Contoh Surat Penawaran Kerja: Panduan Lengkap dan Template Siap Pakai

1. Pengertian Surat Penawaran Kerja

Surat penawaran kerja atau offering letter adalah dokumen resmi yang diberikan HRD kepada kandidat yang lolos seleksi. Dokumen ini berisi informasi lengkap mengenai posisi yang ditawarkan, kompensasi, benefit, tanggung jawab kerja, serta syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh calon karyawan.

Pemberian surat penawaran kerja merupakan tahap akhir setelah perusahaan mengunggah lowongan pekerjaan, melakukan seleksi administrasi, tes kemampuan, dan wawancara. Biasanya HRD akan menghubungi kandidat terlebih dahulu melalui telepon atau pesan singkat untuk memberitahukan bahwa mereka lolos, kemudian menyusul dengan pengiriman surat penawaran formal.

Dalam praktiknya, surat penawaran kerja dapat dikirimkan dalam bentuk soft copy melalui email atau hard copy melalui pos. Pengiriman digital lebih efisien karena menghemat waktu dan biaya, namun beberapa perusahaan tetap memilih mengundang kandidat langsung ke kantor untuk membahas penawaran secara tatap muka.

Meskipun tidak tercantum secara eksplisit dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan, surat penawaran kerja tetap memiliki fungsi penting sebagai bukti keseriusan dan komitmen dari kedua belah pihak. Dokumen ini menunjukkan bahwa perusahaan serius dalam merekrut kandidat, sekaligus memberikan kesempatan bagi kandidat untuk mempertimbangkan tawaran sebelum membuat keputusan final.

2. Komponen Penting dalam Surat Penawaran Kerja

Penyusunan contoh surat penawaran kerja yang baik harus mencakup beberapa komponen penting agar informasi tersampaikan dengan jelas dan lengkap kepada kandidat.

1. Identitas Perusahaan - Bagian awal surat harus mencantumkan logo, nama lengkap perusahaan, alamat kantor, nomor telepon, dan email resmi. Informasi ini memudahkan kandidat mengenali pengirim dan menghubungi perusahaan jika diperlukan.
2. Informasi Kandidat - Tuliskan nama lengkap kandidat, alamat, dan kontak yang dapat dihubungi. Pastikan penulisan nama dan gelar sudah benar untuk menunjukkan profesionalisme perusahaan.
3. Posisi dan Jabatan - Sebutkan dengan jelas posisi yang ditawarkan, divisi atau departemen tempat kandidat akan bekerja, serta kepada siapa kandidat akan melapor. Informasi ini penting agar kandidat memahami struktur organisasi dan perannya dalam perusahaan.
4. Tanggung Jawab Kerja - Uraikan secara spesifik tugas dan tanggung jawab yang akan diemban kandidat. Jelaskan ekspektasi perusahaan terhadap kinerja kandidat serta target yang harus dicapai dalam periode tertentu.
5. Kompensasi dan Benefit - Rincian gaji pokok, tunjangan, bonus, THR, dan benefit lainnya seperti asuransi kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, uang transportasi, dan fasilitas lain yang disediakan perusahaan. Transparansi dalam hal kompensasi sangat penting untuk membangun kepercayaan.
6. Jadwal dan Waktu Kerja - Cantumkan tanggal mulai bekerja, jam kerja harian, hari kerja dalam seminggu, serta kebijakan lembur jika ada. Informasi ini membantu kandidat mempersiapkan diri dan mengatur jadwal pribadi.
7. Masa Percobaan - Jika berlaku, sebutkan durasi masa probation dan ketentuan yang berlaku selama periode tersebut. Berdasarkan UU No.13 tahun 2003 pasal 60 ayat 1, masa percobaan maksimal adalah 3 bulan untuk karyawan PKWTT.
8. Jatah Cuti - Jelaskan kebijakan cuti tahunan, cuti sakit, cuti melahirkan, dan jenis cuti lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan.
9. Persyaratan Tambahan - Cantumkan dokumen atau persyaratan yang harus dipenuhi kandidat seperti tes kesehatan, pemeriksaan latar belakang, penandatanganan NDA (Non-Disclosure Agreement), atau persyaratan khusus lainnya.
10. Batas Waktu Respon - Tentukan tenggat waktu bagi kandidat untuk memberikan jawaban atas penawaran tersebut. Biasanya perusahaan memberikan waktu 3-7 hari kerja untuk kandidat mempertimbangkan tawaran.

Menurut Society for Human Resource Management, kelengkapan informasi dalam surat penawaran kerja sangat penting untuk menghindari miskomunikasi dan memastikan kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama tentang kesepakatan kerja.

3. Langkah-Langkah Membuat Surat Penawaran Kerja

Membuat contoh surat penawaran kerja yang profesional memerlukan perhatian terhadap detail dan struktur penulisan yang sistematis. Berikut langkah-langkah yang dapat Anda ikuti.

1. Persiapan Data Kandidat - Kumpulkan semua informasi yang diperlukan tentang kandidat terpilih, termasuk hasil wawancara, negosiasi gaji yang telah dilakukan, dan catatan penting lainnya dari proses rekrutmen.
2. Tentukan Format Surat - Pilih format surat yang sesuai dengan standar perusahaan. Pastikan menggunakan kop surat resmi perusahaan dengan logo dan informasi kontak yang lengkap.
3. Tulis Kalimat Pembuka - Mulai dengan salam formal dan ucapan selamat kepada kandidat yang telah lolos seleksi. Tunjukkan apresiasi atas partisipasi kandidat dalam proses rekrutmen dan sampaikan kesan positif perusahaan terhadap kandidat.
4. Uraikan Detail Penawaran - Jelaskan secara rinci semua komponen penawaran mulai dari posisi, tanggung jawab, kompensasi, benefit, hingga ketentuan khusus. Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami, hindari istilah yang ambigu.
5. Cantumkan Persyaratan - Sebutkan dokumen atau persyaratan yang harus kandidat penuhi sebelum mulai bekerja. Berikan informasi kontak person yang dapat dihubungi jika kandidat memiliki pertanyaan.
6. Tulis Kalimat Penutup - Akhiri surat dengan kalimat penutup yang profesional, menyatakan harapan untuk dapat bekerja sama, dan informasi batas waktu respon. Sertakan tanda tangan pejabat yang berwenang.
7. Review dan Koreksi - Periksa kembali seluruh isi surat untuk memastikan tidak ada kesalahan pengetikan, informasi yang kurang tepat, atau data yang terlewat. Kesalahan kecil dapat mempengaruhi kredibilitas perusahaan.
8. Kirim Surat - Kirimkan surat dalam format PDF melalui email atau sesuai dengan metode yang telah disepakati. Pastikan kandidat menerima surat dengan menghubungi mereka terlebih dahulu.

Proses pembuatan surat penawaran kerja sebaiknya dilakukan dengan teliti dan tidak terburu-buru. Luangkan waktu untuk memastikan semua informasi akurat dan lengkap agar tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

4. Contoh Template Surat Penawaran Kerja

Berikut adalah beberapa contoh surat penawaran kerja untuk berbagai situasi yang dapat Anda jadikan referensi dan sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Template Surat Penawaran Kerja Full Time

PT Maju Bersama Indonesia
Jl. Sudirman No. 123, Jakarta 12190
Telepon: (021) 5551234 | Email: hrd@@majubersama.co.id

Jakarta, 15 Januari 2025

Kepada Yth.
Saudara Ahmad Fauzi
Jl. Melati No. 45
Jakarta Selatan 12345

Perihal: Penawaran Kerja

Dengan hormat,

Kami dengan senang hati menyampaikan bahwa Anda telah lolos seleksi untuk mengisi posisi Marketing Manager di PT Maju Bersama Indonesia. Selama proses wawancara, kami terkesan dengan pengalaman dan kompetensi yang Anda miliki, dan kami yakin Anda akan memberikan kontribusi positif bagi perusahaan.

Berikut adalah rincian penawaran kerja kami:

Posisi: Marketing Manager
Departemen: Marketing & Sales
Atasan Langsung: Direktur Marketing
Tanggal Mulai Bekerja: 1 Februari 2025
Status Karyawan: Tetap (PKWTT)
Masa Percobaan: 3 bulan

Kompensasi dan Benefit:

• Gaji Pokok: Rp 15.000.000 per bulan
• Tunjangan Transportasi: Rp 2.000.000 per bulan
• Tunjangan Makan: Rp 1.500.000 per bulan
• BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
• Asuransi Kesehatan Swasta
• THR sesuai ketentuan pemerintah
• Bonus kinerja tahunan
• Cuti tahunan 12 hari

Jam Kerja: Senin - Jumat, pukul 08.00 - 17.00 WIB

Untuk melanjutkan proses ini, kami meminta Anda untuk mengembalikan surat penawaran ini yang telah ditandatangani paling lambat tanggal 22 Januari 2025. Apabila Anda memiliki pertanyaan, silakan menghubungi kami di nomor telepon atau email yang tertera di atas.

Kami menantikan kehadiran Anda di tim kami.

Hormat kami,
PT Maju Bersama Indonesia

(tanda tangan dan stempel)

Siti Nurhaliza
HRD Manager

Template Surat Penawaran Kerja Magang

CV Kreatif Digital
Jl. Gatot Subroto No. 88, Bandung 40262
Telepon: (022) 7778899 | Email: info@@kreatifdigital.com

Bandung, 10 Januari 2025

Kepada Yth.
Saudari Putri Ayu Lestari
Jl. Cihampelas No. 12
Bandung 40131

Perihal: Penawaran Magang

Dengan hormat,

CV Kreatif Digital dengan senang hati menawarkan Anda posisi magang di departemen Desain Grafis kami, dengan tanggal mulai efektif 1 Februari 2025. Program magang ini berlangsung selama 3 bulan dan dapat diperpanjang berdasarkan evaluasi kinerja.

Detail Program Magang:

• Posisi: Desain Grafis Intern
• Durasi: 3 bulan (1 Februari - 30 April 2025)
• Jadwal: Senin - Jumat, 09.00 - 16.00 WIB
• Uang Saku: Rp 2.000.000 per bulan
• Fasilitas: Sertifikat magang, makan siang, akses software desain

Selama program magang, Anda akan mendapatkan bimbingan langsung dari senior desainer dan berkesempatan mengerjakan proyek nyata untuk klien kami. Kami juga akan mempertimbangkan Anda untuk posisi full time berdasarkan kinerja selama magang.

Mohon konfirmasi penerimaan penawaran ini paling lambat 17 Januari 2025. Kami sangat menantikan kontribusi Anda di tim kami.

Hormat kami,
CV Kreatif Digital

(tanda tangan)

Budi Santoso
Creative Director

5. Tips Profesional dalam Menyusun Surat Penawaran Kerja

Agar contoh surat penawaran kerja yang Anda buat lebih efektif dan profesional, perhatikan beberapa tips berikut yang dapat meningkatkan kualitas dokumen dan mempercepat proses rekrutmen.

1. Hubungi Kandidat Terlebih Dahulu - Sebelum mengirim surat penawaran melalui email, hubungi kandidat via telepon untuk memberitahu bahwa mereka lolos dan akan menerima offering letter. Langkah ini memastikan kandidat tidak melewatkan email penting dan menunjukkan perhatian perusahaan.
2. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Positif - Hindari penggunaan istilah teknis yang rumit atau kalimat yang bertele-tele. Sampaikan informasi dengan bahasa yang mudah dipahami namun tetap formal dan profesional. Gunakan nada positif yang menunjukkan antusiasme perusahaan.
3. Buat Template Standar - Siapkan beberapa template surat penawaran kerja untuk berbagai posisi dan jenis kontrak. Template membantu menghemat waktu dan memastikan konsistensi format, namun tetap personalisasi setiap surat sesuai kandidat.
4. Tambahkan Sentuhan Personal - Meskipun menggunakan template, sisipkan kalimat yang spesifik tentang kandidat, misalnya menyebutkan pencapaian atau keahlian khusus yang membuat mereka terpilih. Ini menunjukkan bahwa perusahaan benar-benar menghargai kandidat.
5. Transparansi Informasi - Cantumkan semua informasi penting dengan jelas dan lengkap, termasuk hal-hal yang mungkin kurang menyenangkan seperti masa percobaan atau target kinerja. Transparansi membangun kepercayaan dan menghindari kekecewaan di kemudian hari.
6. Berikan Waktu yang Cukup - Jangan memaksa kandidat untuk segera memberikan jawaban. Berikan waktu minimal 3-5 hari kerja agar kandidat dapat mempertimbangkan penawaran dengan matang dan berdiskusi dengan keluarga jika diperlukan.
7. Sediakan Kontak untuk Pertanyaan - Cantumkan nama, nomor telepon, dan email person yang dapat dihubungi jika kandidat memiliki pertanyaan. Responsif terhadap pertanyaan kandidat menunjukkan profesionalisme perusahaan.
8. Periksa Ulang Sebelum Mengirim - Lakukan pengecekan menyeluruh terhadap nama kandidat, angka gaji, tanggal, dan informasi penting lainnya. Kesalahan kecil dapat merusak kredibilitas perusahaan dan membuat kandidat ragu.
9. Kirim dalam Format yang Tepat - Gunakan format PDF untuk lampiran email agar format tidak berubah saat dibuka di perangkat berbeda. Pastikan ukuran file tidak terlalu besar dan mudah diunduh.
10. Follow Up - Jika kandidat belum memberikan respon mendekati batas waktu, lakukan follow up melalui telepon atau email. Tanyakan apakah ada hal yang perlu didiskusikan atau dijelaskan lebih lanjut.

Penerapan tips-tips ini akan membantu HRD menciptakan pengalaman positif bagi kandidat sejak awal, yang pada akhirnya berkontribusi pada tingkat penerimaan penawaran yang lebih tinggi dan reputasi perusahaan sebagai tempat kerja yang profesional.

6. Perbedaan Surat Penawaran Kerja dan Kontrak Kerja

Banyak orang yang masih keliru membedakan antara surat penawaran kerja dengan kontrak kerja. Padahal kedua dokumen ini memiliki fungsi, sifat, dan kekuatan hukum yang berbeda dalam proses rekrutmen.

Surat penawaran kerja bersifat sebagai undangan atau tawaran dari perusahaan kepada kandidat untuk bergabung. Dokumen ini belum mengikat secara hukum dan kandidat masih memiliki kebebasan penuh untuk menerima, menolak, atau menegosiasikan isi penawaran. Perusahaan pun dapat menarik kembali penawaran jika terjadi perubahan kondisi atau kebijakan.

Sebaliknya, kontrak kerja adalah perjanjian resmi yang mengikat kedua belah pihak secara hukum. Setelah ditandatangani, baik perusahaan maupun karyawan wajib memenuhi semua ketentuan yang tercantum dalam kontrak. Pelanggaran terhadap kontrak dapat berakibat pada sanksi hukum sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Dari segi isi, surat penawaran kerja biasanya lebih ringkas dan fokus pada informasi dasar seperti posisi, gaji, benefit, dan tanggal mulai kerja. Sementara kontrak kerja jauh lebih detail dan mencakup klausul-klausul hukum seperti hak dan kewajiban masing-masing pihak, prosedur pemutusan hubungan kerja, sanksi pelanggaran, dan ketentuan penyelesaian sengketa.

Urutan prosesnya adalah kandidat menerima surat penawaran kerja terlebih dahulu, melakukan negosiasi jika diperlukan, kemudian setelah mencapai kesepakatan baru menandatangani kontrak kerja. Kontrak kerja inilah yang menjadi dasar hukum hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan, bukan surat penawaran kerja.

7. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apakah surat penawaran kerja wajib diberikan kepada setiap kandidat yang lolos?

Meskipun tidak diwajibkan secara hukum, pemberian surat penawaran kerja merupakan praktik profesional yang sangat dianjurkan. Dokumen ini memberikan kejelasan kepada kandidat tentang detail pekerjaan dan menunjukkan keseriusan perusahaan. Tanpa surat penawaran, kandidat mungkin merasa ragu dan kurang percaya terhadap penawaran yang diberikan secara lisan.

2. Berapa lama waktu yang ideal diberikan kepada kandidat untuk merespon surat penawaran kerja?

Waktu ideal yang diberikan kepada kandidat untuk merespon penawaran adalah 3-7 hari kerja. Durasi ini cukup bagi kandidat untuk mempertimbangkan penawaran dengan matang, berdiskusi dengan keluarga, dan melakukan negosiasi jika diperlukan. Namun, untuk posisi yang mendesak, perusahaan dapat memberikan waktu lebih singkat dengan pemberitahuan yang jelas.

3. Apakah kandidat boleh menegosiasikan isi surat penawaran kerja?

Ya, kandidat memiliki hak penuh untuk menegosiasikan berbagai aspek dalam surat penawaran kerja, terutama terkait gaji, tunjangan, tanggal mulai kerja, atau benefit lainnya. Perusahaan sebaiknya terbuka terhadap negosiasi dan mendiskusikan kemungkinan penyesuaian. Namun, perusahaan juga berhak mempertahankan penawaran awal jika sudah sesuai dengan standar dan kebijakan yang berlaku.

4. Apa yang harus dilakukan jika kandidat menolak surat penawaran kerja?

Jika kandidat menolak penawaran, HRD sebaiknya menanyakan alasan penolakan untuk evaluasi proses rekrutmen di masa depan. Tetap jaga hubungan baik dengan kandidat karena mereka mungkin tertarik dengan posisi lain di kemudian hari. Setelah itu, perusahaan dapat menghubungi kandidat cadangan atau membuka kembali proses rekrutmen untuk posisi tersebut.

5. Apakah surat penawaran kerja harus dikirim dalam bentuk fisik atau digital?

Kedua format sama-sama sah dan dapat digunakan sesuai kebijakan perusahaan. Saat ini, pengiriman digital melalui email dalam format PDF lebih umum karena lebih cepat, efisien, dan hemat biaya. Namun, beberapa perusahaan masih memilih mengirim surat fisik atau mengundang kandidat langsung ke kantor untuk memberikan kesan lebih formal dan personal.

6. Bagaimana jika terjadi kesalahan informasi dalam surat penawaran kerja yang sudah dikirim?

Jika terjadi kesalahan, segera hubungi kandidat untuk menjelaskan kesalahan tersebut dan kirimkan surat penawaran yang sudah diperbaiki. Minta maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan dan pastikan kandidat memahami informasi yang benar. Transparansi dan komunikasi yang baik dalam situasi ini penting untuk menjaga kepercayaan kandidat terhadap perusahaan.

7. Apakah surat penawaran kerja dapat ditarik kembali oleh perusahaan?

Ya, karena surat penawaran kerja belum mengikat secara hukum, perusahaan dapat menarik kembali penawaran sebelum kontrak kerja ditandatangani. Namun, tindakan ini harus dilakukan dengan sangat hati-hati dan hanya dalam kondisi tertentu seperti perubahan kondisi bisnis yang signifikan atau ditemukannya informasi penting yang tidak diungkapkan kandidat. Penarikan penawaran dapat berdampak negatif pada reputasi perusahaan, sehingga harus dikomunikasikan dengan profesional dan disertai alasan yang jelas.