pengajuan kredit.
Kebijakan ini bervariasi antar perusahaan, namun umumnya paklaring hanya diberikan untuk karyawan dengan masa kerja minimal satu tahun. Untuk masa kerja di bawah satu tahun, biasanya perusahaan hanya memberikan surat keterangan bahwa seseorang pernah bekerja tanpa detail penilaian kinerja.
Paklaring adalah surat keterangan objektif yang menyatakan fakta bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan dengan periode dan jabatan tertentu. Sementara surat rekomendasi berisi penilaian subjektif dari atasan tentang kelebihan, kekurangan, dan rekomendasi untuk calon pemberi kerja baru.
Tidak semua pekerjaan mensyaratkan paklaring, namun dokumen ini sangat berguna untuk melamar posisi yang membutuhkan verifikasi pengalaman kerja. Posisi manajerial, supervisor, atau pekerjaan yang membutuhkan keahlian khusus biasanya mensyaratkan paklaring sebagai bukti kompetensi dan pengalaman kandidat.