Cara Menggunakan Meterai Elektronik untuk Dokumen Digital Anda

1. Apa Itu Meterai Elektronik dan Fungsinya

Meterai elektronik merupakan salah satu jenis meterai dalam format elektronik yang memiliki ciri khusus dan mengandung unsur pengaman sesuai ketentuan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Republik Indonesia. E-Meterai digunakan untuk membayar pajak atas dokumen elektronik dan menjadikan dokumen tersebut dapat digunakan sebagai alat bukti di pengadilan.

Penggunaan meterai elektronik telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai dan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 133/PMK.03/2021 sebagai regulasi pelaksanaannya. Meterai elektronik resmi berlaku dan dapat digunakan sejak 1 Oktober 2021.

Fungsi utama e-Meterai adalah sebagai tanda pembayaran pajak atas dokumen elektronik seperti surat resmi, perjanjian, kontrak, dan berbagai dokumen hukum lainnya dalam bentuk digital. Keberadaan e-Meterai bertujuan memberikan kemudahan dan efisiensi dalam proses administrasi, sekaligus mendukung upaya pengurangan penggunaan kertas atau paperless.

E-Meterai memiliki ciri-ciri khusus untuk memastikan keaslian dan validitasnya. Bentuk e-Meterai adalah persegi dengan dominan warna merah muda, terdapat kode unik berupa nomor seri, gambar lambang negara Garuda Pancasila, tulisan "METERAI ELEKTRONIK", serta angka 10000 dan tulisan "SEPULUH RIBU RUPIAH" yang menunjukkan tarif bea meterai.

2. Cara Registrasi Akun e-Meterai

Sebelum dapat menggunakan meterai elektronik, langkah pertama yang harus dilakukan adalah melakukan registrasi akun di portal resmi e-Meterai. Proses registrasi ini penting untuk memastikan identitas pengguna dan keamanan transaksi.

Berikut langkah-langkah registrasi akun e-Meterai:

1. Buka website e-Meterai di https://e-meterai.co.id/ atau melalui distributor resmi lainnya
2. Klik menu DAFTAR untuk melakukan pendaftaran akun baru
3. Pilih jenis pengguna akun sesuai kebutuhan: Personal (individu/pribadi), Enterprise (organisasi/instansi), atau Wholesale (rantai pasokan untuk distribusi)
4. Lakukan pengisian data diri dengan mengunggah KTP dalam format digital dengan ukuran maksimal 1 MB
5. Isi data diri secara lengkap dan unggah dokumen pendukung lainnya yang diperlukan
6. Masukkan kode OTP yang dikirimkan melalui SMS atau email untuk proses validasi identitas
7. Setelah verifikasi akun berhasil, proses registrasi selesai dan akun siap digunakan

Menurut informasi dari Kementerian Keuangan melalui kemenkeu.go.id, pembuatan e-Meterai dan penjualan meterai elektronik dilakukan oleh dua perusahaan negara, yaitu Perusahaan Umum Percetakan Uang RI (Perum Peruri) yang bertugas melakukan pembuatan dan distribusi meterai elektronik, serta PT Pos Indonesia (Persero) yang mendistribusikan dan melakukan penjualan.

3. Cara Membeli Kuota e-Meterai

Setelah memiliki akun yang terverifikasi, tahap selanjutnya dalam cara menggunakan meterai elektronik adalah melakukan pembelian kuota. Pembelian e-Meterai dapat dilakukan melalui berbagai distributor resmi yang telah ditunjuk oleh Perum Peruri.

Langkah-langkah membeli e-Meterai adalah sebagai berikut:

1. Login ke akun yang telah dibuat di https://e-meterai.co.id/ atau portal distributor resmi lainnya
2. Klik menu BELI E-METERAI pada halaman dashboard
3. Masukkan jumlah kuota e-Meterai yang hendak dibeli sesuai kebutuhan
4. Klik tombol Bayar untuk melanjutkan ke tahap pembayaran
5. Pilih metode pembayaran yang tersedia dan sesuai dengan preferensi Anda
6. Lakukan pembayaran sesuai metode yang dipilih hingga muncul notifikasi "Pembayaran Sukses"
7. Setelah pembayaran berhasil, saldo e-Meterai akan otomatis bertambah di akun Anda

Pembelian e-Meterai dikenai tarif sebesar Rp10.000 untuk setiap nominal e-Meterai sesuai dengan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai. Selain melalui portal online, pembelian e-Meterai juga dapat dilakukan melalui Alfamart, Indomaret, dan Kantor Pos untuk kemudahan akses masyarakat.

4. Cara Membubuhkan e-Meterai pada Dokumen

Tahap paling penting dalam cara menggunakan meterai elektronik adalah proses pembubuhan pada dokumen elektronik. Pembubuhan e-Meterai harus dilakukan dengan benar agar dokumen memiliki kekuatan hukum yang sah.

Sebelum melakukan pembubuhan, pastikan beberapa hal berikut: dokumen sudah ditandatangani, dokumen elektronik berukuran maksimal 800 KB, dan dokumen dalam format PDF minimum versi 1.6 dengan ukuran kertas A4.

Berikut langkah-langkah membubuhkan e-Meterai pada dokumen:

1. Login ke akun di website https://e-meterai.co.id/ atau portal distributor resmi
2. Pilih menu PEMBUBUHAN setelah berhasil login
3. Masukkan detail informasi dokumen seperti tanggal, nomor dokumen, dan tipe dokumen
4. Unggah dokumen yang hendak dibubuhkan e-Meterai dalam format PDF
5. Atur posisi e-Meterai sesuai dengan ketentuan yang berlaku, biasanya berdampingan dengan tanda tangan agar tidak menutupi QR code
6. Klik Bubuhkan e-Meterai, kemudian pilih opsi Yes untuk konfirmasi
7. Masukkan 6 digit PIN yang telah didaftarkan sebelumnya, lalu klik Lanjutkan
8. Proses pembubuhan selesai, dokumen yang telah terbubuhi e-Meterai otomatis akan terkirim ke email terdaftar
9. Unduh file PDF dari dokumen yang sudah terbubuhi e-Meterai untuk disimpan atau digunakan

Perlu diperhatikan bahwa setelah pembubuhan dilakukan, penggunaan e-Meterai tidak dapat dibatalkan. Oleh karena itu, pastikan untuk melakukan preview dokumen terlebih dahulu sebelum mengkonfirmasi pembubuhan.

5. Daftar Distributor Resmi e-Meterai

Untuk memastikan keamanan dan legalitas, pembelian e-Meterai harus dilakukan melalui distributor resmi yang telah ditunjuk oleh Perum Peruri. Penggunaan distributor resmi menjamin keaslian e-Meterai dan terhindar dari penipuan.

Melansir dari Siaran Pers Nomor 34/PR-PERURI/XI/2022, berikut adalah daftar distributor resmi e-Meterai yang dapat digunakan:

1. PT Peruri Digital Security - https://e-meterai.co.id/
2. PT Finnet Indonesia - https://finnet.e-meterai.co.id/
3. PT Mitra Pajakku - https://pajakku.e-meterai.co.id/
4. PT Mitracomm Ekasarana - https://mitracomm.e-meterai.co.id/
5. PT Sigma Cipta Caraka - https://telkomsigma.e-meterai.co.id/
6. Digital Logistik Internasional - https://dli.e-meterai.co.id/
7. Koperasi Pegawai Swadharma - https://swadharma.e-meterai.co.id/

Setiap distributor resmi menawarkan kemudahan yang sama dalam proses pembelian dan pembubuhan e-Meterai. Pengguna dapat memilih distributor sesuai dengan preferensi dan kemudahan akses yang tersedia.

Sebagai distributor resmi, perusahaan-perusahaan ini memiliki kewajiban untuk mendistribusikan e-Meterai kepada pemungut bea meterai dan menjual e-Meterai kepada pengecer serta masyarakat umum dengan harga jual sebesar nilai nominal meterai elektronik.

6. Tips dan Hal Penting dalam Menggunakan e-Meterai

Agar proses penggunaan meterai elektronik berjalan lancar dan dokumen memiliki kekuatan hukum yang sah, ada beberapa tips dan hal penting yang perlu diperhatikan dalam cara menggunakan meterai elektronik.

Posisi Pembubuhan yang Tepat: Penggunaan e-Meterai dan tanda tangan digital harus diposisikan secara berdampingan agar tidak menutupi QR code. Tanda tangan sebaiknya dibubuhkan di sebelah kanan e-Meterai untuk memudahkan verifikasi.

Format dan Ukuran Dokumen: Pastikan dokumen dalam format PDF dengan ukuran maksimal 800 KB dan minimum versi PDF 1.6. Ukuran kertas yang digunakan adalah A4 untuk standarisasi dokumen resmi.

Dokumen Sudah Ditandatangani: Sebelum membubuhkan e-Meterai, pastikan dokumen sudah ditandatangani terlebih dahulu. Hal ini penting untuk memastikan urutan proses yang benar dalam pengesahan dokumen.

Jangan Ubah Dokumen Setelah Pembubuhan: Dokumen yang telah diberi e-Meterai tidak boleh diubah atau dikompres ukurannya. Perubahan pada dokumen akan membuat e-Meterai menjadi tidak valid.

Status Dokumen Cetak: Apabila dokumen elektronik yang memiliki e-Meterai dicetak, dokumen yang dicetak tersebut bersifat dokumen salinan karena dokumen aslinya ada pada dokumen elektronik. Dokumen elektronik tetap menjadi dokumen utama yang sah.

Cara Mengembalikan Kuota: Jika terjadi kegagalan dalam pembubuhan e-Meterai, lakukan logout dan login kembali, kemudian periksa riwayat pembubuhan. Jika status menunjukkan refund, lakukan tangkapan layar dan hubungi helpdesk melalui nomor WhatsApp atau layanan telepon yang tertera untuk proses pengembalian kuota.

Keamanan PIN: Simpan PIN dengan aman karena PIN digunakan setiap kali melakukan pembubuhan e-Meterai. Jangan memberikan PIN kepada pihak lain untuk menjaga keamanan akun dan transaksi Anda.

7. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Apakah e-Meterai sah secara hukum?

Ya, e-Meterai sah secara hukum dan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan meterai tempel untuk dokumen elektronik. Hal ini diatur dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai dan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 pasal 5 ayat 1 yang menyatakan bahwa dokumen elektronik yang dibubuhkan e-Meterai dapat digunakan sebagai alat bukti di pengadilan.

Berapa biaya untuk membeli e-Meterai?

Biaya pembelian e-Meterai adalah Rp10.000 per lembar sesuai dengan tarif yang ditetapkan dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai. Harga ini sama dengan meterai tempel fisik dan berlaku untuk semua distributor resmi.

Apakah e-Meterai dapat digunakan untuk semua jenis dokumen?

E-Meterai digunakan khusus untuk dokumen elektronik yang memerlukan pembayaran bea meterai, seperti surat perjanjian, kontrak, surat pernyataan, dan dokumen resmi lainnya dalam format digital. E-Meterai tidak dapat digunakan untuk dokumen fisik yang memerlukan meterai tempel.

Bagaimana cara mengecek keaslian e-Meterai?

Keaslian e-Meterai dapat dicek melalui QR code yang terdapat pada meterai elektronik. Scan QR code tersebut menggunakan aplikasi pemindai atau kunjungi portal verifikasi resmi untuk memastikan e-Meterai asli dan terdaftar dalam sistem pemerintah.

Apakah meterai elektronik perlu tanda tangan?

Meterai elektronik biasanya tidak memerlukan tanda tangan fisik, namun dokumen yang dilengkapi dengan e-Meterai seringkali memerlukan tanda tangan digital atau otentikasi elektronik lainnya untuk menjaga integritas dan keabsahan dokumen. Tanda tangan digital adalah metode otentikasi yang sah dan diakui hukum.

Apa yang harus dilakukan jika pembubuhan e-Meterai gagal?

Jika pembubuhan e-Meterai gagal, lakukan logout terlebih dahulu kemudian login kembali. Periksa riwayat pembubuhan untuk mengecek status dokumen. Jika status menunjukkan refund, lakukan tangkapan layar dan hubungi helpdesk melalui kontak yang tersedia di portal e-Meterai untuk proses pengembalian kuota.

Apakah dokumen yang dibubuhkan e-Meterai boleh dicetak?

Dokumen yang dibubuhkan e-Meterai boleh dicetak, namun dokumen hasil cetakan tersebut bersifat sebagai dokumen salinan. Dokumen asli tetap berada dalam bentuk elektronik. Oleh karena itu, dokumen elektronik yang telah dibubuhkan e-Meterai harus disimpan dengan baik sebagai dokumen utama yang sah.