Contoh Surat Perpanjang Kontrak Kerja

Surat perpanjang kontrak kerja adalah dokumen formal yang diajukan oleh karyawan kepada pemberi kerja untuk memperpanjang masa kerja yang telah disepakati sebelumnya. Dokumen ini menjadi bukti tertulis bahwa karyawan berkeinginan melanjutkan hubungan kerja dengan perusahaan atau instansi terkait.

Dokumen perpanjangan ini memiliki kekuatan hukum karena melibatkan perjanjian kerja antara dua belah pihak. Keberadaannya sangat penting untuk memberikan kepastian hukum bagi karyawan maupun perusahaan dalam melanjutkan kerja sama yang telah terjalin.

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, perpanjangan kontrak dapat dilakukan dengan ketentuan tertentu yang harus dipatuhi oleh kedua belah pihak. Aturan ini menjadi landasan hukum dalam proses perpanjangan kontrak kerja di Indonesia.

Fungsi utama dari contoh surat perpanjang kontrak kerja adalah sebagai pengingat resmi kepada perusahaan bahwa masa kontrak akan segera berakhir. Selain itu, dokumen ini menunjukkan bahwa karyawan merasa puas dengan pekerjaan sebelumnya dan ingin melanjutkan kontribusinya di perusahaan tersebut.

Terdapat berbagai jenis surat perpanjangan kontrak yang disesuaikan dengan status kepegawaian. Setiap jenis memiliki format dan persyaratan yang berbeda sesuai dengan ketentuan instansi atau perusahaan.

1. Surat Perpanjang Kontrak Karyawan Swasta - Digunakan oleh karyawan yang bekerja di perusahaan swasta dengan sistem kontrak. Format surat ini umumnya lebih sederhana dan fleksibel, disesuaikan dengan kebijakan perusahaan masing-masing. Karyawan perlu mencantumkan data diri lengkap, jabatan, serta periode kontrak sebelumnya.
2. Surat Perpanjang Kontrak Pegawai Dinas - Ditujukan untuk pegawai yang bekerja di lingkungan dinas pemerintahan seperti kesehatan, pendidikan, atau pariwisata. Dokumen ini memerlukan kelengkapan berkas yang lebih detail termasuk BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan sebagai syarat perpanjangan.
3. Surat Perpanjang Kontrak Pegawai Honorer - Khusus untuk tenaga honorer yang mengabdi di instansi pemerintah. Surat ini ditujukan kepada pejabat tertinggi di tempat pengabdian dan memerlukan lampiran berkas pendukung seperti ijazah, KTP, dan daftar riwayat hidup.
4. Surat Perpanjang Kontrak Tenaga Pendidik - Diperuntukkan bagi guru atau tenaga pendidik yang ingin melanjutkan kontrak mengajar. Format khusus ini memerlukan pencantuman Nomor Registrasi Guru (NRG) dan Surat Keputusan Pengangkatan dari Kepala Dinas Pendidikan.
5. Surat Perpanjang Kontrak Tenaga Kesehatan - Digunakan oleh dokter, perawat, atau tenaga kesehatan lainnya. Dokumen ini wajib dilampiri dengan sertifikat profesi seperti Surat Tanda Registrasi (STR) dan Surat Izin Praktik (SIP) yang masih berlaku.
6. Surat Perpanjang Kontrak Pegawai BLUD - Khusus untuk pegawai Badan Layanan Umum Daerah yang memiliki format tersendiri. Persyaratan meliputi Sasaran Kerja Pegawai (SKP) yang telah ditandatangani atasan dan berkas kelengkapan lainnya sesuai ketentuan.
7. Surat Perpanjang Kontrak dengan Kop Resmi - Beberapa instansi mengharuskan penggunaan kop resmi dalam pembuatan surat perpanjangan. Format ini memberikan kesan lebih formal dan menunjukkan keseriusan dalam pengajuan permohonan.

Landasan hukum perpanjangan kontrak kerja di Indonesia telah diatur secara jelas dalam peraturan perundang-undangan. Undang-Undang Cipta Kerja pada Pasal 59 Ayat 4 menyebutkan bahwa ketentuan perpanjangan kontrak diatur lebih lanjut dalam Peraturan Pemerintah.

Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 mengatur bahwa Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dapat dilakukan maksimal selama 2 tahun. Setelah masa tersebut berakhir dan tidak diperpanjang lagi, status karyawan otomatis berubah menjadi karyawan tetap dengan segala hak dan kewajibannya.

Ketentuan penting lainnya adalah waktu pengajuan contoh surat perpanjang kontrak kerja yang harus diajukan paling lambat satu minggu sebelum masa kontrak berakhir. Aturan ini memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan untuk mempertimbangkan dan memproses perpanjangan kontrak tersebut.

Perpanjangan PKWT hanya dapat dilakukan satu kali dengan jangka waktu maksimal satu tahun. Artinya, jika kontrak awal adalah dua tahun, maka perpanjangan hanya bisa dilakukan maksimal satu tahun saja, sehingga total masa kontrak tidak melebihi tiga tahun.

Setiap surat perpanjangan kontrak kerja harus memuat komponen-komponen penting agar dapat diproses dengan baik. Kelengkapan komponen ini menentukan keabsahan dan kelancaran proses perpanjangan.

1. Judul Surat - Bagian paling atas yang menyatakan maksud dokumen, ditulis dengan jelas "Surat Permohonan Perpanjangan Kontrak Kerja". Judul sebaiknya ditulis dengan huruf kapital dan dicetak tebal untuk memberikan penekanan.
2. Perihal dan Tujuan Penerima - Mencantumkan perihal perpanjangan kontrak beserta jumlah lampiran yang disertakan. Tujuan penerima harus jelas menyebutkan jabatan, nama perusahaan atau instansi, dan alamat lengkap.
3. Data Diri Lengkap - Informasi personal yang mencakup nama lengkap, tempat tanggal lahir, alamat domisili, pendidikan terakhir, dan jabatan saat ini. Data ini penting untuk identifikasi dan verifikasi oleh pihak HRD.
4. Masa Kontrak Sebelumnya - Penjelasan tentang kapan kontrak dimulai dan kapan akan berakhir, termasuk nomor surat perjanjian kontrak sebelumnya. Informasi ini membantu perusahaan melacak riwayat kontrak karyawan.
5. Pernyataan Permohonan - Kalimat formal yang menyatakan maksud untuk mengajukan perpanjangan kontrak kerja. Gunakan bahasa yang sopan dan profesional dalam menyampaikan permohonan.
6. Lampiran Berkas - Daftar dokumen pendukung seperti fotokopi KTP, ijazah terakhir yang dilegalisir, curriculum vitae, sertifikat profesi, dan dokumen lain sesuai persyaratan. Kelengkapan berkas ini menjadi bahan pertimbangan perusahaan.
7. Kalimat Penutup - Ucapan terima kasih dan harapan atas perhatian pihak perusahaan. Kalimat penutup harus singkat namun tetap menunjukkan kesopanan dan profesionalisme.
8. Tanda Tangan dan Nama Terang - Komponen terakhir yang mengesahkan dokumen. Tanda tangan dapat berupa tanda tangan basah atau tanda tangan digital yang sah secara hukum.

Pembuatan surat perpanjangan kontrak memerlukan ketelitian dan pemahaman tentang format yang benar. Berikut adalah langkah-langkah sistematis dalam menyusun dokumen ini.

Langkah pertama adalah menyiapkan format dokumen dengan menggunakan aplikasi pengolah kata. Pastikan menggunakan font yang formal seperti Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12 untuk memudahkan pembacaan.

1. Membuat Header Surat - Tuliskan judul "SURAT PERMOHONAN PERPANJANGAN KONTRAK KERJA" di bagian atas tengah dengan huruf kapital dan cetak tebal. Jika instansi mengharuskan kop surat, letakkan kop resmi di bagian paling atas.
2. Menuliskan Perihal dan Penerima - Di bawah judul, cantumkan perihal perpanjangan kontrak dan jumlah lampiran. Kemudian tuliskan tujuan surat dengan format "Yth. [Jabatan] [Nama Perusahaan/Instansi] di [Alamat]".
3. Membuat Paragraf Pembuka - Awali dengan salam pembuka "Dengan hormat," kemudian lanjutkan dengan kalimat "Saya yang bertanda tangan di bawah ini". Paragraf ini menjadi pengantar sebelum mencantumkan data diri.
4. Mencantumkan Identitas Lengkap - Susun data diri dalam format yang rapi, bisa menggunakan tabel atau daftar. Pastikan semua informasi akurat dan sesuai dengan dokumen resmi yang dimiliki.
5. Menyampaikan Maksud Permohonan - Jelaskan dengan jelas bahwa Anda mengajukan perpanjangan kontrak yang akan berakhir pada tanggal tertentu. Sebutkan nomor surat perjanjian kontrak sebelumnya jika diperlukan.
6. Menyusun Daftar Lampiran - Buat daftar berkas yang dilampirkan secara terperinci. Pastikan semua dokumen yang disebutkan benar-benar dilampirkan untuk menghindari penundaan proses.
7. Menulis Penutup - Akhiri dengan kalimat penutup yang sopan seperti "Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pertimbangannya, saya ucapkan terima kasih." Buat penutup tidak lebih dari dua baris.
8. Membubuhkan Tanda Tangan - Sisakan ruang untuk tanda tangan di bagian kanan bawah, diikuti dengan nama terang di bawahnya. Untuk dokumen digital, gunakan tanda tangan elektronik yang sah.

Setelah selesai, periksa kembali seluruh isi contoh surat perpanjang kontrak kerja untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang terlewat. Dokumen yang rapi dan lengkap akan memberikan kesan profesional kepada pihak perusahaan.

Agar permohonan perpanjangan kontrak Anda disetujui, perhatikan beberapa tips penting dalam pembuatan surat. Kualitas dokumen yang baik mencerminkan profesionalisme dan keseriusan Anda.

1. Gunakan Bahasa Formal dan Baku - Hindari penggunaan bahasa sehari-hari atau slang dalam penulisan. Pilih kata-kata yang sopan, formal, dan mudah dipahami tanpa mengurangi makna yang ingin disampaikan.
2. Perhatikan Waktu Pengajuan - Ajukan surat minimal satu minggu sebelum kontrak berakhir sesuai ketentuan hukum. Pengajuan yang tepat waktu menunjukkan sikap profesional dan memberikan waktu cukup bagi perusahaan untuk memproses.
3. Lengkapi Semua Berkas Pendukung - Pastikan semua dokumen yang diminta dilampirkan dengan lengkap dan dalam kondisi baik. Berkas yang tidak lengkap dapat menyebabkan penundaan atau penolakan permohonan.
4. Periksa Kembali Data Diri - Verifikasi semua informasi personal yang dicantumkan agar sesuai dengan dokumen resmi. Kesalahan data dapat menimbulkan masalah dalam proses administrasi.
5. Buat Format yang Rapi - Tata letak dokumen harus terstruktur dengan baik, menggunakan spasi yang konsisten dan margin yang sesuai. Dokumen yang rapi lebih mudah dibaca dan memberikan kesan profesional.
6. Sertakan Nomor Kontak - Cantumkan nomor telepon atau email yang dapat dihubungi untuk memudahkan komunikasi. Ini penting jika perusahaan memerlukan klarifikasi atau informasi tambahan.
7. Tunjukkan Kontribusi Positif - Meskipun tidak wajib, Anda dapat menambahkan kalimat singkat tentang kontribusi atau pencapaian selama masa kontrak sebelumnya. Ini dapat menjadi nilai tambah dalam pertimbangan perusahaan.
8. Konsultasikan dengan HRD - Jika ada keraguan tentang format atau persyaratan, jangan ragu untuk berkonsultasi dengan bagian kepegawaian. Mereka dapat memberikan panduan yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Kapan waktu yang tepat mengajukan surat perpanjang kontrak kerja?

Waktu yang tepat untuk mengajukan contoh surat perpanjang kontrak kerja adalah minimal satu minggu sebelum masa kontrak berakhir sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang Cipta Kerja Pasal 59. Pengajuan yang lebih awal bahkan lebih baik karena memberikan waktu cukup bagi perusahaan untuk memproses dan mempertimbangkan permohonan Anda.

Apakah surat perpanjang kontrak harus menggunakan materai?

Penggunaan materai pada surat perpanjangan kontrak tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan atau instansi. Untuk pegawai BLUD misalnya, surat perpanjangan kontrak tidak harus bermaterai. Namun untuk dokumen perjanjian kontrak yang ditandatangani kedua belah pihak, biasanya memerlukan materai sebagai bukti pembayaran pajak dokumen.

Berapa kali kontrak kerja dapat diperpanjang?

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, PKWT dapat dilakukan maksimal 2 tahun dan hanya dapat diperpanjang satu kali dengan jangka waktu maksimal 1 tahun. Setelah total 3 tahun, jika hubungan kerja masih berlanjut, status karyawan otomatis berubah menjadi karyawan tetap.

Dokumen apa saja yang perlu dilampirkan dalam surat perpanjang kontrak?

Dokumen yang umumnya dilampirkan meliputi fotokopi KTP, ijazah terakhir yang dilegalisir, curriculum vitae terbaru, pas foto, fotokopi BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, serta sertifikat profesi untuk jabatan tertentu. Persyaratan spesifik dapat berbeda tergantung kebijakan perusahaan atau instansi tempat bekerja.

Apakah bisa menggunakan tanda tangan digital untuk surat perpanjang kontrak?

Ya, tanda tangan digital dapat digunakan untuk surat perpanjangan kontrak kerja terutama untuk dokumen yang diproses secara elektronik. Tanda tangan digital yang sah secara hukum memiliki kekuatan yang sama dengan tanda tangan basah dan dapat mempercepat proses administrasi, terutama untuk karyawan yang bekerja secara remote atau berada di luar daerah.

Apa yang terjadi jika surat perpanjang kontrak tidak diajukan tepat waktu?

Jika surat perpanjangan tidak diajukan sesuai batas waktu yang ditentukan, perusahaan mungkin menganggap karyawan tidak berminat melanjutkan kontrak. Hal ini dapat menyebabkan hubungan kerja berakhir secara otomatis saat masa kontrak habis. Dalam beberapa kasus, keterlambatan pengajuan juga dapat mempengaruhi proses administrasi dan penggajian periode berikutnya.

Apakah format surat perpanjang kontrak sama untuk semua jenis pekerjaan?

Format dasar contoh surat perpanjang kontrak kerja memang serupa, namun ada penyesuaian khusus untuk jenis pekerjaan tertentu. Tenaga pendidik perlu mencantumkan NRG, tenaga kesehatan harus melampirkan STR dan SIP, sedangkan pegawai dinas memerlukan berkas BPJS. Sebaiknya konfirmasi terlebih dahulu dengan bagian kepegawaian untuk mengetahui format dan persyaratan spesifik yang berlaku di tempat Anda bekerja.