1. Pengertian dan Fungsi Buku Besar dalam Sistem Akuntansi

Buku besar adalah daftar yang berisi riwayat transaksi debit dan kredit yang menjadi dasar penyusunan laporan keuangan akhir periode. Setiap akun dalam buku besar menampilkan perubahan saldo dari waktu ke waktu berdasarkan transaksi yang terjadi.

Fungsi utama buku besar meliputi pengikhtisaran pengaruh transaksi terhadap perubahan aktiva, kewajiban, dan modal perusahaan. Buku besar juga membantu dalam proses verifikasi keseimbangan pencatatan dengan sistem entri ganda.

Dalam praktiknya, buku besar terdiri dari tiga bagian utama: piutang usaha yang mencatat penjualan dan penerimaan harian, utang usaha yang mencatat pembelian dan kewajiban pembayaran, serta penggajian yang mencatat kompensasi karyawan dan pajak terkait. Setiap bagian memiliki peran penting dalam memberikan gambaran lengkap kondisi keuangan perusahaan.

Menurut Financial Accounting Standards Board (FASB), buku besar harus disusun dengan prinsip konsistensi dan dapat diverifikasi untuk memastikan keandalan informasi keuangan yang dihasilkan.

2. Jenis-Jenis Buku Besar dan Karakteristiknya

1. Buku Besar Umum (General Ledger)

   Berisi semua perkiraan dalam periode tertentu seperti kas, piutang usaha, persediaan, utang usaha, dan modal. Setiap perkiraan berdiri sendiri dan berfungsi mengikhtisarkan pengaruh transaksi terhadap perubahan posisi keuangan perusahaan.

2. Buku Besar Pembantu Piutang Usaha

   Disediakan khusus untuk merinci langganan kredit, mencatat kepada siapa perusahaan melakukan transaksi penjualan kredit, alamat, dan jumlah tagihan. Perubahan piutang secara keseluruhan dicatat pada perkiraan piutang di buku besar umum sebagai perkiraan induk.

3. Buku Besar Pembantu Utang

   Mencatat masing-masing pemasok secara terperinci, baik berupa barang dagangan maupun aktiva lainnya. Keadaan utang pada setiap pemasok dicatat dalam daftar tersendiri dengan perubahan utang secara keseluruhan tercatat di buku besar umum.

4. Buku Besar Khusus

   Digunakan untuk mencatat transaksi tertentu yang memerlukan perhatian khusus, seperti investasi jangka panjang atau aset tetap dengan nilai material yang signifikan.

5. Buku Besar Konsolidasi

   Menggabungkan informasi dari berbagai entitas bisnis dalam satu grup perusahaan untuk menghasilkan laporan keuangan konsolidasi yang komprehensif.

Pemilihan jenis buku besar yang tepat sangat bergantung pada skala bisnis dan kompleksitas transaksi yang terjadi dalam perusahaan.

3. Format dan Bentuk Buku Besar Akuntansi

Terdapat beberapa format buku besar yang dapat dipilih sesuai kebutuhan perusahaan. Format buku besar bentuk T merupakan yang paling sederhana, terdiri dari empat komponen utama: nomor akun, nama akun, kolom debit di sebelah kiri, dan kolom kredit di sebelah kanan.

Format skontro atau berkolom menyediakan informasi lebih lengkap dengan kolom tanggal, keterangan, referensi, debit, kredit, dan saldo. Format ini memudahkan pelacakan setiap transaksi dengan detail yang lebih komprehensif.

Format staffle saldo tunggal menampilkan saldo berjalan setelah setiap transaksi, sementara format staffle saldo rangkap memisahkan saldo debit dan kredit dalam kolom terpisah. Pemilihan format harus mempertimbangkan kemudahan penggunaan dan kebutuhan informasi pengguna.

Menurut International Financial Reporting Standards (IFRS), format buku besar harus konsisten dan dapat memberikan informasi yang relevan untuk pengambilan keputusan bisnis.

4. Langkah-Langkah Membuat Buku Besar Akuntansi

1. Menyiapkan Data dari Jurnal

   Pastikan semua transaksi telah dicatat dalam jurnal umum atau jurnal khusus dengan benar. Verifikasi kelengkapan dokumen pendukung seperti faktur, kwitansi, dan bukti transaksi lainnya.

2. Membuat Format Buku Besar

   Tentukan format yang akan digunakan, apakah bentuk T, skontro, atau staffle. Siapkan kolom-kolom yang diperlukan: tanggal, keterangan, debit, kredit, dan saldo.

3. Melakukan Posting dari Jurnal

   Pindahkan data dari jurnal ke buku besar sesuai dengan akun yang bersangkutan. Pastikan setiap transaksi dipindahkan ke akun yang tepat dengan jumlah yang benar.

4. Mengisi Kolom Referensi

   Berikan kode referensi pada jurnal dan buku besar untuk memudahkan penelusuran. Gunakan kode seperti JKM untuk Jurnal Kas Masuk, JKK untuk Jurnal Kas Keluar, JP untuk Jurnal Penjualan, dan JB untuk Jurnal Pembelian.

5. Menghitung Saldo Akhir

   Hitung saldo akhir setiap akun dengan menjumlahkan saldo awal, transaksi debit, dan mengurangi transaksi kredit. Pastikan perhitungan dilakukan dengan teliti untuk menghindari kesalahan.

6. Verifikasi Keseimbangan

   Periksa keseimbangan total debit dan kredit dalam buku besar. Jika tidak seimbang, lakukan penelusuran untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan pencatatan.

Proses posting harus dilakukan secara berkala, idealnya setiap akhir bulan, untuk memastikan informasi keuangan selalu terkini dan akurat.

5. Tips dan Best Practice dalam Pembuatan Buku Besar

Konsistensi dalam penggunaan kode akun sangat penting untuk memudahkan pencatatan dan pelacakan transaksi. Buat sistem pengkodean yang logis dan mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses akuntansi.

Dokumentasi yang lengkap menjadi kunci keberhasilan dalam pembuatan buku besar. Simpan semua bukti transaksi dengan rapi dan buat sistem filing yang memudahkan pencarian dokumen ketika diperlukan untuk verifikasi.

Rekonsiliasi berkala antara buku besar dengan laporan keuangan lainnya membantu mengidentifikasi kesalahan sejak dini. Lakukan pemeriksaan silang dengan neraca saldo dan laporan laba rugi untuk memastikan konsistensi data.

Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), penggunaan teknologi dalam pembuatan buku besar dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi proses akuntansi. Pertimbangkan penggunaan software akuntansi untuk meminimalkan kesalahan manual dan mempercepat proses pelaporan.

6. FAQ - Pertanyaan Umum tentang Cara Membuat Buku Besar Akuntansi

Apa perbedaan antara jurnal dan buku besar?

Jurnal mencatat transaksi secara kronologis berdasarkan tanggal kejadian, sedangkan buku besar mengelompokkan transaksi berdasarkan jenis akun. Jurnal merupakan pencatatan awal, sementara buku besar adalah hasil posting dari jurnal yang telah dikelompokkan per akun.

Berapa sering harus melakukan posting ke buku besar?

Posting ke buku besar sebaiknya dilakukan secara berkala, idealnya setiap akhir bulan atau sesuai dengan siklus pelaporan perusahaan. Untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi, posting dapat dilakukan mingguan atau bahkan harian.

Bagaimana cara mengatasi ketidakseimbangan dalam buku besar?

Lakukan penelusuran sistematis mulai dari jurnal awal, periksa proses posting, dan verifikasi perhitungan saldo. Identifikasi kesalahan pencatatan, salah posting, atau kesalahan perhitungan, kemudian buat jurnal koreksi jika diperlukan.

Apakah buku besar harus dibuat manual atau bisa menggunakan software?

Buku besar dapat dibuat secara manual maupun menggunakan software akuntansi. Software akuntansi lebih disarankan karena dapat mengurangi kesalahan manual, mempercepat proses, dan menyediakan fitur analisis yang lebih lengkap.

Dokumen apa saja yang diperlukan untuk membuat buku besar?

Dokumen yang diperlukan meliputi jurnal umum, jurnal khusus, bukti transaksi seperti faktur dan kwitansi, serta neraca saldo periode sebelumnya sebagai saldo awal. Pastikan semua dokumen lengkap dan terverifikasi.

Bagaimana cara membuat buku besar untuk perusahaan yang baru berdiri?

Mulai dengan menyiapkan chart of accounts atau daftar akun yang sesuai dengan jenis bisnis. Tentukan saldo awal dari modal yang disetor, kemudian lakukan posting transaksi secara sistematis sejak hari pertama operasional.

Apa yang harus dilakukan jika menemukan kesalahan dalam buku besar periode sebelumnya?

Buat jurnal koreksi untuk memperbaiki kesalahan dengan mencatat pembetulan di periode berjalan. Dokumentasikan alasan koreksi dengan jelas dan pastikan koreksi tidak melanggar prinsip akuntansi yang berlaku umum.