1. Pengertian Surat Lamaran Kerja Dinas Tulis Tangan

Surat lamaran kerja dinas tulis tangan adalah dokumen formal yang ditulis secara manual menggunakan tinta hitam untuk mengajukan permohonan menjadi pegawai di instansi pemerintahan. Dokumen ini berbeda dengan surat lamaran yang diketik karena menunjukkan sentuhan personal dan kesungguhan pelamar dalam mengajukan aplikasi. Surat ini menjadi salah satu syarat administratif yang wajib dipenuhi dalam proses seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) maupun Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK).

Karakteristik utama dari surat lamaran tulis tangan adalah penulisannya yang harus dilakukan dengan tangan sendiri, bukan hasil fotokopi atau cetakan komputer. Format penulisan harus mengikuti struktur surat resmi yang mencakup tempat dan tanggal pembuatan, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan pelamar. Penggunaan bahasa dalam surat harus formal, sopan, dan mengikuti kaidah Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) untuk menunjukkan profesionalisme pelamar.

Menurut bkn.go.id, surat lamaran tulis tangan berfungsi sebagai dokumen identitas awal yang memberikan informasi dasar tentang pelamar kepada panitia seleksi. Melalui surat ini, panitia dapat menilai kemampuan komunikasi tertulis, kerapian, dan keseriusan pelamar dalam mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Kualitas tulisan tangan juga dapat menjadi indikator tingkat ketelitian dan kesabaran seseorang dalam menyelesaikan tugas administratif.

Pentingnya surat lamaran tulis tangan dalam proses rekrutmen pegawai dinas tidak dapat diabaikan karena menjadi dokumen pertama yang dilihat oleh tim penyeleksi. Surat yang ditulis dengan rapi, jelas, dan mengikuti format yang benar akan memberikan kesan positif sejak awal. Sebaliknya, surat yang ditulis asal-asalan dengan banyak coretan atau tulisan yang sulit dibaca dapat langsung mengurangi poin penilaian administrasi, bahkan berpotensi menyebabkan berkas ditolak sebelum masuk ke tahap seleksi berikutnya.

2. Format dan Struktur Surat Lamaran Kerja Dinas

Format surat lamaran kerja dinas tulis tangan memiliki struktur baku yang harus diikuti untuk memenuhi standar administrasi kepegawaian. Pemahaman yang tepat tentang setiap komponen akan membantu pelamar menyusun dokumen yang profesional dan sesuai ketentuan.

1. Tempat dan Tanggal Penulisan - Bagian ini ditulis di pojok kanan atas surat dengan format nama kota, koma, kemudian tanggal lengkap dalam bahasa Indonesia. Contohnya: "Surabaya, 15 Januari 2025". Penulisan tanggal harus sesuai dengan waktu pembuatan surat dan tidak boleh mundur atau maju dari tanggal sebenarnya.
2. Lampiran dan Perihal - Ditulis di sebelah kiri setelah tanggal, lampiran berisi jumlah dokumen yang disertakan dalam berkas lamaran. Perihal menjelaskan maksud surat, biasanya ditulis "Lamaran Pekerjaan" atau "Permohonan Menjadi CPNS". Kedua komponen ini membantu penerima surat memahami isi dan kelengkapan dokumen dengan cepat.
3. Alamat Tujuan - Penulisan alamat tujuan harus lengkap dan formal, dimulai dengan "Kepada Yth." diikuti jabatan penerima surat seperti "Kepala Dinas Pendidikan Kota Surabaya" dan diakhiri dengan "di tempat" atau nama kota. Hindari penggunaan kata "di" sebelum jabatan karena tidak sesuai kaidah penulisan surat resmi.
4. Salam Pembuka - Gunakan salam pembuka yang formal seperti "Dengan hormat," yang ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri tanda koma. Salam pembuka menunjukkan sikap hormat dan kesopanan pelamar kepada penerima surat.
5. Paragraf Pembuka - Bagian ini berisi identitas diri pelamar yang mencakup nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, pendidikan terakhir, dan alamat lengkap. Penulisan identitas harus jelas dan akurat sesuai dengan dokumen resmi yang dilampirkan.
6. Paragraf Isi - Menjelaskan maksud dan tujuan penulisan surat, yaitu permohonan untuk diterima sebagai pegawai di instansi yang dituju. Sebutkan formasi atau posisi yang dilamar dengan jelas, serta ungkapkan motivasi dan kesiapan untuk mengabdi. Bagian ini juga dapat menyebutkan kualifikasi atau keahlian yang dimiliki yang relevan dengan posisi yang dilamar.
7. Paragraf Penutup - Berisi harapan pelamar untuk dapat diterima dan kesediaan mengikuti proses seleksi. Gunakan kalimat yang sopan seperti "Demikian surat lamaran ini saya buat dengan sebenarnya, besar harapan saya untuk dapat diterima di instansi yang Bapak/Ibu pimpin."
8. Salam Penutup dan Tanda Tangan - Gunakan salam penutup formal seperti "Hormat saya," yang ditulis di sebelah kanan bawah surat. Beri jarak sekitar 3-4 baris untuk tanda tangan, kemudian tulis nama lengkap di bawahnya. Tanda tangan harus asli dan jelas, tidak boleh diganti dengan cap jempol atau tanda lainnya.

Melansir dari menpan.go.id, struktur surat lamaran yang sistematis memudahkan panitia seleksi dalam melakukan verifikasi dokumen dan penilaian administrasi. Setiap komponen memiliki fungsi penting dalam memberikan informasi yang dibutuhkan untuk proses rekrutmen pegawai negeri sipil.

3. Contoh Penulisan Surat Lamaran Kerja Dinas

Berikut adalah contoh lengkap penulisan surat lamaran kerja dinas tulis tangan yang dapat dijadikan referensi dalam menyusun dokumen lamaran:

Surabaya, 15 Januari 2025

Lampiran : 5 (lima) lembar
Perihal : Lamaran Pekerjaan

Contoh Surat Lamaran Kerja di Sekolah Yayasan

Kepada Yth.
Kepala Dinas Pendidikan Kota Surabaya
di Surabaya

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ahmad Fauzi
Tempat, Tanggal Lahir : Surabaya, 10 Mei 1995
Jenis Kelamin : Laki-laki
Pendidikan Terakhir : S1 Pendidikan Matematika
Alamat : Jl. Raya Darmo No. 45, Surabaya
Nomor Telepon : 081234567890
Email : ahmadfauzi@@email.com

Dengan ini mengajukan permohonan kepada Bapak/Ibu untuk dapat diterima sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Dinas Pendidikan Kota Surabaya pada formasi Guru Matematika SMA.

Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan:
1. Fotokopi KTP yang masih berlaku
2. Fotokopi Ijazah dan Transkrip Nilai yang telah dilegalisir
3. Fotokopi Akta Kelahiran
4. Surat Keterangan Sehat dari dokter
5. Pas foto terbaru ukuran 4x6 cm

Demikian surat lamaran ini saya buat dengan sebenarnya. Besar harapan saya untuk dapat diterima dan berkesempatan mengabdi di instansi yang Bapak/Ibu pimpin. Atas perhatian dan pertimbangannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda tangan)

Ahmad Fauzi

Contoh di atas menunjukkan format standar yang sesuai dengan persyaratan administrasi kepegawaian. Setiap bagian ditulis dengan jelas dan mengikuti struktur yang telah ditetapkan, memudahkan panitia seleksi dalam membaca dan memverifikasi informasi yang disampaikan.

4. Tips Menulis Surat Lamaran Kerja Tulis Tangan yang Baik

Menulis surat lamaran kerja dinas tulis tangan memerlukan perhatian khusus agar hasilnya rapi dan profesional. Berikut adalah tips penting yang perlu diperhatikan:

1. Gunakan Kertas yang Tepat - Pilih kertas folio bergaris atau polos berwarna putih dengan kualitas baik. Kertas bergaris membantu menjaga kelurusan tulisan, sementara kertas polos memberikan kesan lebih formal. Hindari menggunakan kertas buram atau kertas dengan kualitas rendah yang mudah robek atau kusut.
2. Pilih Pulpen dengan Tinta Hitam - Gunakan pulpen dengan tinta hitam pekat yang tidak mudah luntur. Tinta hitam adalah standar warna yang diterima untuk dokumen resmi. Pastikan pulpen yang digunakan menulis dengan lancar tanpa blobor atau putus-putus agar tulisan terlihat rapi dan profesional.
3. Latih Tulisan Tangan - Sebelum menulis di kertas asli, lakukan latihan terlebih dahulu di kertas lain. Pastikan tulisan tangan Anda jelas, mudah dibaca, dan konsisten dari awal hingga akhir surat. Tulisan yang terlalu kecil atau terlalu besar dapat mengurangi nilai estetika surat.
4. Perhatikan Margin dan Spasi - Berikan margin yang cukup di keempat sisi kertas, biasanya sekitar 3-4 cm di sisi kiri dan 2-3 cm di sisi lainnya. Jaga jarak antar baris agar tidak terlalu rapat atau terlalu renggang. Spasi yang tepat membuat surat lebih mudah dibaca dan terlihat rapi.
5. Hindari Kesalahan dan Coretan - Tulis dengan hati-hati untuk menghindari kesalahan ejaan atau tata bahasa. Jika terjadi kesalahan, lebih baik menulis ulang di kertas baru daripada membuat coretan yang dapat merusak penampilan surat. Surat dengan banyak coretan atau tipe-x menunjukkan kurangnya persiapan dan ketelitian.
6. Konsisten dalam Penulisan - Jaga konsistensi dalam ukuran huruf, kemiringan tulisan, dan tekanan pena dari awal hingga akhir. Perubahan gaya tulisan di tengah surat dapat memberikan kesan kurang profesional dan terburu-buru dalam penulisan.
7. Periksa Kembali Sebelum Diserahkan - Setelah selesai menulis, baca kembali seluruh isi surat untuk memastikan tidak ada kesalahan informasi, ejaan, atau tata bahasa. Periksa juga kelengkapan identitas dan kesesuaian dengan dokumen lampiran yang disebutkan.
8. Beri Waktu Tinta Mengering - Setelah selesai menulis, biarkan surat dalam posisi terbuka selama beberapa menit agar tinta benar-benar kering. Hal ini mencegah tinta luntur atau menempel pada dokumen lain saat disatukan dalam map lamaran.

Menurut bkn.go.id, kerapian dan kejelasan tulisan tangan dalam surat lamaran menjadi salah satu aspek penilaian dalam tahap administrasi. Surat yang ditulis dengan baik mencerminkan sikap profesional dan keseriusan pelamar dalam mengikuti proses seleksi kepegawaian.

5. Kesalahan Umum dalam Menulis Surat Lamaran Tulis Tangan

Banyak pelamar yang tidak lolos tahap administrasi karena melakukan kesalahan dalam penulisan surat lamaran tulis tangan. Memahami kesalahan-kesalahan umum ini akan membantu Anda menghindarinya dan meningkatkan peluang lolos seleksi.

Kesalahan pertama yang sering terjadi adalah penggunaan tinta selain hitam, seperti biru atau warna lainnya. Meskipun terlihat sepele, penggunaan tinta yang tidak sesuai ketentuan dapat menjadi alasan penolakan berkas karena tidak mengikuti instruksi yang telah ditetapkan. Kesalahan kedua adalah tulisan yang tidak terbaca dengan jelas, baik karena terlalu kecil, terlalu rapat, atau gaya tulisan yang sulit dipahami. Panitia seleksi harus dapat membaca informasi dengan mudah tanpa harus menebak-nebak isi tulisan.

Kesalahan ketiga adalah ketidaksesuaian informasi antara surat lamaran dengan dokumen pendukung lainnya. Misalnya, nama yang ditulis berbeda dengan KTP, atau alamat yang tidak lengkap dan tidak sesuai dengan dokumen resmi. Hal ini dapat menimbulkan kecurigaan dan berpotensi menyebabkan diskualifikasi. Kesalahan keempat adalah format penulisan yang tidak mengikuti struktur baku, seperti tidak mencantumkan lampiran, perihal, atau alamat tujuan yang tidak lengkap. Format yang berantakan menunjukkan kurangnya pemahaman tentang tata cara penulisan surat resmi.

Kesalahan kelima yang cukup fatal adalah adanya banyak coretan atau penggunaan tipe-x dalam surat. Ini memberikan kesan bahwa pelamar tidak mempersiapkan diri dengan baik dan terburu-buru dalam menulis. Kesalahan keenam adalah penggunaan bahasa yang tidak formal atau terlalu santai, seperti menggunakan kata-kata gaul atau singkatan yang tidak baku. Surat lamaran kerja dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai EYD.

Kesalahan terakhir yang sering diabaikan adalah tidak memberikan tanda tangan asli atau tanda tangan yang tidak jelas. Tanda tangan merupakan validasi bahwa surat tersebut benar-benar ditulis oleh pelamar yang bersangkutan. Tanda tangan yang tidak jelas atau diganti dengan cap jempol dapat menjadi alasan penolakan berkas karena tidak memenuhi syarat administratif yang telah ditentukan dalam pengumuman rekrutmen.

6. Dokumen Pendukung Surat Lamaran Kerja Dinas

Surat lamaran kerja dinas tulis tangan tidak berdiri sendiri, melainkan harus dilengkapi dengan berbagai dokumen pendukung yang menjadi syarat administratif. Kelengkapan dokumen ini sangat penting karena akan diverifikasi oleh panitia seleksi sebagai bagian dari proses penilaian administrasi.

1. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) - KTP yang masih berlaku menjadi bukti identitas dan kewarganegaraan pelamar. Pastikan fotokopi jelas dan tidak terpotong, serta sesuai dengan data yang tercantum dalam surat lamaran. Beberapa instansi juga meminta KTP elektronik yang sudah terintegrasi dengan sistem kependudukan nasional.
2. Fotokopi Ijazah dan Transkrip Nilai - Dokumen ini harus dilegalisir oleh pihak yang berwenang, biasanya oleh institusi pendidikan yang mengeluarkan ijazah. Ijazah membuktikan kualifikasi pendidikan pelamar sesuai dengan formasi yang dilamar. Transkrip nilai menunjukkan rincian mata kuliah dan prestasi akademik selama menempuh pendidikan.
3. Fotokopi Akta Kelahiran - Dokumen ini diperlukan untuk memverifikasi data kelahiran pelamar, termasuk nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, serta nama orang tua. Akta kelahiran yang digunakan harus yang asli dari catatan sipil, bukan surat keterangan lahir dari desa atau kelurahan.
4. Surat Keterangan Sehat - Surat ini dikeluarkan oleh dokter atau puskesmas yang menyatakan bahwa pelamar dalam kondisi sehat jasmani dan rohani serta tidak memiliki penyakit menular. Beberapa formasi tertentu mungkin memerlukan pemeriksaan kesehatan yang lebih spesifik sesuai dengan kebutuhan jabatan.
5. Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) - SKCK dikeluarkan oleh kepolisian setempat sebagai bukti bahwa pelamar tidak memiliki catatan kriminal. Dokumen ini penting untuk memastikan integritas dan kelayakan pelamar dalam mengisi jabatan di instansi pemerintahan.
6. Pas Foto Terbaru - Biasanya diperlukan pas foto berwarna dengan ukuran 3x4 cm dan 4x6 cm dengan latar belakang merah atau biru. Foto harus formal dengan pakaian rapi, tidak menggunakan kacamata hitam atau aksesoris berlebihan. Jumlah foto yang diperlukan biasanya disebutkan dalam pengumuman rekrutmen.
7. Sertifikat Pendukung - Jika ada, lampirkan sertifikat pelatihan, kursus, atau keahlian khusus yang relevan dengan posisi yang dilamar. Dokumen ini dapat menjadi nilai tambah dalam penilaian kompetensi pelamar dan menunjukkan upaya pengembangan diri yang telah dilakukan.

Melansir dari menpan.go.id, kelengkapan dan kesesuaian dokumen pendukung dengan persyaratan yang tercantum dalam pengumuman rekrutmen menjadi faktor penentu lolos tidaknya pelamar dalam tahap seleksi administrasi. Pastikan semua dokumen disusun dengan rapi dalam map lamaran dan diurutkan sesuai dengan daftar lampiran yang disebutkan dalam surat lamaran.

7. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apakah surat lamaran kerja dinas harus ditulis tangan?

Ya, untuk sebagian besar rekrutmen CPNS dan pegawai pemerintahan, surat lamaran harus ditulis tangan dengan tinta hitam. Hal ini merupakan persyaratan administratif yang tercantum dalam pengumuman resmi dan bertujuan untuk menilai keseriusan serta kemampuan komunikasi tertulis pelamar. Namun, beberapa instansi tertentu mungkin memperbolehkan surat lamaran yang diketik, sehingga penting untuk membaca pengumuman rekrutmen dengan teliti.

2. Bolehkah menggunakan tinta biru untuk menulis surat lamaran?

Tidak, standar penulisan surat lamaran kerja dinas mengharuskan penggunaan tinta hitam. Penggunaan tinta selain hitam dapat menjadi alasan penolakan berkas karena tidak mengikuti ketentuan yang telah ditetapkan. Tinta hitam dipilih karena lebih formal, mudah dibaca, dan tidak mudah pudar saat difotokopi atau dipindai.

3. Bagaimana jika terjadi kesalahan saat menulis surat lamaran?

Jika terjadi kesalahan, sebaiknya tulis ulang surat di kertas baru daripada membuat coretan atau menggunakan tipe-x. Surat lamaran dengan banyak coretan memberikan kesan kurang profesional dan dapat mengurangi nilai dalam penilaian administrasi. Persiapkan beberapa lembar kertas cadangan untuk antisipasi kesalahan penulisan.

4. Berapa halaman ideal untuk surat lamaran kerja dinas tulis tangan?

Surat lamaran kerja dinas idealnya ditulis dalam satu halaman kertas folio. Usahakan untuk menyampaikan informasi secara ringkas namun lengkap, mencakup identitas diri, maksud lamaran, dan penutup. Jika memang diperlukan lebih dari satu halaman, pastikan setiap halaman diberi nomor dan tanda tangan di setiap lembar.

5. Apakah perlu menyebutkan gaji yang diharapkan dalam surat lamaran?

Tidak perlu mencantumkan gaji yang diharapkan dalam surat lamaran kerja dinas karena sistem penggajian pegawai negeri sipil sudah diatur dalam peraturan pemerintah berdasarkan golongan dan masa kerja. Fokuskan isi surat pada motivasi mengabdi dan kualifikasi yang dimiliki sesuai dengan formasi yang dilamar.

6. Bagaimana cara menulis alamat tujuan yang benar dalam surat lamaran?

Alamat tujuan ditulis dengan format "Kepada Yth." diikuti jabatan penerima surat tanpa menggunakan kata "di" sebelum jabatan, kemudian nama instansi, dan diakhiri dengan "di" dan nama kota. Contoh: "Kepada Yth. Kepala Dinas Pendidikan Kota Surabaya di Surabaya". Hindari penulisan "Kepada Yth. di Kepala Dinas" karena tidak sesuai kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar.

7. Apakah surat lamaran tulis tangan perlu dilegalisir?

Surat lamaran tulis tangan tidak perlu dilegalisir karena merupakan dokumen yang dibuat sendiri oleh pelamar dan ditandatangani secara langsung. Yang perlu dilegalisir adalah dokumen pendukung seperti ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat lainnya yang dikeluarkan oleh institusi resmi. Pastikan tanda tangan pada surat lamaran jelas dan sesuai dengan tanda tangan pada dokumen identitas lainnya.