1. Pengertian Surat Keterangan Kerja dari Atasan

Surat keterangan kerja dari atasan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi untuk menyatakan bahwa seseorang merupakan karyawan aktif di tempat tersebut. Dokumen ini memuat informasi penting seperti identitas karyawan, jabatan, masa kerja, dan tujuan pembuatan surat.

Surat ini berbeda dengan surat pengalaman kerja atau paklaring. Surat keterangan kerja diberikan kepada karyawan yang masih aktif bekerja, sedangkan paklaring diberikan kepada karyawan yang telah resign. Perbedaan mendasar ini penting untuk dipahami agar tidak terjadi kesalahan dalam penggunaannya.

Menurut Kementerian Perindustrian Republik Indonesia, surat keterangan kerja adalah bukti tertulis seseorang masih bekerja di perusahaan tertentu yang biasanya digunakan untuk pembuatan paspor, visa, atau kepentingan lainnya. Dokumen ini harus dibuat oleh pihak yang berwenang dan tidak boleh dibuat sendiri oleh karyawan.

Keabsahan surat keterangan kerja sangat bergantung pada tanda tangan pejabat berwenang dan stempel perusahaan. Tanpa kedua elemen ini, surat tersebut tidak dapat digunakan untuk keperluan administratif resmi. Oleh karena itu, karyawan harus mengajukan permintaan resmi kepada HRD atau atasan langsung untuk mendapatkan dokumen ini.

2. Fungsi dan Kegunaan Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja memiliki berbagai fungsi penting dalam kehidupan profesional karyawan. Fungsi utamanya adalah sebagai bukti status kepegawaian yang sah dan dapat diverifikasi oleh pihak eksternal yang membutuhkan.

1. Pengajuan Visa dan Paspor - Surat ini menjadi syarat wajib ketika mengajukan visa ke berbagai negara. Otoritas imigrasi membutuhkan bukti bahwa pemohon memiliki pekerjaan tetap dan akan kembali ke negara asal setelah kunjungan selesai.
2. Persyaratan Perbankan - Bank memerlukan surat keterangan kerja untuk pembukaan rekening baru, pengajuan kartu kredit, atau kredit kendaraan. Dokumen ini membuktikan bahwa calon nasabah memiliki sumber pendapatan tetap.
3. Pengajuan KPR - Dalam proses pengajuan Kredit Pemilikan Rumah, bank menggunakan surat ini untuk menilai kelayakan finansial pemohon. Surat keterangan kerja menunjukkan stabilitas pekerjaan dan kemampuan membayar cicilan.
4. Klaim BPJS Ketenagakerjaan - Untuk pencairan sebagian dana BPJS Ketenagakerjaan, karyawan aktif memerlukan surat keterangan kerja sebagai bukti status kepegawaian mereka saat ini.
5. Pembuatan NPWP - Kantor pajak mensyaratkan surat keterangan kerja sebagai salah satu dokumen pendukung dalam pembuatan Nomor Pokok Wajib Pajak untuk karyawan.
6. Pengajuan Beasiswa - Bagi karyawan yang ingin melanjutkan pendidikan dengan beasiswa profesional, surat ini diperlukan untuk membuktikan status aktif sebagai karyawan dan mendapat dukungan perusahaan.
7. Keperluan Administrasi Lainnya - Surat keterangan kerja juga digunakan untuk berbagai keperluan seperti pendaftaran sekolah anak, pengajuan asuransi, atau keperluan hukum tertentu.

3. Format dan Struktur Surat Keterangan Kerja

Format surat keterangan kerja harus mengikuti standar penulisan surat resmi agar dapat diterima untuk berbagai keperluan administratif. Setiap komponen memiliki fungsi spesifik yang tidak boleh diabaikan.

1. Kop Surat Perusahaan - Bagian paling atas surat harus mencantumkan kop surat resmi perusahaan lengkap dengan logo, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan website. Kop surat menunjukkan bahwa dokumen berasal dari instansi resmi.
2. Nomor dan Perihal Surat - Setiap surat keterangan kerja harus memiliki nomor surat untuk keperluan administrasi dan pengarsipan. Format nomor biasanya mengikuti standar perusahaan, misalnya: 123/HRD/IV/2025. Perihal surat ditulis dengan jelas: "Surat Keterangan Kerja".
3. Tanggal Pembuatan - Tanggal surat menunjukkan kapan dokumen dibuat dan menandakan validitas waktu, terutama untuk keperluan yang memerlukan dokumen terkini seperti aplikasi visa atau pinjaman bank.
4. Identitas Pemberi Keterangan - Bagian ini memuat informasi lengkap tentang pejabat yang menandatangani surat, meliputi nama lengkap, jabatan, dan unit kerja. Biasanya yang berwenang adalah manajer HRD, supervisor, atau atasan langsung.
5. Identitas Karyawan - Informasi detail karyawan harus dicantumkan secara lengkap: nama lengkap, nomor induk karyawan (NIK), tempat dan tanggal lahir, jabatan, departemen, serta masa kerja dari tanggal mulai hingga sekarang.
6. Pernyataan Status Kepegawaian - Isi surat harus menyatakan dengan jelas bahwa karyawan tersebut bekerja aktif di perusahaan beserta status kerjanya (tetap, kontrak, atau probation).
7. Tujuan Pembuatan Surat - Surat harus mencantumkan secara eksplisit untuk keperluan apa dokumen ini dibuat, misalnya untuk pengajuan visa, KPR, atau keperluan administratif lainnya.
8. Kalimat Penutup - Bagian penutup berisi harapan bahwa surat dapat digunakan sebagaimana mestinya dan menawarkan bantuan lebih lanjut jika diperlukan.
9. Tanda Tangan dan Stempel - Surat harus ditandatangani oleh pejabat berwenang dengan mencantumkan nama lengkap dan jabatan. Stempel resmi perusahaan wajib dibubuhi untuk memperkuat keabsahan dokumen.

4. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Berbagai Keperluan

Berikut adalah berbagai contoh surat keterangan kerja dari atasan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik karyawan. Setiap contoh dirancang untuk keperluan yang berbeda namun tetap mengikuti format standar yang berlaku.

1. Contoh Surat Keterangan Kerja Umum

PT MAJU SEJAHTERA INDONESIA
Jl. Sudirman No. 45, Jakarta Pusat 10210
Telp: (021) 5551234 | Email: [email protected]

SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 078/HRD/MSI/IV/2025

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi Santoso
Jabatan: Manajer Human Resources
Perusahaan: PT Maju Sejahtera Indonesia

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: Rina Aprilia
NIK: 210456
Tempat, Tanggal Lahir: Jakarta, 15 Mei 1990
Jabatan: Marketing Executive
Departemen: Pemasaran
Masa Kerja: 1 Februari 2021 sampai sekarang

Yang bersangkutan benar adalah karyawan aktif di PT Maju Sejahtera Indonesia dengan status karyawan tetap. Selama masa kerja, yang bersangkutan telah menunjukkan kinerja, loyalitas, dan dedikasi yang baik dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

Surat keterangan ini dibuat atas permintaan yang bersangkutan untuk keperluan administratif.

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 29 April 2025
Hormat kami,

Budi Santoso
Manajer Human Resources

2. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Pengajuan KPR

PT KARYA MANDIRI ABADI
Jl. Gatot Subroto No. 88, Bandung 40262
Telp: (022) 7778899 | Email: [email protected]

SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 045/HRD/KMA/IV/2025

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Siti Nurhaliza
Jabatan: Kepala Departemen HRD
Perusahaan: PT Karya Mandiri Abadi

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: Ahmad Fauzi
NIK: 198765
Tempat, Tanggal Lahir: Bandung, 20 Agustus 1988
Jabatan: Supervisor Produksi
Departemen: Produksi
Masa Kerja: 10 Maret 2019 sampai sekarang
Status: Karyawan Tetap

Yang bersangkutan benar adalah karyawan tetap di PT Karya Mandiri Abadi dan memiliki penghasilan tetap setiap bulan. Selama bekerja, yang bersangkutan menunjukkan kinerja yang baik dan bertanggung jawab.

Surat keterangan kerja ini dibuat untuk keperluan pengajuan Kredit Pemilikan Rumah (KPR) di Bank Mandiri.

Demikian surat ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 29 April 2025
Hormat kami,

Siti Nurhaliza
Kepala Departemen HRD

3. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Pengajuan Visa

PT GLOBAL TEKNOLOGI INDONESIA
Jl. HR Rasuna Said Kav. 12, Jakarta Selatan 12940
Telp: (021) 5234567 | Email: [email protected]

SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 092/HRD/GTI/IV/2025

Kepada Yth.
Bagian Visa
Kedutaan Besar Jepang
Jakarta

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Indra Wijaya
Jabatan: HR Manager
Perusahaan: PT Global Teknologi Indonesia

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: Dewi Lestari
NIK: 345678
Tempat, Tanggal Lahir: Surabaya, 5 Juni 1992
Jabatan: Senior Software Engineer
Departemen: IT Development
Masa Kerja: 15 Januari 2020 sampai sekarang

Yang bersangkutan adalah karyawan tetap di PT Global Teknologi Indonesia dan berencana melakukan perjalanan ke Jepang untuk keperluan liburan pada tanggal 15-25 Mei 2025.

Kami menjamin bahwa yang bersangkutan akan kembali ke Indonesia setelah masa liburan selesai dan melanjutkan pekerjaannya di perusahaan kami.

Demikian surat keterangan ini dibuat untuk keperluan pengajuan visa turis ke Jepang.

Jakarta, 29 April 2025
Hormat kami,

Indra Wijaya
HR Manager

4. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Pembukaan Rekening Bank

PT SENTOSA JAYA MAKMUR
Jl. Ahmad Yani No. 67, Surabaya 60234
Telp: (031) 8889900 | Email: [email protected]

SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 123/HRD/SJM/IV/2025

Kepada Yth.
Kepala Cabang Bank BCA
Cabang Surabaya Tunjungan
Di tempat

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Rudi Hartono
Jabatan: Manajer HRD
Perusahaan: PT Sentosa Jaya Makmur

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: Fitri Handayani
NIK: 567890
No. KTP: 3578054506920003
Tempat, Tanggal Lahir: Surabaya, 5 Juni 1992
Jabatan: Staf Administrasi
Alamat: Jl. Raya Darmo No. 45, Surabaya

Benar bekerja di PT Sentosa Jaya Makmur sejak 1 Agustus 2022 sampai sekarang dengan status karyawan tetap.

Surat keterangan ini dibuat sebagai syarat pembukaan rekening di Bank BCA.

Demikian surat ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Surabaya, 29 April 2025
Hormat kami,

Rudi Hartono
Manajer HRD

5. Cara Membuat Surat Keterangan Kerja yang Benar

Membuat surat keterangan kerja memerlukan ketelitian dan pemahaman tentang format resmi surat perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah sistematis untuk membuat surat keterangan kerja yang sah dan dapat diterima untuk berbagai keperluan administratif.

1. Gunakan Kop Surat Resmi - Pastikan surat menggunakan kop surat perusahaan yang mencantumkan logo, nama lengkap perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan website. Kop surat ini menunjukkan bahwa dokumen berasal dari instansi resmi dan sah.
2. Buat Nomor Surat - Setiap surat harus memiliki nomor unik untuk keperluan administrasi dan pengarsipan. Format nomor surat biasanya mengikuti sistem perusahaan, contoh: 001/HRD/Perusahaan/Bulan/Tahun.
3. Cantumkan Tanggal Pembuatan - Tulis tanggal pembuatan surat dengan format yang jelas, misalnya: Jakarta, 29 April 2025. Tanggal ini penting untuk menunjukkan validitas dokumen.
4. Tulis Identitas Pemberi Keterangan - Cantumkan nama lengkap, jabatan, dan unit kerja pejabat yang berwenang menandatangani surat. Biasanya adalah manajer HRD, kepala departemen, atau atasan langsung.
5. Masukkan Data Karyawan Lengkap - Tulis informasi karyawan secara detail dan akurat: nama lengkap sesuai KTP, NIK, tempat dan tanggal lahir, jabatan, departemen, dan masa kerja. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan.
6. Jelaskan Status Kepegawaian - Nyatakan dengan jelas bahwa karyawan tersebut masih aktif bekerja dan sebutkan statusnya (karyawan tetap, kontrak, atau probation).
7. Sebutkan Tujuan Pembuatan - Cantumkan secara spesifik untuk keperluan apa surat ini dibuat, misalnya untuk pengajuan visa, KPR, atau keperluan administratif lainnya.
8. Tulis Kalimat Penutup - Akhiri surat dengan kalimat penutup standar seperti "Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya."
9. Tanda Tangan dan Stempel - Surat harus ditandatangani oleh pejabat berwenang dengan mencantumkan nama terang dan jabatan. Bubuhi stempel perusahaan untuk memperkuat keabsahan dokumen.

6. Perbedaan Surat Keterangan Kerja dengan Dokumen Lainnya

Dalam dunia kepegawaian, terdapat beberapa jenis dokumen yang sering dikacaukan dengan surat keterangan kerja. Memahami perbedaan antara dokumen-dokumen ini penting agar tidak terjadi kesalahan dalam penggunaannya.

Surat Keterangan Kerja vs Paklaring - Perbedaan utama terletak pada status karyawan. Surat keterangan kerja diberikan kepada karyawan yang masih aktif bekerja, sedangkan paklaring atau surat pengalaman kerja diberikan kepada karyawan yang telah resign. Paklaring biasanya berisi penilaian kinerja dan rekomendasi untuk pekerjaan selanjutnya.

Surat Keterangan Kerja vs Surat Referensi - Surat referensi lebih bersifat rekomendasi dan penilaian terhadap kemampuan karyawan, sering digunakan untuk melamar pekerjaan baru. Sementara surat keterangan kerja hanya menyatakan fakta bahwa seseorang bekerja di perusahaan tanpa memberikan penilaian subjektif.

Surat Keterangan Kerja vs Surat Pengantar - Surat pengantar biasanya dibuat untuk keperluan spesifik seperti menghadiri acara atau pelatihan atas nama perusahaan. Surat keterangan kerja lebih umum dan dapat digunakan untuk berbagai keperluan administratif karyawan.

Pemahaman yang jelas tentang perbedaan ini membantu HRD dan karyawan dalam meminta dan membuat dokumen yang tepat sesuai kebutuhan. Penggunaan dokumen yang salah dapat menyebabkan penolakan dalam proses administratif yang sedang diajukan.

7. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apakah karyawan bisa membuat surat keterangan kerja sendiri?

Tidak, karyawan tidak boleh membuat surat keterangan kerja sendiri. Surat ini harus dikeluarkan oleh pihak yang berwenang di perusahaan seperti HRD, atasan langsung, atau pimpinan perusahaan. Surat keterangan kerja adalah dokumen resmi yang memerlukan tanda tangan dan stempel perusahaan untuk membuktikan keabsahannya.

2. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat surat keterangan kerja?

Waktu pembuatan surat keterangan kerja bervariasi tergantung kebijakan perusahaan, umumnya berkisar antara 1-3 hari kerja. Karyawan sebaiknya mengajukan permintaan jauh-jauh hari sebelum dokumen dibutuhkan untuk menghindari keterlambatan dalam proses administratif yang sedang diurus.

3. Apakah surat keterangan kerja memiliki masa berlaku?

Surat keterangan kerja umumnya tidak memiliki masa berlaku yang baku, namun banyak instansi atau lembaga yang mensyaratkan dokumen yang diterbitkan maksimal 3-6 bulan terakhir. Untuk keperluan tertentu seperti pengajuan visa atau KPR, sebaiknya menggunakan surat yang baru diterbitkan agar lebih valid.

4. Apa saja informasi yang harus ada dalam surat keterangan kerja?

Informasi yang harus ada meliputi: kop surat perusahaan, nomor dan tanggal surat, identitas pemberi keterangan, identitas lengkap karyawan (nama, NIK, jabatan, masa kerja), pernyataan status kepegawaian, tujuan pembuatan surat, kalimat penutup, tanda tangan pejabat berwenang, dan stempel perusahaan.

5. Apakah surat keterangan kerja sama dengan paklaring?

Tidak sama. Surat keterangan kerja diberikan kepada karyawan yang masih aktif bekerja sebagai bukti status kepegawaian. Sedangkan paklaring atau surat pengalaman kerja diberikan kepada karyawan yang telah resign sebagai bukti bahwa mereka pernah bekerja di perusahaan tersebut dengan periode waktu tertentu.

6. Siapa yang berhak menandatangani surat keterangan kerja?

Pihak yang berhak menandatangani surat keterangan kerja adalah pejabat berwenang di perusahaan seperti manajer HRD, kepala departemen, atasan langsung, atau direktur perusahaan. Tanda tangan harus disertai dengan nama terang, jabatan, dan stempel perusahaan untuk menjamin keabsahan dokumen.

7. Apakah surat keterangan kerja bisa digunakan untuk melamar pekerjaan baru?

Surat keterangan kerja dapat digunakan sebagai bukti bahwa seseorang masih bekerja di perusahaan tertentu saat melamar pekerjaan baru. Namun untuk keperluan lamaran kerja, biasanya perusahaan juga meminta surat referensi yang berisi penilaian kinerja dan rekomendasi dari atasan, bukan hanya surat keterangan kerja biasa.