Cara Mengurus Ijazah yang Hilang: Panduan Lengkap dan Prosedur Resmi

1. Mengenal Pentingnya Ijazah dan Solusi Ketika Hilang

Ijazah merupakan dokumen penting yang menjadi bukti sah seseorang telah menyelesaikan pendidikan pada jenjang tertentu. Dokumen ini sering dibutuhkan untuk berbagai keperluan seperti melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, atau urusan administrasi lainnya.

Kehilangan ijazah tentu membuat cemas dan khawatir. Namun tidak perlu panik karena ada prosedur resmi untuk mengurus penggantian ijazah yang hilang melalui instansi terkait.

Penting untuk memahami bahwa ijazah yang hilang tidak dapat dicetak ulang dengan bentuk yang sama. Menurut Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 29 Tahun 2014 Pasal 1 angka 6, SKPI atau Surat Keterangan Pengganti Ijazah merupakan surat pernyataan resmi dan sah yang berpenghargaan sama dengan ijazah atau Surat Tanda Tamat Belajar (STTB). Dokumen pengganti ini memiliki kekuatan hukum yang setara dengan ijazah asli untuk berbagai keperluan administratif.

2. Pengertian Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI)

Surat Keterangan Pengganti Ijazah atau disingkat SKPI adalah dokumen resmi yang diterbitkan sebagai pengganti ijazah asli yang hilang atau rusak. Surat Keterangan Pengganti Ijazah adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perguruan tinggi sebagai pengganti Dokumen Ijazah atau Transkrip asli yang rusak ataupun hilang. Status Surat Keterangan Pengganti Ijazah ini sah dan setara secara hukum dengan Ijazah yang hilang atau rusak.

SKPI diterbitkan oleh kepala satuan pendidikan yang mengeluarkan ijazah asli dan diketahui oleh Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten atau Kota setempat. Dokumen ini dibuat dengan kop surat resmi dari lembaga pendidikan yang bersangkutan dan memiliki tanda tangan serta cap basah yang sah.

Format surat berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 Tentang Pengesahan Fotokopi Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar, Surat Keterangan Pengganti Ijazah telah diatur secara jelas untuk menjamin keabsahan dokumen pengganti tersebut. SKPI dapat digunakan untuk berbagai keperluan administratif seperti melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, atau keperluan lainnya yang membutuhkan bukti kelulusan.

Berbeda dengan ijazah asli yang tidak dapat dicetak ulang, SKPI menjadi solusi legal yang diakui secara hukum. Meskipun berbentuk surat keterangan, dokumen ini memiliki nilai dan penghargaan yang sama dengan ijazah asli sehingga dapat digunakan tanpa kekhawatiran akan keabsahannya.

3. Syarat-Syarat Mengurus Ijazah yang Hilang

Sebelum memulai proses pengurusan, ada beberapa dokumen penting yang perlu disiapkan. Kelengkapan dokumen ini akan memperlancar proses pengajuan SKPI di berbagai instansi terkait.

Syarat Umum yang Harus Disiapkan:

1. Fotokopi Ijazah Asli - Jika masih memiliki salinan atau fotokopi ijazah sebelum hilang, dokumen ini sangat membantu proses verifikasi data.
2. Fotokopi KTP - Kartu Tanda Penduduk yang masih berlaku sebagai bukti identitas pemohon, biasanya diperlukan 2 lembar fotokopi.
3. Materai - Materai dengan nominal sesuai ketentuan yang berlaku (saat ini Rp 10.000), diperlukan minimal 2 buah untuk berbagai surat pernyataan.
4. Pas Foto - Pas foto berwarna ukuran 3x4 sebanyak 2 lembar dengan latar belakang sesuai ketentuan sekolah atau perguruan tinggi.
5. Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian - Dokumen resmi dari Polsek setempat yang menyatakan bahwa ijazah telah hilang, lengkap dengan fotokopi minimal 2 lembar.

Syarat Tambahan di Dinas Pendidikan:

1. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak - Surat pernyataan yang ditandatangani pemohon di atas materai, beserta fotokopi sebanyak 2 lembar.
2. Surat Pernyataan Saksi - Diperlukan 2 orang saksi dari teman seangkatan yang masih memiliki ijazah asli. Surat pernyataan saksi ditandatangani di atas materai dan dilampiri fotokopi ijazah saksi yang telah dilegalisir serta fotokopi KTP saksi masing-masing 2 lembar.
3. Fotokopi Buku Induk Sekolah - Jika memungkinkan, fotokopi data dari buku induk sekolah dapat memperkuat pengajuan.

Perlu diperhatikan bahwa persyaratan dapat berbeda tergantung kondisi sekolah atau perguruan tinggi yang menerbitkan ijazah. Jika sekolah masih beroperasi, prosesnya akan lebih mudah karena dapat langsung mengakses data akademik. Namun jika sekolah sudah tutup atau bergabung dengan sekolah lain, maka pengurusan dilakukan langsung ke Dinas Pendidikan dengan syarat tambahan yang lebih lengkap.

4. Prosedur Lengkap Cara Mengurus Ijazah yang Hilang

Proses pengurusan ijazah yang hilang melibatkan beberapa tahapan yang harus dilakukan secara berurutan. Setiap tahapan memiliki prosedur dan persyaratan khusus yang perlu dipenuhi.

Tahap 1: Membuat Laporan Kehilangan di Kepolisian

Pergi ke Polsek setempat untuk membuat Surat Tanda Penerimaan Laporan Kehilangan Barang/Surat-Surat. Langkah pertama ini sangat penting karena surat kehilangan dari kepolisian menjadi dokumen utama untuk mengurus penggantian ijazah. Datangi Polsek atau Polres terdekat dengan membawa fotokopi KTP dan fotokopi ijazah jika masih ada. Sampaikan kepada petugas bahwa Anda ingin melaporkan kehilangan ijazah, kemudian petugas akan membantu menyusun surat laporan kehilangan. Setelah surat selesai dibuat, Anda akan diminta menandatanganinya. Jangan lupa untuk membuat fotokopi surat kehilangan tersebut minimal 2 lembar untuk keperluan administrasi selanjutnya.

Tahap 2: Mengurus SKPI di Sekolah atau Perguruan Tinggi

Setelah mendapatkan surat kehilangan dari Polsek, langkah selanjutnya adalah mendatangi sekolah atau perguruan tinggi yang menerbitkan ijazah. Persiapkan dokumen yang diperlukan yaitu materai 2 buah, pas foto 3x4 sebanyak 2 lembar, surat kehilangan dari Polsek, dan fotokopi ijazah asli jika ada. Pergi ke bagian Tata Usaha dan sampaikan keperluan terkait masalah ijazah Anda yang hilang. Sekolah akan membuatkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI). SKPI akan ditandatangani oleh Kepala Sekolah atau Rektor di atas materai beserta cap basah. Pas foto akan ditempel pada dokumen dengan cap tiga jari kiri di bagian atas foto seperti pada ijazah asli. Jika Anda memiliki fotokopi ijazah yang belum dilegalisir, mintalah petugas Tata Usaha untuk melegalisirnya sekaligus.

Tahap 3: Pengesahan di Dinas Pendidikan

Pergi ke kantor Dinas Pendidikan sesuai kota/kabupaten sekolah. Sampaikan kepada petugas terkait keperluan Anda untuk mengurus ijazah hilang. Di bagian paling bawah SKPI ada kolom yang harus ditandatangani pejabat dari Dinas Pendidikan kota. Pada tahap ini, Anda perlu menyiapkan dokumen tambahan berupa Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak yang ditandatangani di atas materai beserta fotokopinya, serta Surat Pernyataan Saksi dari 2 orang teman seangkatan. Saksi harus melampirkan fotokopi ijazah yang telah dilegalisir dan fotokopi KTP mereka. Proses di Dinas Pendidikan bisa selesai dalam satu hari jika pejabat yang berwenang sedang ada di tempat, namun bisa memakan waktu beberapa hari jika pejabat sedang tidak ada.

Tahap 4: Penyimpanan dan Legalisir SKPI

Setelah SKPI ditandatangani oleh pejabat Dinas Pendidikan, dokumen akan diserahkan kembali kepada Anda. Simpan baik-baik SKPI dan jangan lupa untuk fotokopi dan dilegalisasi, karena dokumen ini sudah berfungsi dan sah dipergunakan sebagai pengganti Ijazah asli yang hilang. Buatlah beberapa salinan fotokopi SKPI yang telah dilegalisir untuk keperluan cadangan. Simpan dokumen asli di tempat yang aman dan gunakan fotokopi yang telah dilegalisir untuk keperluan sehari-hari seperti melamar pekerjaan atau pendaftaran pendidikan lanjutan.

5. Prosedur Khusus Jika Sekolah Sudah Tidak Beroperasi

Tidak semua sekolah atau lembaga pendidikan masih beroperasi hingga saat ini. Ada kalanya sekolah tempat Anda menempuh pendidikan sudah tutup, bergabung dengan sekolah lain, atau bahkan sudah tidak ada jejaknya sama sekali.

Saat sekolah tempat menempuh pendidikan sudah tidak ada atau tak lagi beroperasi, pemohon tetap dapat mengajukan SKPI atas kerusakan atau kehilangan ijazah. Syarat-syarat yang dipersiapkan nantinya dapat dibawa langsung ke Dinas Pendidikan. Dalam kondisi ini, Anda dapat melewati tahap pengurusan di sekolah dan langsung mengajukan permohonan SKPI ke Dinas Pendidikan Kabupaten atau Kota tempat sekolah tersebut berada.

Untuk kasus sekolah yang sudah tidak beroperasi, ada beberapa syarat tambahan yang perlu disiapkan. Pertama, siapkan materai sebanyak 2 buah dan pas foto 3x4 sebanyak 2 lembar. Kedua, lengkapi Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak yang ditandatangani di atas materai beserta fotokopinya. Ketiga, sediakan Surat Pernyataan Saksi dari 2 orang teman seangkatan yang masih memiliki ijazah asli, lengkap dengan fotokopi ijazah saksi yang telah dilegalisir dan fotokopi KTP saksi.

Jika pemohon sama sekali tidak memiliki dokumen apapun seperti fotokopi ijazah atau sisa kerusakan, maka ada persyaratan khusus yang lebih ketat. Pemohon harus melalui proses penyelidikan oleh kepolisian yang dibuktikan dengan berita acara pemeriksaan. Selain itu, Surat Pernyataan Saksi dari 2 orang teman seangkatan menjadi sangat penting untuk memverifikasi bahwa pemohon benar-benar pernah menempuh pendidikan di sekolah tersebut.

Jika sekolah yang menerbitkan ijazah Anda sudah tidak ada, pihak Dinas Pendidikan bisa membuatkan SKPI dengan kop surat Dinas Pendidikan. SKPI yang diterbitkan langsung oleh Dinas Pendidikan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan SKPI yang diterbitkan oleh sekolah. Dokumen ini akan ditandatangani oleh Kepala Dinas Pendidikan dan memiliki cap resmi dari instansi tersebut, sehingga tetap sah dan dapat digunakan untuk berbagai keperluan administratif.

6. Tips Penting dalam Mengurus Ijazah yang Hilang

Proses pengurusan ijazah yang hilang memang memerlukan waktu dan kesabaran. Namun dengan persiapan yang matang dan pemahaman yang baik tentang prosedurnya, proses ini dapat berjalan lebih lancar dan efisien.

1. Segera Laporkan Kehilangan

Jangan menunda-nunda untuk melaporkan kehilangan ijazah ke pihak kepolisian. Semakin cepat Anda membuat laporan, semakin cepat pula proses pengurusan SKPI dapat dimulai. Surat kehilangan dari kepolisian merupakan dokumen kunci yang akan digunakan di setiap tahapan pengurusan.

2. Siapkan Fotokopi Ijazah Jika Ada

Jika Anda masih memiliki fotokopi ijazah sebelum hilang, simpan dengan baik dan buat beberapa salinan tambahan. Fotokopi ini akan sangat membantu dalam proses verifikasi data di sekolah maupun Dinas Pendidikan. Bahkan fotokopi yang belum dilegalisir tetap berguna sebagai referensi data.

3. Hubungi Sekolah atau Perguruan Tinggi Terlebih Dahulu

Sebelum datang langsung, ada baiknya menghubungi pihak sekolah atau perguruan tinggi terlebih dahulu untuk menanyakan prosedur dan persyaratan yang dibutuhkan. Setiap lembaga pendidikan mungkin memiliki kebijakan atau persyaratan tambahan yang berbeda-beda.

4. Lengkapi Semua Dokumen Persyaratan

Pastikan semua dokumen persyaratan sudah lengkap sebelum mengajukan permohonan. Kekurangan satu dokumen saja dapat menghambat proses dan membuat Anda harus bolak-balik ke instansi terkait. Buat checklist dokumen agar tidak ada yang terlewat.

5. Cari Saksi dari Teman Seangkatan

Mulailah mencari 2 orang teman seangkatan yang masih memiliki ijazah asli dan bersedia menjadi saksi. Pastikan mereka memahami bahwa mereka perlu menyediakan fotokopi ijazah yang dilegalisir dan fotokopi KTP. Koordinasi yang baik dengan saksi akan memperlancar proses pengurusan.

6. Bersabar dalam Proses Verifikasi

Proses verifikasi di Dinas Pendidikan bisa memakan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu tergantung kebijakan daerah masing-masing. Bersabarlah dan jangan ragu untuk menanyakan perkembangan proses jika sudah melewati waktu yang wajar.

7. Simpan SKPI dengan Baik

Setelah mendapatkan SKPI, simpan dokumen asli di tempat yang aman dan kering. Buatlah beberapa fotokopi yang dilegalisir untuk keperluan sehari-hari. Jangan sampai SKPI ini hilang lagi karena proses pengurusan yang kedua kalinya akan lebih rumit.

8. Legalisir Fotokopi SKPI

Selalu minta legalisir untuk setiap fotokopi SKPI yang Anda buat. Fotokopi yang telah dilegalisir memiliki kekuatan hukum yang sama dengan dokumen asli dan akan diterima oleh berbagai instansi untuk keperluan administratif.

7. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

1. Apakah ijazah yang hilang bisa dicetak ulang dengan bentuk yang sama?

Tidak, ijazah yang hilang tidak dapat dicetak ulang dengan bentuk yang sama seperti aslinya. Sebagai gantinya, Anda akan mendapatkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI) yang memiliki kekuatan hukum dan penghargaan yang sama dengan ijazah asli. SKPI ini sah digunakan untuk berbagai keperluan administratif seperti melamar pekerjaan atau melanjutkan pendidikan.

2. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengurus ijazah yang hilang?

Waktu pengurusan bervariasi tergantung kondisi dan kebijakan masing-masing daerah. Jika semua dokumen lengkap dan pejabat yang berwenang ada di tempat, proses bisa selesai dalam 1-2 minggu. Namun jika ada kendala seperti sekolah sudah tutup atau dokumen tidak lengkap, proses bisa memakan waktu lebih lama hingga beberapa minggu bahkan bulan.

3. Apakah harus membuat laporan kehilangan ke polisi meskipun ijazah rusak bukan hilang?

Untuk kasus ijazah rusak yang tidak dapat dibaca sebagian atau seluruhnya, Anda tidak perlu membuat laporan kehilangan ke polisi. Cukup bawa ijazah yang rusak tersebut ke sekolah atau Dinas Pendidikan sebagai bukti. Namun untuk kasus hilang, surat kehilangan dari kepolisian adalah dokumen wajib yang harus dilampirkan.

4. Bagaimana jika saya tidak memiliki fotokopi ijazah sama sekali?

Jika Anda tidak memiliki fotokopi ijazah sama sekali, proses pengurusan tetap bisa dilakukan namun dengan persyaratan tambahan yang lebih ketat. Anda harus menyediakan Surat Pernyataan Saksi dari 2 orang teman seangkatan yang masih memiliki ijazah asli, lengkap dengan fotokopi ijazah saksi yang dilegalisir dan fotokopi KTP mereka. Dalam beberapa kasus, mungkin diperlukan proses penyelidikan oleh kepolisian.

5. Apakah SKPI dapat digunakan untuk melamar pekerjaan?

Ya, SKPI dapat digunakan untuk melamar pekerjaan karena dokumen ini memiliki kekuatan hukum yang sama dengan ijazah asli. SKPI adalah surat pernyataan resmi dan sah yang berpenghargaan sama dengan ijazah. Sebagian besar perusahaan dan instansi pemerintah menerima SKPI sebagai bukti kelulusan yang sah, asalkan dokumen tersebut telah dilegalisir dengan benar.

6. Berapa biaya yang diperlukan untuk mengurus ijazah yang hilang?

Biaya pengurusan ijazah yang hilang umumnya tidak terlalu besar. Anda hanya perlu mengeluarkan biaya untuk materai (sekitar Rp 20.000 untuk 2 buah), pas foto (sekitar Rp 20.000-50.000), fotokopi dokumen (sekitar Rp 10.000-20.000), dan biaya administrasi di sekolah atau Dinas Pendidikan yang besarnya bervariasi tergantung kebijakan masing-masing daerah. Untuk perguruan tinggi, biaya administrasi bisa mencapai Rp 50.000-100.000.

7. Apakah bisa mengurus ijazah yang hilang secara online?

Saat ini sebagian besar proses pengurusan ijazah yang hilang masih harus dilakukan secara offline dengan mendatangi langsung instansi terkait seperti Polsek, sekolah, dan Dinas Pendidikan. Namun beberapa perguruan tinggi sudah mulai menyediakan layanan pengajuan permohonan SKPI secara online melalui formulir digital, meskipun pengambilan dokumen tetap harus dilakukan secara langsung. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi sekolah atau perguruan tinggi yang bersangkutan.