Cara Menonaktifkan Pesan Otomatis di WA Bisnis

1. Mengenal Fitur Pesan Otomatis di WhatsApp Business

Pesan otomatis di WhatsApp Business adalah fitur yang memungkinkan pengguna mengirim pesan secara otomatis berdasarkan pengaturan yang telah ditentukan sebelumnya. Fitur ini dirancang khusus untuk membantu pemilik usaha memberikan respons cepat kepada pelanggan, bahkan ketika mereka tidak dapat membalas pesan secara langsung.

WhatsApp Business menyediakan tiga jenis pesan otomatis utama yang dapat diatur sesuai kebutuhan. Pertama adalah greeting message yang dikirim ketika pelanggan menghubungi bisnis Anda untuk pertama kalinya. Kedua adalah away message yang aktif ketika Anda berada di luar jam operasional atau tidak dapat merespons. Ketiga adalah quick replies yang merupakan balasan cepat untuk pertanyaan yang sering diajukan pelanggan.

Fitur pesan otomatis ini sangat berguna untuk meningkatkan kepuasan pelanggan karena mereka mendapat respons segera. Namun, ada kalanya fitur ini perlu dinonaktifkan, misalnya ketika Anda ingin memberikan sentuhan personal dalam komunikasi atau ketika bisnis sedang dalam masa transisi. Memahami cara menonaktifkan pesan otomatis di wa bisnis menjadi penting agar Anda dapat mengelola komunikasi dengan lebih fleksibel.

Melansir dari faq.whatsapp.com, fitur pesan otomatis dirancang untuk membantu bisnis kecil dan menengah dalam mengelola komunikasi pelanggan secara lebih efisien, namun pengguna tetap memiliki kontrol penuh untuk mengaktifkan atau menonaktifkannya sesuai kebutuhan.

2. Cara Menonaktifkan Greeting Message (Pesan Sambutan)

Greeting message adalah pesan sambutan yang dikirim secara otomatis kepada pelanggan yang baru pertama kali menghubungi nomor WhatsApp Business Anda. Untuk menonaktifkan fitur ini, ikuti langkah-langkah berikut dengan seksama.

1. Buka aplikasi WhatsApp Business di smartphone Anda dan pastikan Anda sudah login dengan akun bisnis yang aktif.
2. Ketuk ikon titik tiga yang terletak di pojok kanan atas layar untuk membuka menu pengaturan.
3. Pilih menu "Fitur Bisnis" atau "Business Tools" dari daftar opsi yang muncul.
4. Cari dan ketuk opsi "Pesan Sambutan" atau "Greeting Message" dalam daftar fitur bisnis yang tersedia.
5. Matikan toggle atau tombol pengaktif yang berwarna hijau dengan menggesernya ke posisi off sehingga berubah menjadi abu-abu.
6. Konfirmasi perubahan jika diminta oleh sistem, dan greeting message Anda akan langsung dinonaktifkan.

Setelah menonaktifkan greeting message, pelanggan baru yang menghubungi Anda tidak akan lagi menerima pesan sambutan otomatis. Anda dapat mengaktifkannya kembali kapan saja dengan mengikuti langkah yang sama dan menggeser toggle ke posisi on. Cara menonaktifkan pesan otomatis di wa bisnis untuk greeting message ini sangat sederhana dan dapat dilakukan dalam hitungan detik.

3. Cara Menonaktifkan Away Message (Pesan di Luar Jam Kerja)

Away message adalah fitur yang mengirimkan balasan otomatis ketika Anda berada di luar jam operasional bisnis atau tidak dapat merespons pesan. Fitur ini sangat berguna untuk memberitahu pelanggan kapan mereka dapat mengharapkan balasan dari Anda.

Untuk menonaktifkan away message, buka aplikasi WhatsApp Business dan ketuk ikon titik tiga di pojok kanan atas. Pilih menu "Fitur Bisnis" atau "Business Tools", kemudian cari opsi "Pesan di Luar Jam Kerja" atau "Away Message". Di halaman pengaturan away message, Anda akan melihat toggle atau tombol pengaktif yang berwarna hijau jika fitur sedang aktif.

Geser toggle tersebut ke posisi off untuk menonaktifkan away message. Setelah dinonaktifkan, pelanggan yang mengirim pesan di luar jam kerja tidak akan menerima balasan otomatis. Anda juga dapat mengatur jadwal khusus untuk away message jika hanya ingin menonaktifkannya pada waktu tertentu saja, bukan secara permanen.

Melansir dari medcom.id, fitur away message hanya akan berfungsi ketika ponsel dengan akun WhatsApp Business terhubung dengan jaringan internet, sehingga menonaktifkan fitur ini tidak akan mempengaruhi koneksi atau pengaturan lainnya. Cara menonaktifkan pesan otomatis di wa bisnis untuk away message ini memberikan fleksibilitas dalam mengelola komunikasi dengan pelanggan sesuai kebutuhan operasional bisnis Anda.

4. Cara Menonaktifkan Quick Replies (Balasan Cepat)

Quick replies atau balasan cepat adalah template pesan yang telah Anda buat sebelumnya untuk menjawab pertanyaan umum dari pelanggan dengan cepat. Berbeda dengan greeting message dan away message yang terkirim secara otomatis, quick replies memerlukan tindakan manual untuk mengirimkannya, namun tetap dapat dinonaktifkan atau dihapus jika tidak diperlukan.

1. Buka WhatsApp Business dan ketuk ikon titik tiga di pojok kanan atas layar.
2. Pilih "Fitur Bisnis" kemudian ketuk opsi "Balasan Cepat" atau "Quick Replies".
3. Anda akan melihat daftar semua quick replies yang telah Anda buat sebelumnya.
4. Untuk menonaktifkan atau menghapus quick reply tertentu, tekan dan tahan pesan tersebut hingga muncul opsi menu.
5. Pilih "Hapus" untuk menghapus quick reply secara permanen, atau Anda dapat membiarkannya tetap ada namun tidak menggunakannya.
6. Konfirmasi penghapusan jika diminta oleh sistem.

Perlu diingat bahwa menghapus quick replies bersifat permanen, sehingga Anda perlu membuatnya kembali jika suatu saat membutuhkannya. Sebagai alternatif, Anda dapat membiarkan quick replies tetap tersimpan namun tidak menggunakannya dalam percakapan dengan pelanggan. Cara menonaktifkan pesan otomatis di wa bisnis untuk quick replies ini memberikan kontrol penuh kepada Anda dalam mengelola template pesan yang tersedia.

5. Alasan Menonaktifkan Pesan Otomatis WhatsApp Business

Ada berbagai alasan mengapa pemilik bisnis memilih untuk menonaktifkan pesan otomatis di WhatsApp Business. Memahami alasan-alasan ini dapat membantu Anda membuat keputusan yang tepat untuk strategi komunikasi bisnis Anda.

Salah satu alasan utama adalah keinginan untuk memberikan sentuhan personal dalam komunikasi dengan pelanggan. Beberapa bisnis merasa bahwa pesan otomatis terkesan kaku dan kurang ramah, sehingga mereka lebih memilih membalas setiap pesan secara manual untuk membangun hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan. Pendekatan personal ini dapat meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan terhadap bisnis Anda.

Alasan lain adalah perubahan operasional bisnis yang membuat pesan otomatis tidak lagi relevan. Misalnya, jika bisnis Anda berubah dari sistem toko online menjadi toko fisik dengan jam operasional yang lebih fleksibel, away message mungkin tidak diperlukan lagi. Atau jika Anda memiliki tim customer service yang siap merespons 24/7, greeting message otomatis bisa digantikan dengan sapaan personal dari tim Anda.

Beberapa pemilik bisnis juga menonaktifkan pesan otomatis karena ingin menguji strategi komunikasi yang berbeda. Mereka mungkin ingin melihat apakah respons manual menghasilkan tingkat konversi yang lebih tinggi dibandingkan dengan pesan otomatis. Selain itu, ada juga situasi di mana pesan otomatis dapat mengganggu alur percakapan, terutama jika pelanggan mengirim beberapa pesan sekaligus dan terus menerima balasan otomatis yang sama.

Terakhir, menonaktifkan pesan otomatis juga bisa menjadi pilihan sementara ketika bisnis sedang dalam masa transisi, seperti pergantian produk, perubahan kebijakan, atau renovasi sistem. Dalam situasi seperti ini, cara menonaktifkan pesan otomatis di wa bisnis menjadi solusi praktis untuk menghindari informasi yang tidak akurat atau menyesatkan kepada pelanggan.

6. Tips Mengelola Komunikasi Tanpa Pesan Otomatis

Setelah menonaktifkan pesan otomatis, Anda perlu strategi alternatif untuk tetap memberikan layanan pelanggan yang baik. Berikut adalah beberapa tips praktis yang dapat Anda terapkan.

1. Tetapkan jadwal responsif - Buat komitmen untuk membalas pesan pelanggan dalam waktu tertentu, misalnya maksimal 2 jam selama jam kerja. Konsistensi dalam merespons akan membangun kepercayaan pelanggan.
2. Gunakan status WhatsApp - Manfaatkan fitur status untuk memberitahu pelanggan tentang ketersediaan Anda, promosi terbaru, atau informasi penting lainnya tanpa harus mengirim pesan langsung.
3. Buat tim customer service - Jika volume pesan cukup tinggi, pertimbangkan untuk membentuk tim yang dapat membalas pesan secara bergantian sehingga tidak ada pesan yang terlewat.
4. Siapkan template manual - Meskipun tidak menggunakan quick replies otomatis, Anda dapat menyimpan template pesan di notes atau aplikasi lain untuk di-copy paste ketika diperlukan.
5. Aktifkan notifikasi - Pastikan notifikasi WhatsApp Business Anda aktif agar tidak melewatkan pesan penting dari pelanggan.
6. Gunakan fitur label - Manfaatkan fitur label untuk mengorganisir chat berdasarkan kategori seperti "Perlu Dibalas", "Pesanan Baru", atau "Pelanggan VIP" agar lebih mudah mengelola percakapan.
7. Komunikasikan jam operasional - Cantumkan jam operasional bisnis Anda di profil WhatsApp Business agar pelanggan tahu kapan mereka dapat mengharapkan balasan.

Dengan menerapkan tips-tips di atas, Anda tetap dapat memberikan layanan pelanggan yang responsif dan profesional meskipun telah menonaktifkan pesan otomatis. Kunci utamanya adalah konsistensi dan komitmen untuk selalu memberikan respons yang cepat dan berkualitas kepada setiap pelanggan yang menghubungi bisnis Anda.

7. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Apakah menonaktifkan pesan otomatis akan menghapus template pesan yang sudah dibuat?

Tidak, menonaktifkan pesan otomatis tidak akan menghapus template pesan yang sudah Anda buat. Template tersebut tetap tersimpan di sistem dan dapat diaktifkan kembali kapan saja. Anda hanya menonaktifkan fungsi pengiriman otomatisnya, bukan menghapus konten pesannya.

Bisakah saya menonaktifkan pesan otomatis hanya untuk kontak tertentu?

Untuk greeting message dan away message, WhatsApp Business menyediakan opsi untuk mengatur penerima pesan, seperti "semua orang", "semua kecuali kontak tertentu", atau "hanya kontak tertentu". Anda dapat memanfaatkan pengaturan ini untuk mengontrol siapa yang menerima pesan otomatis tanpa harus menonaktifkannya sepenuhnya.

Apakah pelanggan akan tahu jika saya menonaktifkan pesan otomatis?

Pelanggan tidak akan menerima notifikasi khusus bahwa Anda telah menonaktifkan pesan otomatis. Mereka hanya akan menyadari bahwa tidak ada lagi balasan otomatis ketika mereka mengirim pesan kepada Anda. Untuk menghindari kebingungan, sebaiknya informasikan perubahan ini melalui status WhatsApp atau profil bisnis Anda.

Bagaimana cara mengaktifkan kembali pesan otomatis setelah dinonaktifkan?

Untuk mengaktifkan kembali pesan otomatis, ikuti langkah yang sama seperti saat menonaktifkannya. Masuk ke menu Fitur Bisnis, pilih jenis pesan otomatis yang ingin diaktifkan (greeting message, away message, atau quick replies), kemudian geser toggle ke posisi on. Template pesan yang sudah Anda buat sebelumnya akan langsung aktif kembali.

Apakah menonaktifkan pesan otomatis mempengaruhi fitur WhatsApp Business lainnya?

Tidak, menonaktifkan pesan otomatis tidak akan mempengaruhi fitur WhatsApp Business lainnya seperti katalog produk, label chat, atau statistik pesan. Setiap fitur bekerja secara independen sehingga Anda dapat menonaktifkan satu fitur tanpa mengganggu fungsi fitur lainnya.

Apakah saya bisa menjadwalkan kapan pesan otomatis aktif dan nonaktif?

Ya, khusus untuk away message, WhatsApp Business menyediakan opsi penjadwalan. Anda dapat mengatur agar away message hanya aktif di luar jam kerja, pada jadwal khusus, atau selalu aktif. Namun untuk greeting message, tidak ada opsi penjadwalan otomatis, sehingga Anda harus mengaktifkan atau menonaktifkannya secara manual.

Apa yang harus dilakukan jika pesan otomatis masih terkirim setelah dinonaktifkan?

Jika pesan otomatis masih terkirim setelah Anda menonaktifkannya, coba beberapa langkah berikut: pastikan Anda sudah menyimpan perubahan pengaturan dengan benar, restart aplikasi WhatsApp Business, periksa apakah ada pembaruan aplikasi yang perlu diinstal, atau hapus cache aplikasi. Jika masalah berlanjut, coba uninstall dan install ulang aplikasi WhatsApp Business setelah melakukan backup data penting.