Contoh Surat Pemberhentian Kerja: Panduan Lengkap dan Template Resmi

1. Pengertian Surat Pemberhentian Kerja

Surat pemberhentian kerja adalah dokumen formal yang dikeluarkan perusahaan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan karyawan. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa telah terjadi Pemutusan Hubungan Kerja atau PHK antara pemberi kerja dan pekerja berdasarkan alasan tertentu yang sah menurut hukum.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang telah direvisi melalui UU Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, pemutusan hubungan kerja adalah pengakhiran hak dan kewajiban antara pekerja dan pengusaha. Setiap tindakan PHK harus memiliki landasan hukum yang kuat dan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan.

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja, prinsip utama dalam PHK adalah bahwa semua pihak harus berupaya untuk menghindari terjadinya pemutusan hubungan kerja. Namun jika PHK tidak dapat dihindari, maka harus dilakukan sesuai prosedur yang benar dengan memberikan surat pemberhentian kerja sebagai pemberitahuan resmi.

Surat ini memiliki fungsi penting sebagai dokumen administratif yang melindungi hak kedua belah pihak. Bagi perusahaan, surat pemberhentian kerja menjadi bukti bahwa PHK dilakukan secara prosedural dan legal. Sementara bagi karyawan, dokumen ini menjadi dasar untuk mengklaim hak-haknya seperti pesangon, penghargaan masa kerja, dan kompensasi lainnya yang diatur dalam undang-undang ketenagakerjaan.

2. Komponen Penting dalam Surat Pemberhentian Kerja

Sebuah contoh surat pemberhentian kerja yang baik harus memuat beberapa komponen penting agar memiliki kekuatan hukum yang sah. Komponen-komponen ini bukan hanya formalitas, tetapi merupakan persyaratan yang diatur dalam peraturan ketenagakerjaan untuk melindungi kepentingan kedua belah pihak.

Komponen pertama adalah kepala surat atau kop perusahaan yang mencantumkan nama lengkap perusahaan, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya. Kop surat ini menunjukkan bahwa dokumen berasal dari sumber resmi perusahaan. Selanjutnya, surat harus memiliki nomor surat yang unik untuk keperluan arsip dan administrasi perusahaan.

Bagian perihal atau subjek surat harus ditulis dengan jelas, biasanya berbunyi "Surat Pemutusan Hubungan Kerja" atau "Surat Pemberhentian Kerja". Kemudian, identitas lengkap karyawan yang diberhentikan harus dicantumkan dengan detail, meliputi nama lengkap, jabatan, dan nomor induk karyawan jika ada. Informasi ini penting untuk memastikan tidak terjadi kesalahan identifikasi.

Isi surat harus menjelaskan alasan pemberhentian kerja secara spesifik dan objektif. Alasan ini harus sesuai dengan ketentuan yang diperbolehkan dalam Pasal 154A ayat (1) UU Ketenagakerjaan dan Pasal 36 PP 35/2021. Tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja juga wajib dicantumkan dengan jelas agar tidak menimbulkan kebingungan mengenai kapan status karyawan berakhir.

Surat pemberhentian kerja juga perlu menyebutkan hak-hak karyawan yang akan diterima, seperti uang pesangon, penghargaan masa kerja, dan penggantian hak lainnya sesuai ketentuan yang berlaku. Bagian penutup berisi ucapan terima kasih atas kontribusi karyawan selama bekerja, diikuti dengan tempat dan tanggal pembuatan surat, tanda tangan pejabat berwenang, nama terang, dan stempel perusahaan sebagai pengesahan dokumen.

3. Jenis-Jenis Surat Pemberhentian Kerja Berdasarkan Alasan PHK

Contoh surat pemberhentian kerja dapat dibedakan berdasarkan alasan yang mendasari pemutusan hubungan kerja tersebut. Setiap jenis memiliki format dan penekanan yang berbeda sesuai dengan konteks pemberhentiannya.

1. Surat Pemberhentian Kerja karena Pelanggaran Disiplin

Jenis surat ini diterbitkan ketika karyawan melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau perjanjian kerja bersama setelah mendapat surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga. Surat harus mencantumkan riwayat pelanggaran dan surat peringatan yang telah diberikan sebelumnya sebagai bukti bahwa perusahaan telah memberikan kesempatan perbaikan.

2. Surat Pemberhentian Kerja karena Efisiensi Perusahaan

Surat ini dikeluarkan ketika perusahaan mengalami kondisi keuangan yang tidak stabil dan harus mengurangi jumlah karyawan. Alasan efisiensi harus dijelaskan secara transparan, seperti penurunan omset, kerugian berkelanjutan, atau restrukturisasi organisasi. Karyawan yang terkena PHK jenis ini berhak mendapat kompensasi penuh sesuai ketentuan undang-undang.

3. Surat Pemberhentian Kerja karena Mangkir

Berdasarkan ketentuan hukum ketenagakerjaan, karyawan yang mangkir atau tidak masuk kerja tanpa keterangan selama 5 hari kerja berturut-turut dapat dikenakan PHK. Surat pemberhentian kerja harus menyebutkan tanggal-tanggal ketidakhadiran dan bukti bahwa perusahaan telah melakukan panggilan tertulis sebanyak dua kali namun tidak direspons oleh karyawan.

4. Surat Pemberhentian Kerja karena Berakhirnya Kontrak

Untuk karyawan dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), surat pemberhentian kerja diterbitkan ketika masa kontrak telah berakhir dan tidak diperpanjang. Pemberitahuan harus diberikan maksimal 7 hari sebelum tanggal berakhirnya kontrak sesuai ketentuan PP 35/2021. Surat ini bersifat lebih netral karena pemberhentian terjadi sesuai kesepakatan awal.

5. Surat Pemberhentian Kerja karena Pengunduran Diri

Meskipun inisiatif berasal dari karyawan, perusahaan tetap perlu mengeluarkan surat pemberhentian kerja sebagai konfirmasi resmi. Surat harus menyebutkan bahwa pengunduran diri dilakukan atas kemauan sendiri, telah memenuhi masa pemberitahuan minimal 30 hari, dan karyawan telah menyelesaikan seluruh kewajibannya.

6. Surat Pemberhentian Kerja karena Sakit Berkepanjangan

Ketika karyawan mengalami sakit yang berkepanjangan atau cacat akibat kecelakaan kerja dan tidak dapat melakukan pekerjaan setelah melampaui batas 12 bulan masa pengobatan, perusahaan dapat melakukan PHK. Surat harus disertai dengan keterangan medis dan penjelasan bahwa perusahaan telah memberikan waktu pemulihan yang cukup sesuai ketentuan hukum.

7. Surat Pemberhentian Kerja karena Usia Pensiun

Pemberhentian kerja karena memasuki usia pensiun merupakan hal yang wajar dan telah diatur dalam peraturan perusahaan. Surat pemberhentian kerja jenis ini biasanya bersifat apresiatif, mencantumkan penghargaan atas dedikasi karyawan selama bertahun-tahun, dan menjelaskan hak-hak pensiun yang akan diterima.

4. Contoh Format Surat Pemberhentian Kerja yang Benar

Berikut adalah contoh surat pemberhentian kerja dengan format yang sesuai standar hukum ketenagakerjaan di Indonesia:

PT MAJU BERSAMA SEJAHTERA
Jl. Sudirman No. 123 Jakarta Pusat 10220
Telp. (021) 5551234 | Email: hrd@@majubersama.co.id

Nomor: 045/HRD-PHK/V/2024
Perihal: Surat Pemutusan Hubungan Kerja

Jakarta, 15 Mei 2024

Kepada Yth.
Sdr. Ahmad Fauzi
Staff Bagian Produksi
Di tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil evaluasi kinerja dan kedisiplinan Saudara selama 6 bulan terakhir setelah diterbitkannya surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga, kami menilai tidak ada peningkatan yang signifikan dalam kinerja dan kedisiplinan kerja Saudara. Pelanggaran yang dilakukan meliputi keterlambatan berulang, tidak menyelesaikan target pekerjaan, dan ketidakpatuhan terhadap prosedur operasional standar perusahaan.

Dengan ini kami menyampaikan bahwa PT Maju Bersama Sejahtera memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan Saudara Ahmad Fauzi terhitung sejak tanggal 1 Juni 2024. Keputusan ini diambil sesuai dengan ketentuan Pasal 154A UU Ketenagakerjaan dan Pasal 36 PP 35/2021 tentang Pemutusan Hubungan Kerja.

Sebagai kompensasi atas pemutusan hubungan kerja ini, Saudara berhak menerima:

• Uang pesangon sesuai masa kerja 3 tahun sebesar 3 bulan upah
• Uang penghargaan masa kerja sebesar 2 bulan upah
• Uang penggantian hak meliputi cuti yang belum diambil dan kompensasi lainnya

Pembayaran seluruh hak Saudara akan diproses paling lambat 14 hari kerja setelah tanggal efektif PHK. Kami mohon Saudara menyelesaikan proses serah terima pekerjaan dan pengembalian aset perusahaan kepada atasan langsung sebelum tanggal 31 Mei 2024.

Demikian surat pemutusan hubungan kerja ini kami sampaikan. Atas dedikasi dan kontribusi Saudara selama bekerja di perusahaan kami, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT Maju Bersama Sejahtera

Bambang Suryanto
HRD Manager

5. Prosedur Penyampaian Surat Pemberhentian Kerja

Penyampaian contoh surat pemberhentian kerja tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Ada prosedur yang harus diikuti agar proses PHK dianggap sah secara hukum dan tidak menimbulkan perselisihan di kemudian hari.

Langkah pertama adalah melakukan pertemuan tatap muka antara perwakilan perusahaan, biasanya HRD Manager atau atasan langsung, dengan karyawan yang akan diberhentikan. Pertemuan ini sebaiknya dilakukan di ruangan tertutup untuk menjaga privasi dan kenyamanan kedua belah pihak. Dalam pertemuan ini, jelaskan alasan pemberhentian secara objektif dan profesional tanpa bersikap emosional.

Setelah penjelasan lisan diberikan, serahkan surat pemberhentian kerja secara langsung kepada karyawan. Minta karyawan untuk membaca surat tersebut dan berikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan atau klarifikasi. Penting untuk mencatat bahwa karyawan telah menerima surat dengan meminta tanda tangan pada lembar tanda terima atau salinan surat sebagai bukti penyerahan.

Jika karyawan menolak menerima surat atau tidak hadir saat dipanggil, perusahaan dapat mengirimkan surat melalui pos tercatat atau jasa kurir dengan bukti pengiriman. Dokumentasikan seluruh proses penyampaian surat ini dengan baik, termasuk foto, video, atau saksi yang hadir, karena dapat menjadi bukti jika terjadi sengketa ketenagakerjaan di masa mendatang.

Berikan juga penjelasan mengenai hak-hak yang akan diterima karyawan, prosedur klaim, dan jadwal pembayaran kompensasi. Transparansi dalam komunikasi akan membantu mengurangi potensi konflik dan menunjukkan bahwa perusahaan menghormati hak-hak karyawan meskipun harus melakukan pemberhentian.

6. Hak-Hak Karyawan yang Terkena PHK

Setiap karyawan yang mengalami pemutusan hubungan kerja memiliki hak-hak yang dilindungi oleh undang-undang. Pemahaman tentang hak-hak ini penting agar perusahaan dapat memenuhi kewajibannya dan karyawan dapat mengklaim apa yang menjadi haknya.

Uang Pesangon

Uang pesangon adalah kompensasi utama yang wajib dibayarkan perusahaan kepada karyawan yang di-PHK. Besaran uang pesangon dihitung berdasarkan masa kerja karyawan. Untuk masa kerja kurang dari 1 tahun, karyawan berhak mendapat 1 bulan upah. Masa kerja 1 tahun hingga kurang dari 2 tahun mendapat 2 bulan upah, dan seterusnya hingga maksimal 9 bulan upah untuk masa kerja 8 tahun atau lebih.

Uang Penghargaan Masa Kerja

Selain pesangon, karyawan juga berhak atas uang penghargaan masa kerja yang besarannya juga ditentukan oleh lamanya bekerja. Karyawan dengan masa kerja 3 hingga 6 tahun berhak mendapat 2 bulan upah, 6 hingga 9 tahun mendapat 3 bulan upah, dan terus meningkat hingga maksimal 10 bulan upah untuk masa kerja 24 tahun atau lebih.

Uang Penggantian Hak

Komponen ketiga adalah uang penggantian hak yang mencakup cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, biaya atau ongkos pulang untuk pekerja dan keluarganya ke tempat pekerja diterima bekerja, serta hak-hak lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Penghitungan ini harus dilakukan secara detail dan transparan.

Menurut ketentuan dalam UU Cipta Kerja dan PP 35/2021, besaran kompensasi dapat bervariasi tergantung pada alasan PHK. Misalnya, PHK karena kesalahan berat karyawan akan mendapat kompensasi yang berbeda dengan PHK karena efisiensi perusahaan. Perusahaan wajib menghitung dan membayarkan seluruh hak karyawan paling lambat dalam waktu yang ditentukan setelah tanggal efektif PHK.

7. Kesalahan Umum dalam Membuat Surat Pemberhentian Kerja

Banyak perusahaan melakukan kesalahan dalam menyusun contoh surat pemberhentian kerja yang dapat berakibat fatal secara hukum. Kesalahan pertama adalah tidak mencantumkan alasan PHK secara spesifik dan jelas. Alasan yang terlalu umum atau tidak didukung bukti dapat menjadi celah bagi karyawan untuk menggugat keabsahan PHK tersebut.

Kesalahan kedua adalah melakukan PHK tanpa melalui prosedur yang benar, seperti tidak memberikan surat peringatan terlebih dahulu untuk kasus pelanggaran disiplin, atau tidak melakukan perundingan bipartit sebelum memutuskan PHK. Prosedur yang diatur dalam Pasal 37 hingga 39 PP 35/2021 harus diikuti dengan ketat untuk menghindari gugatan di pengadilan hubungan industrial.

Kesalahan ketiga adalah tidak mencantumkan hak-hak karyawan secara lengkap dalam surat atau bahkan tidak membayarkan kompensasi sesuai ketentuan. Hal ini dapat membuat perusahaan digugat dan harus membayar denda serta kompensasi tambahan. Perusahaan juga sering melakukan kesalahan dengan memberikan surat pemberhentian kerja secara mendadak tanpa pemberitahuan sebelumnya, terutama untuk karyawan kontrak yang seharusnya diberi tahu 7 hari sebelum kontrak berakhir.

Kesalahan lain yang perlu dihindari adalah menggunakan bahasa yang kasar, menghakimi, atau merendahkan dalam surat. Meskipun PHK dilakukan karena kesalahan karyawan, surat harus tetap menggunakan bahasa yang profesional dan menghormati martabat karyawan. Hindari juga mencantumkan informasi yang bersifat diskriminatif atau melanggar privasi karyawan yang dapat menjadi dasar gugatan pelanggaran hak asasi manusia.

8. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apakah perusahaan wajib memberikan surat pemberhentian kerja kepada karyawan yang di-PHK?

Ya, perusahaan wajib memberikan surat pemberhentian kerja sebagai bukti formal pengakhiran hubungan kerja. Surat ini penting sebagai dokumen administratif yang melindungi hak kedua belah pihak dan dapat digunakan sebagai bukti jika terjadi perselisihan ketenagakerjaan di kemudian hari.

2. Berapa lama waktu yang diberikan perusahaan untuk memberitahu karyawan sebelum PHK?

Untuk karyawan dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), perusahaan wajib memberitahu maksimal 7 hari sebelum tanggal berakhirnya kontrak. Sementara untuk kasus PHK lainnya, waktu pemberitahuan dapat bervariasi tergantung kesepakatan dan jenis PHK, namun sebaiknya diberikan waktu yang cukup agar karyawan dapat mempersiapkan diri.

3. Apa yang harus dilakukan jika karyawan menolak menerima surat pemberhentian kerja?

Jika karyawan menolak menerima surat secara langsung, perusahaan dapat mengirimkan surat melalui pos tercatat atau jasa kurir dengan bukti pengiriman. Dokumentasikan proses penolakan ini dengan baik, termasuk membuat berita acara yang ditandatangani oleh saksi, karena dapat menjadi bukti bahwa perusahaan telah melakukan upaya penyampaian surat sesuai prosedur.

4. Apakah contoh surat pemberhentian kerja harus dibuat dalam bahasa Indonesia?

Untuk perusahaan yang beroperasi di Indonesia, surat pemberhentian kerja sebaiknya dibuat dalam bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan hukum ketenagakerjaan nasional. Namun, untuk perusahaan multinasional atau karyawan asing, dapat dibuat versi bilingual dengan bahasa Indonesia sebagai bahasa utama dan bahasa Inggris sebagai terjemahan.

5. Bagaimana jika alasan PHK yang tercantum dalam surat tidak sesuai dengan kenyataan?

Karyawan memiliki hak untuk menggugat keabsahan PHK jika merasa alasan yang tercantum tidak sesuai fakta atau tidak berdasar. Gugatan dapat diajukan melalui mekanisme penyelesaian perselisihan hubungan industrial, dimulai dari perundingan bipartit, mediasi, konsiliasi, hingga ke Pengadilan Hubungan Industrial jika tidak mencapai kesepakatan.

6. Apakah karyawan yang mengundurkan diri juga perlu mendapat surat pemberhentian kerja?

Ya, meskipun pengunduran diri berasal dari inisiatif karyawan, perusahaan tetap perlu mengeluarkan surat pemberhentian kerja atau surat penerimaan pengunduran diri sebagai konfirmasi resmi. Surat ini penting sebagai bukti bahwa hubungan kerja telah berakhir secara sah dan karyawan telah menyelesaikan seluruh kewajibannya kepada perusahaan.

7. Berapa lama perusahaan harus membayar hak-hak karyawan setelah PHK?

Berdasarkan praktik umum dan ketentuan yang berlaku, perusahaan sebaiknya membayarkan seluruh hak karyawan paling lambat 14 hari kerja setelah tanggal efektif PHK. Pembayaran yang tertunda dapat menjadi masalah hukum dan karyawan berhak melaporkan perusahaan ke Dinas Ketenagakerjaan atau mengajukan gugatan untuk menuntut haknya.