Contoh Surat Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja: Panduan Lengkap dan Template

1. Pengertian Surat Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja

Surat tidak memperpanjang kontrak kerja adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memberitahukan kepada karyawan bahwa perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) tidak akan diperpanjang setelah masa berlakunya berakhir. Dokumen ini merupakan bentuk komunikasi formal yang menjelaskan bahwa hubungan kerja akan berakhir sesuai dengan tanggal yang tercantum dalam kontrak awal.

Surat ini berbeda dengan surat pemutusan hubungan kerja (PHK) yang bersifat sepihak di tengah masa kontrak. Dalam konteks tidak memperpanjang kontrak, perusahaan hanya menyampaikan bahwa kontrak yang telah disepakati akan berakhir sesuai jadwal tanpa ada perpanjangan. Penyampaian dilakukan secara tertulis agar tidak menimbulkan kesalahpahaman dan memberikan kepastian hukum bagi kedua belah pihak.

Dokumen ini umumnya diberikan kepada karyawan dengan status PKWT, yaitu perjanjian kerja yang memiliki batas waktu tertentu dan dapat diperpanjang atau tidak sesuai kebutuhan perusahaan. Pemberitahuan yang jelas dan tepat waktu menunjukkan profesionalisme perusahaan sekaligus menghormati hak karyawan untuk mengetahui status hubungan kerjanya.

Tujuan utama dari surat ini adalah memberikan kejelasan administratif, memfasilitasi proses serah terima pekerjaan, serta memberi kesempatan kepada karyawan untuk mempersiapkan diri mencari pekerjaan baru. Dengan demikian, transisi dapat berjalan lancar tanpa menimbulkan dampak negatif bagi operasional perusahaan maupun kondisi psikologis karyawan.

2. Alasan Umum Perusahaan Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja

Keputusan untuk tidak memperpanjang kontrak kerja karyawan biasanya didasarkan pada berbagai pertimbangan strategis dan operasional perusahaan. Alasan-alasan ini tidak selalu berkaitan dengan kinerja buruk karyawan, melainkan dapat disebabkan oleh faktor eksternal maupun internal organisasi yang memerlukan penyesuaian struktur kepegawaian.

Salah satu alasan yang paling umum adalah restrukturisasi organisasi. Ketika perusahaan melakukan perubahan struktur untuk meningkatkan efisiensi atau menyesuaikan dengan strategi bisnis baru, beberapa posisi mungkin tidak lagi diperlukan atau digabungkan dengan fungsi lain. Dalam situasi ini, kontrak karyawan pada posisi tersebut tidak diperpanjang sebagai bagian dari penyesuaian organisasi.

Kondisi finansial perusahaan juga menjadi pertimbangan penting. Saat menghadapi tantangan ekonomi atau penurunan pendapatan, perusahaan perlu melakukan efisiensi anggaran termasuk mengurangi biaya tenaga kerja. Penghentian perpanjangan kontrak menjadi salah satu langkah untuk menjaga keberlanjutan operasional tanpa harus melakukan PHK terhadap karyawan tetap.

Berakhirnya proyek tertentu atau perubahan fokus bisnis juga dapat menyebabkan kontrak tidak diperpanjang. Karyawan yang dipekerjakan untuk proyek spesifik atau kegiatan musiman akan mengakhiri masa kerjanya ketika proyek tersebut selesai. Selain itu, evaluasi kinerja yang kurang memuaskan atau ketidaksesuaian dengan budaya perusahaan juga dapat menjadi alasan tidak diperpanjangnya kontrak kerja.

3. Format dan Komponen Surat Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja

Penyusunan surat tidak memperpanjang kontrak kerja harus mengikuti format resmi dan mencantumkan komponen-komponen penting agar dokumen memiliki kekuatan hukum dan mudah dipahami oleh penerima. Format yang tepat juga mencerminkan profesionalisme perusahaan dalam mengelola hubungan industrial.

Komponen pertama yang harus ada adalah kop surat perusahaan yang berisi logo, nama lengkap perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email resmi. Kop surat menunjukkan bahwa dokumen ini merupakan komunikasi resmi dari perusahaan. Setelah kop surat, cantumkan nomor surat sebagai referensi administratif yang memudahkan pelacakan dokumen di kemudian hari.

Bagian selanjutnya adalah tanggal pembuatan surat, perihal yang menjelaskan tujuan surat secara ringkas, serta identitas lengkap penerima meliputi nama, jabatan, dan departemen. Isi surat harus menyampaikan keputusan tidak memperpanjang kontrak dengan bahasa yang jelas, sopan, dan profesional. Sertakan tanggal berakhirnya kontrak serta alasan secara singkat jika diperlukan.

Ucapan terima kasih atas kontribusi karyawan selama masa kerja merupakan elemen penting yang menunjukkan apresiasi perusahaan. Bagian penutup dapat berisi harapan baik untuk masa depan karyawan serta informasi kontak yang dapat dihubungi jika ada pertanyaan. Akhiri surat dengan tempat dan tanggal pembuatan, tanda tangan pejabat berwenang, nama terang, dan jabatan.

4. Contoh Surat Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja

Berikut adalah beberapa contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda:

1. Contoh Surat Standar Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja

PT MAJU BERSAMA SEJAHTERA
Jl. Sudirman No. 123, Jakarta Pusat 10220
Telp: (021) 5551234 | Email: [email protected]

Nomor: 045/HRD/V/2025
Perihal: Pemberitahuan Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja

Jakarta, 1 Mei 2025

Kepada Yth.
Saudara Budi Santoso
Staff Administrasi
Di tempat

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan bahwa kontrak kerja Saudara dengan PT Maju Bersama Sejahtera yang akan berakhir pada tanggal 31 Mei 2025 tidak akan diperpanjang. Keputusan ini diambil setelah mempertimbangkan kebutuhan organisasi dan kondisi perusahaan saat ini.

Kami mengucapkan terima kasih atas dedikasi dan kontribusi yang telah Saudara berikan selama bekerja di perusahaan kami. Semoga pengalaman yang diperoleh dapat menjadi bekal berharga untuk pengembangan karier selanjutnya.

Untuk keperluan administrasi dan penyelesaian hak-hak Saudara, mohon menghubungi bagian HRD di nomor (021) 5551234 atau email [email protected].

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Rina Wijaya
Manager HRD
PT Maju Bersama Sejahtera

2. Contoh Surat Tidak Memperpanjang Kontrak karena Restrukturisasi

PT TEKNOLOGI NUSANTARA
Jl. Gatot Subroto Kav. 45, Jakarta Selatan 12950
Telp: (021) 7778899 | Email: [email protected]

Nomor: 078/HRD-RS/V/2025
Perihal: Pemberitahuan Tidak Perpanjangan Kontrak Kerja

Jakarta, 5 Mei 2025

Kepada Yth.
Saudari Dewi Lestari
Staf IT Support
Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program restrukturisasi organisasi yang sedang dilaksanakan oleh PT Teknologi Nusantara, dengan ini kami sampaikan bahwa kontrak kerja Saudari yang akan berakhir pada 15 Juni 2025 tidak dapat diperpanjang.

Keputusan ini merupakan bagian dari penyesuaian struktur organisasi dan bukan merupakan penilaian terhadap kinerja Saudari. Kami sangat menghargai profesionalisme dan dedikasi yang telah ditunjukkan selama masa kerja.

Perusahaan akan memproses seluruh hak-hak Saudari sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Untuk informasi lebih lanjut, silakan menghubungi bagian HRD.

Atas perhatian dan kontribusinya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ahmad Fauzi
Head of Human Resources
PT Teknologi Nusantara

3. Contoh Surat Tidak Memperpanjang Kontrak karena Berakhirnya Proyek

PT KONSTRUKSI PEMBANGUNAN
Jl. HR Rasuna Said Blok X-5, Jakarta 12940
Telp: (021) 5234567 | Email: [email protected]

Nomor: 092/HRD/PRJ/V/2025
Perihal: Pemberitahuan Berakhirnya Kontrak Kerja

Jakarta, 10 Mei 2025

Kepada Yth.
Saudara Agus Setiawan
Supervisor Proyek
Di tempat

Dengan hormat,

Berkenaan dengan selesainya Proyek Pembangunan Gedung Perkantoran XYZ yang menjadi dasar perjanjian kerja Saudara, kami informasikan bahwa kontrak kerja yang akan berakhir pada 30 Juni 2025 tidak akan diperpanjang.

Kami mengapresiasi kinerja dan profesionalisme Saudara dalam menyelesaikan proyek tersebut dengan baik. Kontribusi Saudara sangat berarti bagi kesuksesan proyek yang telah diselesaikan.

Apabila di kemudian hari terdapat proyek baru yang sesuai dengan keahlian Saudara, kami akan dengan senang hati mempertimbangkan untuk bekerja sama kembali.

Terima kasih atas dedikasi dan kerja keras Saudara.

Hormat kami,

Bambang Suryanto
HRD Manager
PT Konstruksi Pembangunan

5. Prosedur Penyampaian Surat Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja

Penyampaian surat tidak memperpanjang kontrak kerja harus dilakukan dengan prosedur yang tepat agar memenuhi ketentuan hukum dan menjaga hubungan profesional. Waktu penyampaian menjadi aspek krusial yang harus diperhatikan oleh tim HRD atau manajemen perusahaan.

Sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan, pemberitahuan harus disampaikan paling lambat 30 hari sebelum kontrak berakhir. Namun dalam kondisi tertentu, pemberitahuan dapat diberikan minimal 7 hari sebelum tanggal berakhirnya kontrak. Penyampaian yang lebih awal memberikan waktu yang cukup bagi karyawan untuk mempersiapkan langkah selanjutnya.

Metode penyampaian dapat dilakukan secara langsung dengan menyerahkan surat fisik kepada karyawan yang bersangkutan, atau melalui email resmi perusahaan dengan melampirkan dokumen dalam format PDF. Beberapa perusahaan juga melakukan pemberitahuan awal secara lisan dalam pertemuan tatap muka sebelum menyerahkan surat resmi, untuk memberikan kesempatan bagi karyawan mengajukan pertanyaan atau klarifikasi.

Setelah surat disampaikan, perusahaan perlu memastikan bahwa karyawan telah menerima dan memahami isi surat tersebut. Dokumentasi penerimaan surat, baik melalui tanda tangan pada buku ekspedisi atau konfirmasi email, penting untuk arsip perusahaan. Proses ini membantu menghindari potensi sengketa di kemudian hari terkait klaim bahwa karyawan tidak pernah menerima pemberitahuan.

6. Hak-Hak Karyawan Setelah Kontrak Tidak Diperpanjang

Ketika kontrak kerja tidak diperpanjang, karyawan tetap memiliki hak-hak yang harus dipenuhi oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan hukum ketenagakerjaan dan perjanjian kerja yang telah disepakati. Pemahaman yang jelas tentang hak-hak ini penting bagi kedua belah pihak untuk menghindari perselisihan.

Karyawan berhak menerima seluruh gaji dan tunjangan yang belum dibayarkan hingga hari terakhir masa kerja. Ini termasuk gaji bulan berjalan, tunjangan tetap, dan komponen penghasilan lain yang telah disepakati dalam kontrak. Pembayaran harus dilakukan sesuai dengan jadwal penggajian normal atau dapat dipercepat sesuai kebijakan perusahaan.

Hak atas cuti yang belum diambil juga harus diselesaikan. Jika karyawan memiliki sisa cuti tahunan yang belum digunakan, perusahaan wajib memberikan kompensasi dalam bentuk uang sesuai dengan perhitungan yang berlaku. Selain itu, karyawan berhak mendapatkan surat keterangan kerja atau surat pengalaman kerja yang dapat digunakan untuk melamar pekerjaan baru.

Untuk karyawan PKWT yang kontraknya tidak diperpanjang, tidak ada kewajiban perusahaan memberikan uang pesangon sebagaimana diatur dalam peraturan ketenagakerjaan. Namun, perusahaan wajib memberikan uang kompensasi jika hal tersebut telah diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Penyelesaian administrasi seperti pengembalian fasilitas perusahaan dan penutupan akses sistem juga harus dilakukan dengan tertib.

7. Tips bagi HRD dalam Mengelola Proses Tidak Memperpanjang Kontrak

Pengelolaan proses tidak memperpanjang kontrak kerja memerlukan pendekatan yang profesional dan empatik dari tim HRD. Komunikasi yang baik dan prosedur yang jelas akan membantu menjaga hubungan positif dengan karyawan meskipun kerja sama telah berakhir.

Persiapan yang matang menjadi kunci keberhasilan proses ini. HRD perlu melakukan evaluasi terhadap kontrak-kontrak yang akan berakhir jauh sebelum tanggal jatuh tempo, sehingga keputusan dapat diambil dengan pertimbangan yang komprehensif. Koordinasi dengan atasan langsung karyawan dan manajemen terkait penting untuk memastikan keputusan yang diambil sudah tepat dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Penyampaian keputusan sebaiknya dilakukan dengan pendekatan personal. Meskipun surat resmi diperlukan, pertemuan tatap muka antara HRD, atasan langsung, dan karyawan yang bersangkutan dapat membantu menyampaikan keputusan dengan lebih manusiawi. Dalam pertemuan ini, berikan kesempatan kepada karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan jelaskan alasan keputusan dengan transparan namun tetap profesional.

Dokumentasi yang lengkap dan rapi sangat penting untuk keperluan administrasi dan hukum. Simpan salinan surat pemberitahuan, bukti penerimaan, dan dokumen terkait lainnya dalam arsip karyawan. Pastikan juga bahwa seluruh hak karyawan telah dipenuhi sesuai ketentuan, termasuk penyelesaian gaji, tunjangan, dan kompensasi lainnya. Proses serah terima pekerjaan dan pengembalian aset perusahaan harus dikelola dengan baik untuk memastikan tidak ada yang tertinggal.

8. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apakah perusahaan wajib memberikan alasan tidak memperpanjang kontrak kerja?

Perusahaan tidak diwajibkan secara hukum untuk memberikan alasan detail mengapa kontrak tidak diperpanjang, karena PKWT memang memiliki batas waktu yang telah disepakati sejak awal. Namun, memberikan penjelasan singkat secara profesional dapat membantu menjaga hubungan baik dan menghindari kesalahpahaman. Alasan yang disampaikan sebaiknya bersifat umum seperti penyesuaian kebutuhan organisasi atau berakhirnya proyek tertentu.

2. Berapa lama sebelumnya perusahaan harus memberitahu karyawan bahwa kontraknya tidak diperpanjang?

Menurut ketentuan hukum ketenagakerjaan, pemberitahuan harus disampaikan paling lambat 30 hari sebelum kontrak berakhir. Dalam kondisi tertentu, pemberitahuan minimal dapat diberikan 7 hari sebelum tanggal berakhirnya kontrak. Pemberitahuan yang lebih awal memberikan waktu yang cukup bagi karyawan untuk mempersiapkan diri mencari pekerjaan baru dan menyelesaikan tugas-tugas yang masih berjalan.

3. Apakah karyawan yang kontraknya tidak diperpanjang berhak mendapat pesangon?

Karyawan dengan status PKWT yang kontraknya berakhir sesuai jangka waktu yang disepakati tidak berhak mendapatkan uang pesangon. Namun, karyawan berhak menerima uang kompensasi jika hal tersebut telah diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Selain itu, karyawan tetap berhak atas gaji, tunjangan, dan kompensasi cuti yang belum diambil hingga hari terakhir bekerja.

4. Bagaimana jika karyawan menolak menerima surat pemberitahuan tidak perpanjangan kontrak?

Jika karyawan menolak menerima surat secara langsung, perusahaan dapat mengirimkan surat melalui pos tercatat atau email resmi dengan bukti pengiriman. Dokumentasikan upaya penyampaian surat tersebut sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan kewajiban pemberitahuan. Penolakan karyawan untuk menerima surat tidak menghilangkan kekuatan hukum dari pemberitahuan yang telah disampaikan oleh perusahaan.

5. Apakah karyawan bisa mengajukan keberatan jika kontraknya tidak diperpanjang?

Karyawan dapat mengajukan keberatan atau meminta klarifikasi kepada perusahaan terkait keputusan tidak memperpanjang kontrak. Namun, karena PKWT memiliki batas waktu yang telah disepakati sejak awal, perusahaan memiliki hak untuk tidak memperpanjang kontrak tanpa harus memberikan alasan yang detail. Jika karyawan merasa ada pelanggaran hukum atau diskriminasi, mereka dapat mengajukan pengaduan ke Dinas Tenaga Kerja setempat.

6. Apa yang harus dilakukan karyawan setelah menerima surat tidak perpanjangan kontrak?

Setelah menerima surat pemberitahuan, karyawan sebaiknya memastikan pemahaman yang jelas tentang tanggal berakhirnya kontrak dan hak-hak yang akan diterima. Hubungi bagian HRD untuk menanyakan detail penyelesaian administrasi, termasuk pembayaran gaji terakhir, kompensasi cuti, dan pengembalian fasilitas perusahaan. Gunakan waktu yang tersisa untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik, melakukan serah terima tugas, dan mulai mencari peluang pekerjaan baru.

7. Apakah perusahaan boleh memperpanjang kontrak karyawan lain di posisi yang sama setelah tidak memperpanjang kontrak karyawan tertentu?

Perusahaan memiliki kewenangan untuk menentukan kebijakan perpanjangan kontrak berdasarkan kebutuhan organisasi dan evaluasi kinerja. Namun, keputusan tersebut harus dilakukan secara objektif dan tidak diskriminatif. Jika ada indikasi diskriminasi berdasarkan suku, agama, ras, gender, atau faktor lain yang dilindungi undang-undang, karyawan dapat mengajukan keberatan melalui jalur hukum yang tersedia.