Cara Reprint EDC BCA dengan Menggunakan Nomor Trace

1. Pengertian Nomor Trace pada Mesin EDC BCA

Nomor trace atau yang sering disebut juga sebagai invoice number adalah kode identifikasi unik yang diberikan secara otomatis oleh sistem EDC untuk setiap transaksi yang dilakukan. Nomor ini berfungsi sebagai penanda dan pembeda antara satu transaksi dengan transaksi lainnya, sehingga memudahkan proses pelacakan dan pencatatan keuangan.

Setiap kali pelanggan melakukan pembayaran menggunakan kartu debit atau kredit melalui mesin EDC BCA, sistem akan menghasilkan nomor trace yang tercantum pada struk transaksi. Nomor ini biasanya terdiri dari rangkaian angka yang tercetak di bagian atas atau tengah struk, berdampingan dengan informasi transaksi lainnya seperti tanggal, waktu, dan nominal pembayaran.

Fungsi utama nomor trace adalah untuk memudahkan proses reprint atau pencetakan ulang struk transaksi. Ketika struk asli hilang, rusak, atau tidak tercetak dengan sempurna, pemilik usaha dapat menggunakan nomor trace ini untuk mencetak ulang bukti transaksi yang identik dengan struk sebelumnya tanpa harus melakukan transaksi baru.

Nomor trace juga sangat berguna dalam proses rekonsiliasi keuangan dan penyelesaian dispute atau sengketa transaksi. Dengan nomor ini, bank dan merchant dapat melacak detail transaksi secara spesifik, termasuk informasi kartu yang digunakan, jenis transaksi, dan status pembayaran yang telah dilakukan melalui mesin EDC BCA.

2. Cara Reprint EDC BCA dengan Menggunakan Nomor Trace

Proses reprint menggunakan nomor trace pada mesin EDC BCA tergolong mudah dan cepat dilakukan. Metode ini sangat efektif ketika Anda mengetahui nomor trace dari transaksi yang ingin dicetak ulang, baik dari catatan manual maupun dari struk yang masih tersimpan.

1. Nyalakan mesin EDC BCA dan pastikan terdapat kertas bon yang cukup untuk mencetak struk. Periksa juga kondisi kertas agar tidak tergulung atau macet yang dapat menghambat proses pencetakan.
2. Pilih menu FUNCTION dengan menekan tombol navigasi ke bawah pada layar utama mesin EDC. Menu ini merupakan pintu masuk untuk mengakses berbagai fitur tambahan yang tersedia pada mesin EDC BCA.
3. Masukkan kode NUMBER 76 setelah menu FUNCTION terbuka. Kode ini merupakan perintah khusus untuk melakukan reprint transaksi menggunakan nomor trace atau invoice number yang spesifik.
4. Input nomor trace atau invoice number dari transaksi yang ingin dicetak ulang. Pastikan memasukkan nomor dengan benar dan lengkap sesuai dengan yang tercantum pada catatan atau struk asli transaksi.
5. Tekan tombol enter atau OK untuk mengkonfirmasi perintah. Mesin EDC BCA akan memproses permintaan dan secara otomatis mencetak struk transaksi yang dimaksud dengan informasi yang identik dengan struk aslinya.
6. Tunggu hingga proses pencetakan selesai dan ambil struk yang telah tercetak. Periksa kembali informasi pada struk untuk memastikan bahwa data yang tercetak sudah sesuai dengan transaksi yang diinginkan.

Cara reprint EDC BCA dengan menggunakan nomor trace ini sangat praktis karena tidak memerlukan pencarian manual melalui daftar transaksi. Anda dapat langsung mengakses transaksi spesifik hanya dengan memasukkan nomor trace yang tepat, menghemat waktu terutama saat toko sedang ramai pelanggan.

3. Cara Reprint Transaksi Terakhir EDC BCA

Selain menggunakan nomor trace, cara reprint EDC BCA juga dapat dilakukan untuk transaksi terakhir yang baru saja terjadi. Metode ini sangat berguna ketika struk tidak keluar saat transaksi selesai atau tulisan pada struk tidak terbaca dengan jelas.

1. Pastikan mesin EDC BCA dalam kondisi siap dengan kertas bon yang mencukupi. Kondisi mesin yang baik akan memastikan proses reprint berjalan lancar tanpa kendala teknis.
2. Tekan tombol navigasi ke bawah pada layar utama untuk mengakses menu yang tersedia. Gunakan tombol ini untuk mencari dan memilih menu FUNCTION yang diperlukan untuk proses reprint.
3. Pilih menu FUNCTION dan konfirmasi dengan menekan tombol OK atau enter. Menu ini akan membuka akses ke berbagai fungsi tambahan yang tidak tersedia pada menu utama mesin EDC.
4. Masukkan kode NUMBER 73 pada kolom yang tersedia. Kode ini merupakan perintah khusus untuk mencetak ulang transaksi terakhir yang telah dilakukan pada mesin EDC BCA.
5. Tekan tombol enter dan mesin akan otomatis mencetak struk transaksi terakhir. Proses ini berlangsung cepat karena sistem langsung mengakses data transaksi paling baru yang tersimpan dalam memori mesin.

Metode ini sangat efisien untuk mengatasi masalah struk yang tidak keluar saat transaksi baru saja selesai. Pemilik usaha tidak perlu mencari nomor trace atau melakukan pencarian manual, cukup dengan memasukkan kode 73 untuk mendapatkan salinan struk transaksi terakhir dengan cepat.

4. Cara Reprint Transaksi Lama Melalui Menu Batch Review

Untuk transaksi yang sudah terjadi beberapa jam atau hari sebelumnya, cara reprint EDC BCA dapat dilakukan melalui menu Batch Review. Fitur ini memungkinkan Anda untuk melihat dan mencetak ulang transaksi dalam periode tertentu sebelum settlement dilakukan.

1. Nyalakan mesin EDC BCA dan tekan tombol hijau yang terletak di bagian bawah kanan mesin. Tombol ini berfungsi sebagai tombol konfirmasi dan akses cepat ke menu utama.
2. Tekan tombol F3 satu kali untuk membuka menu fungsi tambahan. Tombol fungsi ini memberikan akses ke berbagai fitur lanjutan yang tidak tersedia pada menu standar mesin EDC.
3. Gunakan tombol navigasi ke bawah untuk mencari dan memilih menu BATCH. Menu ini berisi semua transaksi yang telah dilakukan dalam satu periode sebelum proses settlement terakhir.
4. Pilih submenu REVIEW dan tekan OK untuk mengkonfirmasi. Menu review akan menampilkan daftar lengkap transaksi yang tersimpan dalam batch periode berjalan.
5. Cari transaksi yang diinginkan menggunakan tombol Prev atau Next untuk navigasi. Anda dapat mengidentifikasi transaksi berdasarkan nominal, waktu, atau jenis transaksi yang tercantum pada layar.
6. Tekan tombol Down dua kali untuk melihat detail lengkap transaksi termasuk ID transaksi dan keterangan debit atau kredit. Informasi ini membantu memastikan bahwa transaksi yang dipilih sudah benar.
7. Tekan tombol Print untuk mencetak ulang struk transaksi yang dipilih. Mesin akan mencetak struk dengan informasi yang identik dengan struk asli transaksi tersebut.

Metode batch review sangat berguna ketika Anda perlu mencari transaksi lama namun tidak memiliki catatan nomor trace. Dengan mengingat nominal atau perkiraan waktu transaksi, Anda tetap dapat menemukan dan mencetak ulang struk yang diperlukan untuk keperluan administrasi atau permintaan pelanggan.

5. Penyebab Struk EDC BCA Tidak Tercetak

Memahami penyebab struk tidak tercetak sangat penting agar Anda dapat melakukan tindakan preventif dan mengetahui kapan perlu melakukan reprint. Beberapa faktor teknis sering menjadi penyebab utama kegagalan pencetakan struk pada mesin EDC BCA.

Kertas bon atau paper roll yang habis merupakan penyebab paling umum struk tidak keluar. Pemilik usaha perlu selalu memantau ketersediaan kertas dan menyiapkan stok cadangan untuk menghindari kendala saat transaksi ramai. Kertas yang tergulung atau tidak terpasang dengan benar juga dapat menyebabkan mesin gagal mencetak struk meskipun transaksi telah berhasil diproses.

Koneksi internet yang tidak stabil dapat mengganggu proses komunikasi antara mesin EDC dengan server bank. Ketika koneksi terputus di tengah transaksi, data mungkin sudah terkirim ke server namun konfirmasi balik untuk mencetak struk tidak diterima oleh mesin. Kondisi ini sering menyebabkan transaksi tertunda atau menggantung yang memerlukan pengecekan status dan reprint manual.

Kerusakan pada SIM card yang terpasang di mesin EDC juga dapat menjadi penyebab masalah pencetakan. SIM card yang rusak atau tidak terbaca akan menghambat komunikasi data dan menyebabkan berbagai error termasuk kegagalan mencetak struk. Selain itu, komponen printer yang kotor atau aus juga dapat mempengaruhi kualitas cetakan atau bahkan menyebabkan struk tidak keluar sama sekali.

6. Tips Mengelola Transaksi EDC BCA dengan Baik

Pengelolaan mesin EDC BCA yang baik akan meminimalkan masalah dan memudahkan proses reprint ketika diperlukan. Beberapa praktik terbaik dapat diterapkan untuk memastikan mesin EDC berfungsi optimal dan data transaksi tersimpan dengan aman.

Lakukan settlement secara rutin setiap hari untuk menutup batch transaksi harian. Proses settlement tidak hanya memastikan dana masuk ke rekening merchant, tetapi juga membersihkan memori mesin dari data transaksi lama sehingga performa mesin tetap optimal. Settlement yang teratur juga memudahkan proses rekonsiliasi keuangan dan pencarian transaksi ketika diperlukan reprint.

Simpan semua struk transaksi dengan rapi dan terorganisir berdasarkan tanggal atau nomor urut. Meskipun mesin EDC dapat melakukan reprint, memiliki arsip fisik struk asli tetap penting untuk keperluan audit dan pencocokan data. Catat nomor trace dari transaksi-transaksi penting dalam buku atau sistem digital untuk memudahkan pencarian ketika perlu melakukan reprint di kemudian hari.

Periksa kondisi mesin EDC secara berkala termasuk ketersediaan kertas bon, kebersihan printer, dan kualitas koneksi internet. Bersihkan head printer secara rutin menggunakan alat pembersih khusus untuk menjaga kualitas cetakan. Pastikan juga SIM card terpasang dengan baik dan memiliki pulsa atau paket data yang cukup untuk mendukung komunikasi mesin dengan server bank.

Latih semua karyawan yang mengoperasikan mesin EDC tentang cara reprint EDC BCA dengan menggunakan nomor trace dan metode lainnya. Pengetahuan yang baik tentang fungsi-fungsi mesin akan membantu mengatasi masalah dengan cepat tanpa harus menunggu bantuan teknisi. Sediakan panduan singkat di dekat mesin EDC sebagai referensi cepat ketika menghadapi kendala atau perlu melakukan reprint transaksi.

7. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Apa itu nomor trace pada mesin EDC BCA?

Nomor trace adalah kode identifikasi unik yang diberikan secara otomatis oleh sistem EDC untuk setiap transaksi. Nomor ini berfungsi sebagai penanda transaksi dan dapat digunakan untuk melakukan reprint atau pencetakan ulang struk ketika diperlukan. Nomor trace biasanya tercantum pada struk transaksi dan terdiri dari rangkaian angka yang berbeda untuk setiap transaksi.

Bagaimana cara menemukan nomor trace jika struk asli hilang?

Jika struk asli hilang, Anda dapat mencari nomor trace melalui menu Batch Review pada mesin EDC BCA. Akses menu BATCH kemudian pilih REVIEW untuk melihat daftar transaksi. Anda dapat mengidentifikasi transaksi berdasarkan nominal, waktu, atau jenis transaksi, kemudian melihat detail termasuk nomor trace-nya. Alternatif lain adalah memeriksa laporan settlement atau menghubungi layanan Merchant Solution BCA di 1500788.

Apakah bisa reprint transaksi yang sudah di-settlement?

Transaksi yang sudah di-settlement tidak dapat di-reprint langsung melalui mesin EDC karena data sudah dipindahkan dari memori aktif mesin. Namun, Anda masih dapat melihat riwayat transaksi melalui laporan settlement yang tercetak atau mengakses data melalui aplikasi Merchant BCA. Untuk kebutuhan reprint transaksi lama yang sudah settlement, Anda perlu menghubungi customer service BCA untuk bantuan lebih lanjut.

Berapa lama data transaksi tersimpan di mesin EDC BCA?

Data transaksi tersimpan di mesin EDC BCA hingga proses settlement dilakukan. Setelah settlement, data transaksi akan dipindahkan ke server dan memori mesin dibersihkan untuk batch transaksi baru. Oleh karena itu, penting untuk melakukan settlement secara rutin setiap hari dan menyimpan struk atau laporan settlement sebagai arsip untuk keperluan reprint atau rekonsiliasi di kemudian hari.

Apa yang harus dilakukan jika reprint gagal dilakukan?

Jika reprint gagal, pertama periksa kondisi mesin EDC termasuk ketersediaan kertas bon dan koneksi internet. Pastikan nomor trace yang dimasukkan sudah benar dan transaksi masih dalam periode sebelum settlement. Jika masalah berlanjut, restart mesin EDC dan coba lagi. Apabila tetap gagal, hubungi layanan Merchant Solution BCA di 1500788 atau melalui aplikasi Merchant BCA untuk mendapatkan bantuan teknis.

Apakah reprint struk sama dengan transaksi baru?

Reprint struk tidak sama dengan transaksi baru. Reprint hanya mencetak ulang bukti transaksi yang sudah pernah dilakukan tanpa memproses pembayaran baru. Dana tidak akan terpotong dua kali dari rekening pelanggan ketika Anda melakukan reprint. Struk hasil reprint memiliki informasi yang identik dengan struk asli termasuk tanggal, waktu, nominal, dan nomor trace yang sama.

Bagaimana cara mencegah masalah struk tidak tercetak?

Untuk mencegah masalah struk tidak tercetak, lakukan pemeriksaan rutin terhadap kondisi mesin EDC termasuk ketersediaan kertas bon, kebersihan printer, dan kualitas koneksi internet. Pastikan kertas terpasang dengan benar dan tidak tergulung. Bersihkan head printer secara berkala dan pastikan SIM card berfungsi dengan baik. Lakukan settlement rutin setiap hari untuk menjaga performa mesin tetap optimal dan selalu sediakan kertas bon cadangan untuk menghindari kehabisan saat transaksi ramai.