Karyawan Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Tulisan Tangan

1. Pengertian Surat Izin Tidak Masuk Kerja Tulisan Tangan

Surat izin tidak masuk kerja tulisan tangan adalah dokumen resmi yang ditulis secara manual oleh karyawan untuk memberitahukan kepada atasan atau HRD bahwa mereka berhalangan hadir ke tempat kerja karena alasan tertentu. Berbeda dengan surat yang diketik, surat tulisan tangan memberikan kesan lebih personal dan menunjukkan kesungguhan karyawan dalam menyampaikan permohonan izin.

Fungsi utama surat ini adalah sebagai komunikasi resmi untuk memberi tahu perusahaan mengenai absensi karyawan dan untuk menjaga transparansi dalam pengelolaan kehadiran. Surat izin ini juga berfungsi sebagai bukti dokumentasi bahwa karyawan telah memberitahukan ketidakhadirannya secara formal, sehingga tidak dianggap sebagai mangkir atau bolos kerja.

Menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003, setiap perusahaan memiliki peraturan tersendiri mengenai tata cara pengajuan izin tidak masuk kerja. Surat izin merupakan salah satu dokumen yang harus diberikan ketika karyawan meninggalkan pekerjaan karena keperluan mendesak, baik karena sakit, urusan keluarga, maupun kepentingan pribadi lainnya.

Dalam dunia kerja, beberapa perusahaan besar yang memiliki standar operasional prosedur (SOP) ketat biasanya mengharuskan karyawannya yang tidak masuk kerja untuk mengabari perusahaan menggunakan surat formal. Walaupun tidak umum digunakan di semua perusahaan saat ini, beberapa instansi yang memiliki SOP ketat masih menggunakan sistem surat izin tulisan tangan sebagai bentuk komunikasi resmi.

2. Struktur dan Format Penulisan Surat Izin Tulisan Tangan

Agar surat izin tulisan tangan terlihat profesional dan sesuai dengan aturan, ada beberapa bagian penting yang wajib dipahami dan diterapkan oleh karyawan. Format yang tepat akan memudahkan atasan atau HRD dalam memahami maksud dan tujuan surat dengan cepat.

1. Tempat dan Tanggal Penulisan Surat

Bagian pertama yang harus ditulis adalah tempat dan tanggal pembuatan surat. Penulisan ini ditempatkan di pojok kanan atas kertas, misalnya: Jakarta, 15 Maret 2025. Informasi ini penting untuk dokumentasi dan menunjukkan kapan surat tersebut dibuat.

2. Tujuan Surat

Setelah tanggal, tuliskan kepada siapa surat ditujukan. Biasanya ditujukan kepada atasan langsung atau bagian HRD perusahaan. Contoh penulisan: "Kepada Yth. Kepala HRD PT Maju Sejahtera" atau "Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan". Penulisan tujuan surat harus jelas dan spesifik agar tidak terjadi kesalahan penyampaian.

3. Salam Pembuka

Gunakan salam pembuka yang sopan dan formal seperti "Dengan hormat," yang menunjukkan sikap menghormati penerima surat. Salam pembuka ini merupakan etika dasar dalam penulisan surat resmi dan tidak boleh diabaikan.

4. Identitas Pengirim

Cantumkan identitas lengkap meliputi nama lengkap, jabatan atau divisi, dan nomor identifikasi karyawan jika ada. Informasi ini memudahkan HRD dalam mendokumentasikan izin dengan jelas dan akurat. Contoh: "Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Nama: Ahmad Fauzi, Jabatan: Staff Administrasi, Departemen: Keuangan."

5. Isi Surat

Bagian isi menjelaskan alasan tidak masuk kerja, tanggal ketidakhadiran, dan durasi izin yang diajukan. Jelaskan dengan singkat, jelas, dan to the point tanpa bertele-tele. Pastikan alasan yang disampaikan masuk akal dan dapat dipertanggungjawabkan. Misalnya: "Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja pada hari Senin, 16 Maret 2025, dikarenakan kondisi kesehatan yang kurang baik."

6. Penutup dan Ucapan Terima Kasih

Akhiri surat dengan kalimat penutup yang sopan dan ucapan terima kasih atas perhatian dan pengertian pihak perusahaan. Contoh: "Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih."

7. Tanda Tangan dan Nama Terang

Bagian terakhir adalah tanda tangan dan nama terang sebagai bentuk keseriusan dan tanggung jawab. Tuliskan "Hormat saya," kemudian beri ruang untuk tanda tangan, dan di bawahnya tulis nama lengkap dengan jelas.

3. Karyawan Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Tulisan Tangan Karena Sakit

Salah satu alasan paling umum karyawan mengajukan izin tidak masuk kerja adalah karena sakit. Berikut adalah contoh surat izin tulisan tangan yang dapat dijadikan referensi untuk karyawan yang sedang mengalami kondisi kesehatan kurang baik.

Jakarta, 15 Maret 2025

Kepada Yth.
HRD PT Maju Sejahtera
Di Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Ahmad Fauzi
Jabatan: Staff Administrasi
Departemen: Keuangan

Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja pada hari Senin, 16 Maret 2025, dikarenakan kondisi kesehatan saya yang kurang baik. Saya mengalami demam tinggi dan disarankan oleh dokter untuk beristirahat selama satu hari guna mempercepat proses pemulihan.

Saya akan kembali masuk kerja pada hari Selasa, 17 Maret 2025, dan berkomitmen untuk menyelesaikan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab saya. Sebagai bukti, saya akan melampirkan surat keterangan dokter setelah saya kembali bekerja.

Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(tanda tangan)

Ahmad Fauzi

4. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Urusan Keluarga

Urusan keluarga yang mendesak juga menjadi alasan yang sering digunakan karyawan untuk mengajukan izin tidak masuk kerja. Urusan keluarga dapat mencakup berbagai hal seperti ada anggota keluarga yang sakit, menikah, atau meninggal dunia.

Bandung, 20 Maret 2025

Kepada Yth.
Kepala Bagian HRD
PT Karya Mandiri
Di Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Siti Nurhaliza
Jabatan: Customer Service
Divisi: Layanan Pelanggan

Dengan ini mengajukan izin untuk tidak masuk kerja pada hari Kamis, 21 Maret 2025, karena ada keperluan keluarga yang sangat mendesak dan tidak dapat diwakilkan. Ibu saya sedang sakit dan membutuhkan perawatan intensif di rumah sakit, sehingga saya harus mendampinginya.

Saya memahami pentingnya tanggung jawab pekerjaan dan akan memastikan seluruh tugas saya tetap terkendali selama izin tersebut. Saya juga siap memberikan koordinasi jika diperlukan selama saya tidak hadir.

Demikian surat ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan kebijaksanaannya, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(tanda tangan)

Siti Nurhaliza

5. Tips Menulis Surat Izin Tulisan Tangan yang Profesional

Menulis surat izin tulisan tangan memerlukan perhatian khusus agar hasilnya tetap rapi dan profesional. Berikut adalah beberapa tips penting yang dapat dijadikan pegangan ketika karyawan menulis surat izin tidak masuk kerja tulisan tangan.

1. Gunakan Kertas yang Bersih dan Rapi

Pilih kertas putih polos atau bergaris yang bersih tanpa coretan. Ukuran kertas yang ideal adalah A4 atau folio. Kertas yang bersih dan rapi menunjukkan keseriusan dan profesionalisme karyawan dalam mengajukan izin.

2. Tulisan Harus Jelas dan Mudah Dibaca

Pastikan tulisan tangan Anda jelas, rapi, dan mudah dibaca oleh penerima surat. Hindari tulisan yang terlalu kecil atau terlalu besar. Gunakan pulpen dengan tinta hitam atau biru untuk memberikan kesan formal dan profesional.

3. Gunakan Bahasa Formal dan Baku

Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau tidak sopan. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar dengan struktur kalimat yang jelas. Bahasa formal menunjukkan rasa hormat kepada atasan dan perusahaan.

4. Jelaskan Alasan Secara Singkat dan Jelas

Tidak perlu menjelaskan alasan terlalu detail atau bertele-tele. Cukup sebutkan alasan utama secara langsung dan jelas. Hargai waktu atasan atau HRD dengan menyampaikan informasi yang padat dan mudah dipahami.

5. Cantumkan Tanggal Izin dengan Tepat

Informasi tanggal izin sangat penting agar manajemen dapat mengatur ulang pekerjaan jika diperlukan. Pastikan tanggal yang dicantumkan akurat dan sesuai dengan kebutuhan izin yang diajukan.

6. Lampirkan Bukti Pendukung Jika Diperlukan

Untuk izin karena sakit, sebaiknya lampirkan surat keterangan dokter sebagai bukti pendukung. Beberapa perusahaan yang ketat biasanya menolak izin tanpa bukti dan menggantinya ke cuti tahunan. Bukti pendukung memperkuat alasan izin dan menunjukkan transparansi karyawan.

7. Kirimkan Surat Sesegera Mungkin

Jangan menunda penyerahan surat izin. Usahakan untuk memberitahukan absensi secepatnya, idealnya sebelum jam kerja dimulai atau segera setelah mengetahui tidak bisa masuk kerja. Jika kondisi tidak memungkinkan untuk menulis sendiri, minta bantuan keluarga yang serumah untuk membuatkan surat.

6. Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Menulis Surat Izin

Menulis surat izin mungkin terlihat sederhana, tetapi jika tidak dilakukan dengan benar, surat tersebut bisa dianggap tidak valid atau bahkan ditolak oleh perusahaan. Berikut beberapa kesalahan yang sering terjadi dan harus dihindari oleh karyawan.

1. Alasan yang Tidak Jelas atau Tidak Masuk Akal

Menggunakan alasan yang terlalu umum, tidak spesifik, atau sulit dipercaya bisa membuat surat izin dipertanyakan. Contoh yang salah: "Saya tidak dapat masuk kerja karena ada urusan penting." Sebaiknya jelaskan alasan dengan lebih jelas, seperti: "Saya tidak dapat masuk kerja karena harus mendampingi ibu saya yang sedang dirawat di rumah sakit."

2. Tidak Menyebutkan Tanggal dan Durasi Izin

Beberapa karyawan lupa mencantumkan tanggal izin secara spesifik, sehingga bisa membingungkan atasan atau HRD. Contoh yang salah: "Saya izin tidak masuk kerja karena sakit." Sebaiknya: "Saya izin tidak masuk kerja pada tanggal 16-17 Maret 2025 karena sakit."

3. Tulisan yang Tidak Rapi atau Sulit Dibaca

Tulisan yang terlalu kecil, tidak jelas, atau penuh coretan akan memberikan kesan tidak profesional. Pastikan tulisan tangan Anda rapi dan mudah dibaca. Jika perlu, buat konsep terlebih dahulu di kertas lain sebelum menulis di kertas yang akan diserahkan.

4. Tidak Mencantumkan Identitas dengan Jelas

Beberapa karyawan lupa mencantumkan nama lengkap, jabatan, atau divisi, yang bisa menyulitkan HRD dalam memproses izin. Pastikan selalu menyebutkan informasi identitas lengkap di awal surat untuk memudahkan proses administrasi.

5. Menggunakan Bahasa yang Terlalu Santai

Meskipun hubungan dengan atasan cukup dekat, hindari bahasa yang terlalu santai dalam surat izin. Contoh yang salah: "Pak, aku ga bisa masuk nih, lagi sakit banget." Sebaiknya gunakan bahasa formal: "Mohon izin, Bapak. Saya tidak dapat masuk kerja hari ini dikarenakan sedang sakit."

7. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apakah surat izin tidak masuk kerja harus ditulis tangan?

Tidak semua perusahaan mengharuskan surat izin ditulis tangan. Beberapa perusahaan menerima surat yang diketik atau bahkan izin melalui email dan WhatsApp. Namun, beberapa instansi dengan SOP ketat masih mengharuskan surat izin dalam bentuk tulisan tangan sebagai bentuk komunikasi formal dan personal. Sebaiknya tanyakan kebijakan perusahaan Anda terlebih dahulu.

2. Kapan waktu yang tepat untuk menyerahkan surat izin tidak masuk kerja?

Surat izin sebaiknya diserahkan sesegera mungkin, idealnya sebelum jam kerja dimulai atau segera setelah Anda mengetahui tidak bisa masuk kerja. Jika kondisi darurat seperti sakit mendadak, Anda dapat menghubungi atasan terlebih dahulu melalui telepon atau pesan, kemudian menyusulkan surat izin tulisan tangan setelah kondisi memungkinkan.

3. Apakah surat izin tulisan tangan perlu dilampiri bukti pendukung?

Untuk izin karena sakit, sangat disarankan melampirkan surat keterangan dokter sebagai bukti pendukung. Beberapa perusahaan bahkan mewajibkan bukti medis untuk izin sakit lebih dari satu hari. Untuk alasan lain seperti urusan keluarga, bukti pendukung bersifat opsional tergantung kebijakan perusahaan, namun akan lebih baik jika disertakan untuk memperkuat alasan izin.

4. Berapa lama durasi izin yang wajar untuk tidak masuk kerja?

Durasi izin yang wajar tergantung pada alasan dan kebijakan perusahaan. Untuk sakit ringan, biasanya 1-2 hari sudah cukup. Untuk urusan keluarga mendesak, bisa 1-3 hari. Jika membutuhkan izin lebih lama, sebaiknya berkonsultasi dengan atasan atau HRD terlebih dahulu dan pertimbangkan untuk mengajukan cuti resmi sesuai prosedur perusahaan.

5. Bagaimana jika saya tidak bisa menulis surat izin sendiri karena kondisi sakit parah?

Jika kondisi kesehatan tidak memungkinkan untuk menulis sendiri, Anda dapat meminta bantuan anggota keluarga atau orang yang serumah untuk membuatkan surat izin atas nama Anda. Yang penting adalah memberitahukan ketidakhadiran Anda kepada perusahaan sesegera mungkin, baik melalui telepon, pesan, atau surat yang dibuat oleh orang lain dengan persetujuan Anda.

6. Apakah format surat izin tulisan tangan sama dengan surat yang diketik?

Ya, format dan struktur surat izin tulisan tangan pada dasarnya sama dengan surat yang diketik. Yang membedakan hanya media penulisannya. Surat tulisan tangan tetap harus mengikuti format formal dengan struktur lengkap meliputi tanggal, tujuan surat, salam pembuka, identitas, isi, penutup, dan tanda tangan.

7. Apa yang harus dilakukan jika surat izin ditolak oleh perusahaan?

Jika surat izin ditolak, segera komunikasikan dengan atasan atau HRD untuk mengetahui alasan penolakan. Mungkin ada informasi yang kurang lengkap atau alasan yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. Anda dapat memperbaiki surat izin dengan melengkapi informasi yang diperlukan atau mengajukan alternatif lain seperti menggunakan cuti tahunan atau bekerja dari rumah jika memungkinkan.