Cara Membuat TTD Elektronik: Panduan Lengkap untuk Pemula

1. Pengertian Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik adalah bentuk tanda tangan digital yang digunakan untuk memverifikasi identitas penandatangan dalam dokumen elektronik. Berbeda dengan tanda tangan konvensional yang menggunakan tinta di atas kertas, tanda tangan elektronik menggunakan teknologi kriptografi untuk memastikan keaslian dan integritas dokumen.

Sistem ini bekerja dengan menggunakan infrastruktur kunci publik yang terdiri dari pasangan kunci kriptografi. Kunci pribadi disimpan oleh penandatangan, sedangkan kunci publik dibagikan untuk proses verifikasi. Ketika dokumen ditandatangani, sistem akan membuat hash unik yang mewakili konten dokumen tersebut.

Melansir dari Kementerian Komunikasi dan Informatika, tanda tangan elektronik tersertifikasi adalah tanda tangan yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi secara digital menggunakan Sertifikat Elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia yang diakui resmi.

Keunggulan utama tanda tangan elektronik terletak pada kemampuannya untuk memberikan jaminan keamanan yang tinggi. Setiap tanda tangan elektronik memiliki jejak digital yang unik dan dapat dilacak, sehingga risiko pemalsuan dapat diminimalkan secara signifikan.

2. Jenis-Jenis Tanda Tangan Elektronik

Pemahaman tentang jenis tanda tangan elektronik sangat penting sebelum mempelajari cara membuat ttd elektronik yang tepat. Di Indonesia, terdapat dua kategori utama yang diakui secara hukum.

1. Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi - Jenis ini menggunakan Sertifikat Elektronik yang diterbitkan oleh PSrE resmi. Tingkat keamanannya sangat tinggi karena dilengkapi dengan enkripsi kuat dan sistem verifikasi berlapis.
2. Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi - Meskipun tetap sah secara hukum, jenis ini tidak memiliki Sertifikat Elektronik sehingga tingkat keamanannya lebih rendah.
3. Tanda Tangan Elektronik Sederhana - Biasanya berupa gambar tanda tangan yang disisipkan ke dalam dokumen digital melalui aplikasi pengolah kata atau PDF.
4. Tanda Tangan Elektronik Biometrik - Menggunakan data biometrik seperti sidik jari atau pengenalan wajah untuk autentikasi tambahan.
5. Tanda Tangan Elektronik Berbasis QR Code - Menggunakan teknologi QR code yang berisi informasi terenkripsi tentang penandatangan dan dokumen.

Mengutip dari Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang PSTE, semua jenis tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum yang sama asalkan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan.

3. Platform dan Aplikasi untuk Membuat TTD Elektronik

Berbagai platform tersedia untuk membantu Anda dalam membuat tanda tangan elektronik. Pemilihan platform yang tepat akan menentukan tingkat keamanan dan legalitas dokumen yang ditandatangani.

1. PrivySign - Platform terpercaya yang menyediakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi dengan berbagai paket berlangganan. Mendukung format dokumen PDF, Docx, Pptx, dan Xlsx.
2. VIDA - Salah satu PSrE resmi yang diakui Kemenkominfo, menawarkan solusi tanda tangan digital dengan sertifikat elektronik yang sah.
3. Microsoft Word - Aplikasi pengolah kata yang memiliki fitur untuk menyisipkan tanda tangan digital, meskipun tidak tersertifikasi.
4. Google Docs - Platform gratis yang memungkinkan pembuatan tanda tangan elektronik sederhana melalui fitur drawing.
5. Adobe Acrobat Reader - Aplikasi PDF yang menyediakan fitur Fill & Sign untuk menambahkan tanda tangan pada dokumen PDF.
6. SmallPDF - Website yang menawarkan layanan e-sign gratis untuk dokumen PDF dengan antarmuka yang user-friendly.

Melansir dari situs resmi Kominfo, saat ini terdapat 10 Penyelenggara Sertifikasi Elektronik yang telah diakui resmi, termasuk Balai Sertifikasi Elektronik BSSN, PT Indonesia Digital Identity (VIDA), dan PT Privy Identitas Digital.

4. Langkah-Langkah Membuat TTD Elektronik Tersertifikasi

Proses pembuatan tanda tangan elektronik tersertifikasi memerlukan beberapa tahapan yang harus dilakukan dengan teliti untuk memastikan keabsahan dan keamanan.

1. Pilih PSrE Terpercaya - Akses salah satu website PSrE yang telah diakui Kemenkominfo seperti VIDA, PrivyID, atau Tilaka.
2. Registrasi Akun - Daftarkan diri dengan mengisi formulir registrasi yang mencakup nama lengkap, alamat email aktif, dan nomor telepon.
3. Verifikasi Identitas - Upload foto KTP yang jelas, masukkan NIK, dan lengkapi data pribadi sesuai dokumen resmi.
4. Verifikasi Kontak - Konfirmasi nomor telepon melalui SMS OTP dan verifikasi alamat email melalui link yang dikirimkan.
5. Pengaturan Keamanan - Buat password yang kuat sesuai ketentuan platform dan aktifkan autentikasi dua faktor jika tersedia.
6. Pembuatan Tanda Tangan - Buat tanda tangan digital dengan menggambar langsung di layar atau upload gambar tanda tangan yang sudah ada.
7. Aktivasi Sertifikat - Tunggu proses verifikasi dari PSrE dan aktivasi Sertifikat Elektronik yang biasanya memakan waktu 1-3 hari kerja.

Mengutip dari panduan resmi Kemenkominfo, setelah semua tahapan selesai, tanda tangan elektronik sudah dapat digunakan untuk menandatangani dokumen digital dengan kekuatan hukum yang sah.

5. Cara Membuat TTD Elektronik Melalui Aplikasi Gratis

Bagi yang membutuhkan solusi cepat dan gratis, tersedia beberapa metode untuk membuat tanda tangan elektronik sederhana melalui aplikasi yang mudah diakses.

Pembuatan tanda tangan elektronik gratis dapat dilakukan melalui berbagai platform yang tidak memerlukan sertifikasi khusus. Meskipun tingkat keamanannya lebih rendah, metode ini tetap dapat digunakan untuk keperluan internal atau dokumen yang tidak memerlukan legalitas tinggi.

1. Melalui Google Docs - Buka dokumen di Google Docs, pilih menu Insert > Drawing > New, gunakan tool Scribble untuk menggambar tanda tangan, kemudian save and close.
2. Menggunakan Microsoft Word - Foto tanda tangan di kertas putih, upload ke dokumen Word melalui Insert > Pictures, atur transparansi background untuk hasil yang lebih rapi.
3. Adobe Fill and Sign - Download aplikasi gratis ini, buat tanda tangan sekali dan gunakan untuk berbagai dokumen PDF dengan fitur drag and drop.
4. SmallPDF Online - Akses website smallpdf.com, pilih e-sign PDF, upload dokumen, gambar tanda tangan di area yang disediakan.
5. WPS Office - Buka aplikasi WPS Office, pilih Insert > Signature, pilih handwritten untuk menggambar langsung atau upload file gambar tanda tangan.

Melansir dari berbagai sumber teknologi, meskipun metode gratis ini praktis dan mudah digunakan, penting untuk memahami bahwa tanda tangan yang dihasilkan tidak memiliki sertifikat elektronik sehingga tingkat keamanan dan legalitasnya terbatas.

6. Keamanan dan Legalitas TTD Elektronik

Aspek keamanan dan legalitas merupakan faktor krusial dalam penggunaan tanda tangan elektronik, terutama untuk dokumen bisnis dan transaksi penting.

Tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki beberapa lapisan keamanan yang membuatnya sulit dipalsukan. Sistem enkripsi yang digunakan memastikan bahwa setiap perubahan pada dokumen setelah ditandatangani dapat terdeteksi dengan mudah.

Dari segi legalitas, Pasal 11 ayat (1) UU No. 11 Tahun 2008 tentang ITE menetapkan bahwa tanda tangan elektronik dianggap sah apabila memenuhi empat kriteria utama. Pertama, data pembuatan tanda tangan hanya dimiliki oleh penandatangan. Kedua, semua perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui.

Kriteria ketiga adalah adanya cara untuk mengidentifikasi penandatangan, dan keempat adalah adanya cara untuk memastikan persetujuan penandatangan terhadap informasi dalam dokumen. Keempat kriteria ini hanya dapat dipenuhi oleh tanda tangan elektronik tersertifikasi dari PSrE resmi.

Mengutip dari Peraturan Pemerintah tentang PSTE, penggunaan tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi tetap sah secara hukum, namun dalam hal terjadi sengketa, beban pembuktian keaslian tanda tangan tersebut berada pada pihak yang menggunakan tanda tangan elektronik tersebut.

7. FAQ (Frequently Asked Questions)

Apakah tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah?

Ya, berdasarkan UU No. 11 Tahun 2008 tentang ITE, tanda tangan elektronik yang memenuhi persyaratan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan konvensional. Namun, untuk memastikan legalitas penuh, disarankan menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari PSrE resmi.

Berapa biaya untuk membuat tanda tangan elektronik tersertifikasi?

Biaya bervariasi tergantung PSrE yang dipilih. Beberapa platform menawarkan paket gratis dengan fitur terbatas, sementara paket berbayar berkisar dari Rp50.000 hingga Rp500.000 per tahun tergantung fitur dan jumlah dokumen yang dapat ditandatangani.

Bagaimana cara memverifikasi keaslian tanda tangan elektronik?

Keaslian tanda tangan elektronik dapat diverifikasi melalui situs resmi Kominfo di tte.kominfo.go.id/verifyPDF dengan mengupload dokumen PDF yang akan dicek. Sistem akan menampilkan informasi detail tentang penandatangan dan status sertifikat elektronik.

Apakah tanda tangan elektronik dapat digunakan untuk semua jenis dokumen?

Sebagian besar dokumen dapat menggunakan tanda tangan elektronik, namun beberapa dokumen tertentu seperti akta notaris, surat wasiat, dan dokumen yang secara khusus diwajibkan menggunakan tanda tangan basah masih memerlukan penandatanganan konvensional sesuai peraturan yang berlaku.

Bagaimana jika lupa password akun tanda tangan elektronik?

Setiap PSrE menyediakan fitur reset password melalui email atau SMS yang terdaftar. Proses pemulihan biasanya memerlukan verifikasi identitas tambahan untuk memastikan keamanan akun. Penting untuk selalu menyimpan informasi kontak yang aktif dan dapat diakses.

Apakah tanda tangan elektronik dapat digunakan di luar negeri?

Pengakuan tanda tangan elektronik Indonesia di luar negeri tergantung pada perjanjian bilateral atau multilateral antara negara. Beberapa negara memiliki sistem mutual recognition, namun untuk kepastian sebaiknya konsultasikan dengan pihak berwenang di negara tujuan.

Berapa lama masa berlaku tanda tangan elektronik tersertifikasi?

Masa berlaku Sertifikat Elektronik umumnya adalah 1-3 tahun tergantung kebijakan PSrE. Sebelum masa berlaku habis, pengguna akan mendapat notifikasi untuk melakukan perpanjangan. Dokumen yang telah ditandatangani sebelum masa berlaku habis tetap sah dan dapat diverifikasi.